Bijna helft van medewerkers ervaart stress: betrek ze bij digitale veranderingen

De digitale werkplek verandert continu, zonder dat we medewerkers daar altijd goed op voorbereiden. In mijn rol heb ik de afgelopen jaren talloze organisaties van binnen gezien. Wat mij steeds weer opvalt: we investeren enorm veel in technologie, maar heel weinig in de mensen die ermee moeten werken. En dat wringt.

Terwijl permanente educatie in veel beroepen de norm is, geldt dit dus niet voor kantoormedewerkers in Nederland die dagelijks met de digitale werkplek werken. Dat terwijl deze werkplek niet alleen verantwoordelijkheid met zich meebrengt, maar ook risico’s: bijna dagelijks zie je wel cybersecurity of datalekken voorbijkomen. Hoe ervaren medewerkers deze digitale veranderingen en het tempo van de veranderingen eigenlijk zelf? Wat zijn de uitdagingen? En nog belangrijker: wat kunnen we doen om hen beter te ondersteunen?

Om daar beter inzicht in te krijgen, hebben we onlangs een onderzoek laten uitvoeren onder medewerkers van organisaties met meer dan 500 werknemers, waar wekelijks met software wordt gewerkt. Dit onderzoek is uitgevoerd door Motivaction in opdracht van WorkplaceBuddy. De steekproef is getrokken uit Nederlanders is de leeftijd van 18 t/m 80 jaar en bestaat uit bestuurders (n=52) en medewerkers (n=1.176) van organisaties met meer dan 500 werknemers, waarvan de helft wekelijks of vaker gebruikt maakt van software voor hun werkzaamheden.

De uitkomsten bevestigen wat ik in de praktijk al langer zie: digitale veranderingen zijn voor veel medewerkers een belangrijke bron van stress en ze hebben moeite om de snelheid van digitale ontwikkelingen bij te houden.

De belangrijkste zaken

• 46% van de medewerkers bij grote organisaties vindt de digitale werkplek stressvol, voor laagopgeleiden is dit zelfs 60%
• Slechts 53% van de medewerkers vindt het tempo van digitale veranderingen makkelijk bij te houden
• 41% van de medewerkers gebruikt nieuwe software of functionaliteiten nooit tot slechts sporadisch
• 82% van de medewerkers die niet verantwoordelijk zijn voor IT ontvangt soms (36%), zelden (30%) of nooit (16%) een training als een verandering plaatsvindt

Dat de digitale werkplek veel gebruikt wordt is evident, de cijfers liegen niet: op de werkvloer gebruikt 87% van de medewerkers uit de doelgroep dagelijks software, bij hoger opgeleiden ligt dit percentage zelfs op 91%.

Digitale stress op de werkvloer

Software hoort ons werk eenvoudiger en efficiënter te maken. In de praktijk zie ik echter dat het taboe lijkt om toe te geven dat je de digitale werkplek ingewikkeld vindt. Dit komt ook terug in de aandacht die HR of directies geven aan opbouwende ondersteuning, die is er namelijk nauwelijks en dat is onwijs zonde.

Ik spreek veel organisaties waarbij software-adoptie wel aandacht krijgt, maar niemand écht zijn nek durft uit te steken – resultaten zijn lastig meetbaar, maar het is absoluut niet onmogelijk. In het onderzoek zie je bijvoorbeeld dat werknemers investeringen in hun digitale vaardigheden juist enorm waarderen: 67% van de medewerkers bij grote organisaties geeft aan dat een organisatie aantrekkelijker is als er actief aan digitale vaardigheden gewerkt wordt.

‘Altijd aan’ staan

Voor een groot deel van de medewerkers (46%) zijn digitale veranderingen een bron van stress. Die stress kan verschillende oorzaken hebben, dit kan zijn het steeds moeten switchen van digitale context, het gevoel hebben om ‘altijd aan’ te staan, maar ook de complexiteit en het veranderende karakter van software is een grote factor. Als ik alleen al kijk naar de Microsoft Roadmap staat er op het moment van schrijven dat er 147 updates uitgerold worden en er nog eens 738 ontwikkeld worden.

