Inzicht in de capaciteitsverdeling van je team [handige matrix]

Ken je dat, dat je eigenlijk wat meer tijd wil hebben voor bepaalde werkzaamheden? Bijvoorbeeld voor een communicatieplan of strategische aanpak? Jij en je team komen er steeds niet aan toe, want het dagelijkse werk roept harder en moet NU af. Hoe leg je aan je stakeholders of management uit dat je tijd wil maken voor de werkzaamheden voor op de langere termijn?

Je werk inzichtelijk maken

Het helpt om inzichtelijk te maken aan welke werkzaamheden je je tijd besteedt. Een deel van de capaciteit van je team zal gaan naar terugkerende en uitvoerende werkzaamheden zoals persberichten, vragen beantwoorden en contentcreatie. Hoeveel tijd houd je dan nog over voor de meer strategische werkzaamheden als een plan of visie opstellen? Het helpt om dit inzichtelijk te maken met een matrix (zie hieronder).

In de kwadranten staan bovenin de georiënteerde werkzaamheden voor op de korte termijn en onderin de werkzaamheden voor op de lange termijn. Vul zelf de type werkzaamheden in waar je tijd aan besteedt, bijvoorbeeld content schrijven, presentaties en campagnes maken, pers- of klantvragen beantwoorden en strategische plannen uitwerken. Vul de percentages in en zie waar je tijd in gaat zitten.

Een wenselijke verdeling

Als je in kaart hebt gebracht waar je bijvoorbeeld in het afgelopen half jaar de meeste tijd aan hebt besteedt, zie je of dit ook de wenselijke verdeling is.

Heb je bijvoorbeeld 70% van je tijd besteedt aan het bovenste deel van de matrix: (pers)vragen beantwoorden en content creatie? En maar 30% onderin? Het kan natuurlijk dat dit een bewuste keuze is en dat dit voor het afgelopen half jaar prima was, maar misschien wil je dan juist het komende half jaar een andere verdeling aanhouden?  Bijvoorbeeld 50% – 50%. Door er op deze manier naar te kijken, wordt je je meer bewust van waar je tijd in gaat zitten en kun je hier bewuster op sturen.

De ideale capaciteitsverdeling

Helaas is er geen voorgeschreven capaciteitsverdeling. Alles staat of valt in overleg met je stakeholders of management. Samen bepaal je per periode (bijvoorbeeld een kwartaal of jaar) welke werkzaamheden nodig zijn. Soms heb je te maken met een deadline of het verplicht opleveren van een plan of jaarverslag. Deze werkzaamheden zijn te plannen, wat het geheel overzichtelijk maakt. Je moet er dan wel rekening mee houden en niet op hetzelfde moment je team vol plannen met ander werk.

Andere toepassing van de matrix

Deze matrix is opgesteld vanuit het scrum agile werken. Product owners van scrum teams worstelen vaker met de verdeling van het werk over – even kort gezegd – ‘business wensen’ (wat de organisatie wil) en meer technisch werk (wat ICT wil). Beide zijn nodig om een goed product neer te zetten, maar hoe verdeel je deze typen werkzaamheden? In onderstaande matrix zie je een verdeling in business (bovenkant) en technisch (onderkant).

Business

Bovenin staan hier de business gerelateerde onderwerpen, zoals kleine (of grotere) user experience verbeteringen, bijvoorbeeld vanuit feedback van gebruikers en nieuwe, grotere initiatieven die vanuit de business gewenst zijn. Denk aan een nieuwe chatfunctie op je website.

Technisch

Onderin vind je de technische onderwerpen, zoals architectuur verbeteringen. Denk hier bijvoorbeeld aan een migratie naar een nieuwe cloud-omgeving, technical debt en onderhoud. Applicaties vergen onderhoud en bij het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten komen er vaak wat technische zaken kijken. Bij de oplevering zijn deze dan achterwege bleven, maar moeten nog wel gedaan worden: technical debt. Deze ‘schuld’ wil je niet te lang laten wachten en groter laten groeien, maar ook een keer plannen.

Door ook hier bewust de percentages te plannen, kun je beter sturen op welke werkzaamheden je (met je team) uitvoert en kun je bewuste keuzes maken.

Sturen op waardevol werk

Of je nu als marketing- of communicatieprofessional of als product owner aan de slag gaat, de capaciteitsmatrix helpt om inzicht te geven in de werkverdeling. Dit inzicht helpt om meer begrip te krijgen van stakeholders waarom het opleveren van bepaald werk langer duurt dan zij hoopten (dit kan een aanvraag voor een vlog zijn, terwijl je net het jaarverslag moet afronden…).

Je kunt deze matrix goed gebruiken in een teamoverleg of Sprint Review, als hulpmiddel om de capaciteitsverdeling te laten zien. Wie weet lukt het je zo om beter te sturen en juist wél tijd te steken in die waardevolle visie.

Met je team kan het ook helpen om het aandeel van wat minder interessante klussen in kaart te brengen en gezamenlijk te bepalen waar jullie meer tijd aan besteden. Zo zet je samen in op waardevol werk en houd je het ook nog leuk.