Filter
ChatGPT Focus aanbrengen in je jaarplan interne communicatie: zo doe je dat
We herkennen het allemaal. Een veelvragende maatschappij. Er staat veel op de agenda, we moeten veel, we willen veel. Te veel! Het is de kunst om focus te houden. Ook voor communicatieprofessionals. Waar op externe communicatie bijna alle punten en komma’s worden afgewogen, wordt er soms over interne communicatie wat makkelijker gedacht. Terwijl de regel toch echt is: buiten winnen, is binnen beginnen. Doen we dit wel voldoende?
Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het des te belangrijker dat je je eigen mensen blijft binden en boeien. Juist daarbij is interne communicatie hard nodig. Als je de interne communicatie goed wil organiseren, dan kun je niet heen om een jaarplan voor interne communicatie om focus aan te brengen. Hoe zet je zo’n plan op? Lees snel verder zodat jij goed voorbereid 2025 ingaat.
Uitgangspunt: de ultieme employee experience
Een jaarplan voor interne communicatie zorgt voor focus. Focus op wat er echt speelt in je organisatie. Interne communicatie gaat namelijk verder dan een aansprekend verhaal en de inzet van kanalen en middelen. Je speelt in op de behoefte van je collega’s en de organisatiedoelen, spreekt de taal van je collega’s en werkt samen met je collega’s. Interne communicatie is belangrijk voor het creëren van de ultieme employee experience.
De ultieme employee experience zorgt ervoor dat je collega’s met plezier naar hun werk blijven gaan, bijdragen aan de organisatiedoelen en voldoening halen uit hun werk door van betekenis te zijn. Kortom, dat is je uitgangspunt in je jaarplan interne communicatie.
Een communicatieprofessional kijkt over grenzen heen
Als communicatieprofessional haal je op wat de ultieme employee experience is voor je collega’s. Welke behoeften zijn er? Wat staat nog in de weg? Wat beweegt je collega’s om dit werk met plezier te kunnen blijven doen? En hoe verhoudt zich dit tot de missie en doelen van je organisatie? Je blijft constant de dialoog aangaan. Zorg dus voor dat je regelmatig op de werkvloer bent.
Ter illustratie: als communicatieadviseur zit je op 4e etage van het hoofdkantoor. Er staat een belangrijk bericht over data security op de planning voor een groep collega’s elders in het land. Dan is het slim om een dagje op die andere locatie te werken om zo laagdrempelig te polsen welke informatiebehoefte er is rond dit thema bij deze groep. Hier speel je vervolgens op in bij het maken van het bericht. Een volgende keer als je weer op de locatie bent, check je gelijk even bij een paar collega’s hoe het bericht is ontvangen.
Richting en sturing geven
Vanuit een regisserende communicatierol kun jij richting en sturing geven aan de organisatie. Hoe optimaliseren we de werkuitvoering, hoe binden en boeien we onze collega’s en faciliteren we samenwerking en kennisdeling? Oftewel hoe richt jij de vier functies van interne communicatie in?
Dit betekent dat je de samenwerking opzoekt, afdelingen met elkaar verbindt en bekijkt wie welke rol vervult. Denk aan het samenwerken met HR voor het binden en boeien van je (potentiële) collega’s en het stimuleren van kennisdeling en circulair leren. Het attenderen van directie en leidinggevenden om hun erkenning en waardering te laten zien. Of samen met IT ervoor zorgen dat iemands (digitale) werkplek op orde is.
Welke communicatie-acties zijn voor al deze onderdelen nodig om dit goed over te brengen aan jouw collega’s? Je kijkt over de grenzen van je vak heen om zo samen voor de ultieme employee experience te zorgen.
Ter illustratie: als communicatieadviseur kun je verbinding tussen verschillende afdelingen faciliteren. Bijvoorbeeld door HR te vragen om de managers een seintje te geven als hun medewerkers een training op de agenda hebben staan die week. Zo kan de leidinggevende interesse tonen door de medewerkers succes te wensen of naderhand vragen hoe het geweest is.
Tips jaarplan 2025: breng alles samen in je jaarplan interne communicatie
Je maakt met je interne communicatie echt het verschil. Een goede voorbereiding is het halve werk, dus maak dat jaarplan interne communicatie voor 2025 aan de hand van deze tips:
1. Houd het simpel
Maak geen plan van 30 pagina’s, maar schrijf wel op wat de focuspunten zijn en wie daarbij betrokken zijn, welke momenten je gebruikt, wie de boodschap brengt en welke middelen je daarvoor tot je beschikking hebt.
2. Stel gezamenlijk de focus vast
Wat heb je opgehaald over de ultieme employee experience? Koppel dat aan je organisatiedoelen om een goede balans aan te brengen tussen werkgeluk en resultaten. Wat en hoe dragen de doelen bij aan de employee experience? Waar is groei nodig om de werkuitvoering te optimaliseren? Zijn er acties nodig om onze collega’s te binden en boeien? En faciliteren we samenwerking en kennisdeling voldoende?
3. Maak een representatief palet van elkaars drijfveren
Waarom doe je wat je doet? Waarom zijn de afdelingen zo ingericht zoals ze zijn? Wat is de drijfveer van de organisatie? Wat zijn de drijfveren van jouw collega’s? Zit daar verschil tussen?
4. Geef elkaars rol en verantwoordelijkheid duidelijk weer
Wie spelen een rol bij de interne communicatie? Niet alleen de communicatieadviseurs, maar ook binnen de organisatie. Welke rol spelen ondersteunende diensten zoals HR en IT? Wat wordt er verwacht van leidinggevenden? En van de collega’s zelf?
5. Breng het communicatieproces in kaart
Wie zijn er in contact met jouw collega’s? Wat zijn die contactmomenten? Hoe is de formele- en informele communicatie geregeld?
6. Koppel de punten aan je communicatiestrategie, -boodschap, -acties en –planning
Neem dit op in je jaarplan, zodat je altijd terug kunt grijpen naar de oorspronkelijke doelstellingen en planning. Ook als er onverwachte ontwikkelingen zijn tijdens het jaar.
7. Speel in op communicatietrends
Deze geven je handvatten om de juiste communicatieboodschap, -acties en –middelen te kiezen.
8. Neem meetmomenten op
Hoe verloopt het? Kun je het gewenste effect waarnemen? Hebben de communicatie-acties effect? Moet er bijgestuurd worden?
Het blijft een dynamisch plan, maar doordat je duidelijk voor ogen hebt waar je focus ligt, blijf je aan de juiste dingen werken en kun je betere keuzes maken. Begin vandaag nog.
Over de auteurs