Een gemakkelijke oplossing voor organisaties om stress te voorkomen is het zorgvuldig informeren en betrekken van medewerkers op het gebied van digitale veranderingen. Wat mij echter persoonlijk raakt, is hoe weinig medewerkers zich betrokken voelen bij de keuzes rondom digitale veranderingen. 60% voelt zich hier niet in meegenomen, en dat voor een product wat iedereen dagelijks gebruikt!

41% van de medewerkers gebruikt niet of soms nieuwe software of functionaliteiten als die beschikbaar zijn. De belangrijkste reden die genoemd wordt is dat 46% van de medewerkers een voorkeur heeft voor het gebruiken van software die vertrouwd is. De indruk ontstaat dat medewerkers vastgeroest zijn in vertrouwde manieren van werken en stress ervaren als hier een verandering ontstaat, of dit nou een andere manier van werken is of dat er bijvoorbeeld een beter alternatief aangeboden wordt.

Veranderweerstand

De kans bestaat dat als medewerkers naar hun gevoel veel veranderingen aangeboden krijgen én hier stress van krijgen én medewerkers star blijven vasthouden aan eigen manieren van werken, dat er veranderweerstand of verandermoeheid in de organisatie ontstaat.

En het gaat verder. 21% van de medewerkers geeft aan dat ze niet eens op de hoogte zijn van nieuwe software. Mijn ervaring is dat dit eenvoudig verbeterd kan worden door effectievere communicatie, bij voorkeur op maat. Echter gaat 66% van de communicatie over veranderingen op de digitale werkplek nog veel via e-mail, wellicht niet het optimale kanaal om in te zetten. De hoeveelheid ontvangen e-mails per dag kan gigantisch zijn en medewerkers schieten dan vaak bij het lezen in een ‘scan’-modus. En dan komt de vraag op, hoeveel van de veranderingen komen daadwerkelijk aan bij de medewerkers?

Risico’s en kansen

Het gebrek aan betrokkenheid en het breed ervaren van stress kan leiden tot verdere weerstand voor digitale veranderingen. Hierdoor omarmen medewerkers niet of minder snel nieuwe technologieën. Of er ontstaat (mede) door deze stress verzuim. In de praktijk zien we nu al dat 41% van de medewerkers nieuwe software of functionaliteiten nooit tot slechts sporadisch gebruikt. Dat baart mij zorgen. Want voor organisaties brengt dit serieuze risico’s met zich mee: meer verzuim, grotere kwetsbaarheid voor cybercrime, moeite om te voldoen aan kwaliteitseisen of wetgeving, een verlies aan concurrentiepositie en uiteindelijk een lagere medewerkerstevredenheid.

Terwijl je in de praktijk ziet dat het heel simpel kan zijn: een duidelijk adoptieteam, een structurele locatie om up-to-date te blijven voor je collega’s en laagdrempelige (bij voorkeur leuke) content die past bij je collega’s doet wonderen.

Actief werken aan digitale vaardigheden

Om digitale stress te verminderen en de werknemerstevredenheid te verhogen is het noodzakelijk om medewerkers beter te betrekken bij de veranderingen en de communicatiestrategieën te herzien: hier ligt juist een kans. Want uit het onderzoek blijkt dat 67% van de medewerkers aangeeft dat een organisatie aantrekkelijker wordt als er actief gewerkt wordt aan digitale vaardigheden.

Mijn advies aan organisaties is om te beginnen bij de medewerker zelf. Wat zijn hun voorkeuren? Wat hebben ze nodig? Onderzoek hun leervoorkeuren en kies voor een aanpak die aansluit. Voor medewerkers bieden (video)trainingen voordelen op het gebied van: bewuster omgaan met IT, verlagen van stress gepaard met IT, een positievere perceptie ten opzichte van IT en tenslotte ook daadwerkelijk hoger gebruik van de digitale werkplek. Dan hebben we het nog niet gehad over de overgebrachte kennis en vaardigheden die training kan bieden. It’s a no brainer.

Home < Bijna helft van medewerkers ervaart stress: betrek ze bij digitale veranderingen