Creëer in 5 stappen je eigen tone of voice

De tone of voice bepaalt hoe jouw doelgroep naar je organisatie kijkt. Een eigen tone of voice versterkt de eigenschappen van je organisatie. Het geeft een stukje persoonlijkheid en het bepaalt of de doelgroep gebruik wil maken van de dienst die jij ze aanbiedt. Hoe kom je tot een unieke tone of voice? Ik heb 5 stappen voor je op een rijtje gezet om je op weg te helpen.

1. Analyseer je doelgroep

Een van de belangrijkste dingen die je nodig hebt om de juiste tone of voice te kunnen creëren, is dat je je doelgroep goed kent. Dit zijn immers de mensen die je wil bereiken. De doelgroep wil een gevoel van verbinding hebben. En dit krijg je door herkenbaarheid. Als je dezelfde taal als jouw doelgroep spreekt, val je meteen meer op.

De beste manier om je doelgroep te leren kennen, is door het uitvoeren van een doelgroepanalyse. Noteer van te voren welke kenmerken je verwacht bij je doelgroep en onderzoek daarna wie ze zijn, met welk doel ze naar jouw organisatie komen en hoe vaak ze deze behoefte voelen.

Ook is het slim om een of meerdere persona’s van jouw doelgroep te maken. Zo zet je voor jezelf en je medewerkers duidelijk neer wie je voor ogen hebt en kun je gerichter content maken. Daarnaast helpt dit om je te verplaatsen in je klant. De dienst die je ze aanbiedt ga je vanuit hun ogen bekijken. Misschien zou je zelf geen klant zijn van jouw organisatie, omdat je dit niet nodig hebt. Na het maken van een persona kan je daarom beter inzicht krijgen in de behoeften van de klant en de reden waarom anderen jouw organisatie wél nodig hebben.

2. Gebruik de kernwaarden

De tone of voice moet altijd hand in hand gaan met de kernwaarden van je organisatie. Ga nog eens goed na wat die zijn. En heb je nog niets vastgelegd? Dan is dit het moment om na te denken over: ‘wat wil ik uitstralen?’ En: ‘wat vind ik belangrijk?’

Vind je het belangrijk dat klanten van bijvoorbeeld een bank je serieus nemen en hun belangrijke zaken in jouw handen durven te leggen? Dan is een informele aanspreekvorm passender. Maar als je hippe kleding aan tieners wil verkopen, dan kan je er beter populaire straattaal doorheen gooien. De keuze tussen het zeggen van ‘u’ en ‘jij’ is hierbij ook belangrijk. Wil je weten wanneer je welke vorm moet gebruiken? Lees het in dit artikel!

Het is goed om te onthouden dat een tekst niet meteen zakelijk hoeft te zijn, als je betrouwbaar wil overkomen. Zakelijke teksten met lastige woorden en jargon zullen dan wel laten zien dat je kennis van zaken hebt, maar het spreekt niet aan. Je lijkt zelfs dommer als je moeilijke woorden gebruikt. Waarom dit zo is, legt Esmeralda Kleinreesink uit in haar artikel. Mensen zijn gesteld op persoonlijkheid. Als ze het gevoel krijgen met een vriend te praten, wekt dit sneller vertrouwen op dan moeilijke en afstandelijke teksten. Een mooi voorbeeld hiervan is de IKEA.

3. Kijk naar je huidige tone of voice

Als je al een tijdje een bedrijf hebt, is het belangrijk om te kijken naar welke tone of voice je op dit moment (onbewust) gebruikt. Analyseer hoe de doelgroep hierop heeft gereageerd en ga na welke manieren van communiceren hebben gewerkt en welke niet.

Als je een nieuwe tone of voice wil creëren, omdat je merkt dat de huidige niet werkt, breng dan eerst goed in kaart wat de problemen in je manier van communiceren zijn. Zo kan je met een schone lei aan je nieuwe tone of voice beginnen!

4. Noteer de tone of voice voor je medewerkers

De regel dat je de doelgroep met ‘u’ of ‘je’ aanspreekt, die is al snel helder. Maar daar omheen kan het onduidelijk worden. Zorg er daarom voor dat er een handleiding beschikbaar is voor medewerkers waarin duidelijk te zien is wat de tone of voice is. Zo voorkom je dat elke medewerker net iets anders communiceert. Drie dingen die sowieso in jouw handboek moeten komen te staan zijn:

1. De stijl. Denk aan dingen als wel of geen Engelse termen gebruiken, of het gebruik van afkortingen in je teksten.
2. Een opsomming met karaktereigenschappen die in de tekst terug moeten komen. Inclusief korte voorbeelden over hoe die karaktereigenschappen ‘klinken’ in een tekst.
3. Een kort lijstje met absolute no go’s in jouw tone of voice.

5. Pas je tone of voice toe op social media

Er zijn veel socialmedia-platforms om bij te houden en er komen er steeds meer bij. Elk platform trekt net weer andere bezoekers. Zo is TikTok populair onder jongeren en Facebook voor de wat oudere generatie. Daarom communiceert je bedrijf waarschijnlijk ook net iets anders op de verschillende media. Maar pas hiervoor op. Met een consistente tone of voice ben je overal herkenbaar. Je doelgroep moet op elk platform het gevoel hebben dat hetzelfde persoon achter het account posts aan het maken is.

Je kan je content wel voor de media aanpassen op andere details. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de lengte van je video’s, of tekst. Op TikTok moet het allemaal kort en bondig, maar op LinkedIn mag je wel wat meer de diepte in gaan. Je kunt ook nog een inhoudelijke afweging maken met wat je op welk platform deelt. Zo kan je de wat simpele, voornamelijk amuserende, content op TikTok plaatsen en diepgaande artikelen op LinkedIn.

Bedrijven met een uitgesproken tone of voice

Om je wat op weg te helpen heb ik 3 bedrijven op een rijtje gezet die een duidelijke tone of voice hebben.

Netflix

Hoewel Netflix op de socials bijna geen tekst gebruikt, heeft het bedrijf wel een duidelijke tone of voice. Ze zijn dicht bij het bedrijf gebleven door ook op social media beeld centraal te zetten en tekst meer als ondersteunende factor te gebruiken. Ze leggen een band met hun klanten, doordat hun posts vaak fungeren als inside jokes over een film of serie. Ze communiceren op een laagdrempelige manier. Dit werkt goed bij een bedrijf dat diensten aanbiedt voor in je vrije tijd.

Hema

Bijna iedereen herkent content van Hema meteen. Ze schrijven luchtige teksten waarin veel mensen zich zullen herkennen. En ook de droge grappen van de Hema lijken goed te werken. Een goede manier dus om in beeld te komen bij je klanten.

Volvo

Ook Volvo weet veel klanten te trekken met hun content. Dit is een goed voorbeeld van hoe je niet per sé grappig of informeel hoeft te zijn om op te vallen. Ze gebruiken weinig, maar pakkende tekst waarin de klant geïnformeerd wordt. Tegelijkertijd schuilt er een mysterie in de tekst waar je nieuwsgierig van wordt. Ook krijg je in de teksten dezelfde sfeer mee die ze in hun televisiereclames neerzetten.

Een unieke tone of voice geeft jouw merk en organisatie persoonlijkheid. Ken jij nog goede voorbeelden van een sterke tone of voice? Ik hoor het graag via de reacties. 🙂