Agile transformatie is onvermijdelijk. Hoe doe je dat succesvol?

Een agile transformatie is voor elke organisatie onvermijdelijk. De vraag is niet óf deze op je pad gaat komen, maar wanneer. Gaat straks dan elk team scrummen? Implementeren we straks allemaal SAFe? Nee.

Agile transformeren gaat niet om squads en chapters of om post-its. Agile is een hulpmiddel om klanten beter te helpen, meer waarde te leveren, betere producten te maken. En om dat sneller en flexibeler te doen, is een agile transformatie nodig.

Waarom agile transformeren?

Als jij binnen jouw organisatie met een agile transformatie aan de slag gaat, bestaat de kans dat je dit nog niet veel vaker hebt gedaan. En dan is het fijn om een boek te hebben dat je stap voor stap meeneemt in het waarom, het wat, maar zeker ook het hoe van agile transformeren. Vier medewerkers van Prowareness WeOn hebben de handen ineengeslagen en hun ervaringen bij klantorganisaties vertaald naar een praktisch handboek: Agile Transformeren (aff.). Een praktische aanpak voor het structureel versnellen en wendbaar maken van organisaties.

Is het voor jou al helemaal helder waarom agile transformeren nodig is? Dan lees je hooguit alleen de kopjes van het eerste deel van het boek. Dat zijn de volgende drie zinnen, die direct een samenvatting vormen.

• Er is een fundamentele versnelling van de wereld gaande.
• De versnelling van de wereld heeft gevolgen voor iedere organisatie.
• Een agile transformatie is daarom voor elke organisatie onvermijdelijk.

Mocht dit nieuwe kost zijn, dan leggen de auteurs je uit hoe organisatiestructuren en wijzen van besluitvorming nog zijn ingericht op de vroegere manieren van bedrijfsvoering. En dat dit met name niet meer past door toenemende digitalisering en versnelling. Ook menselijke behoeften ontwikkelen zich. Mensen in organisaties hebben een toenemende behoefte aan autonomie en betekenisvol werk. En de behoeften van klanten veranderen. Daarom stellen de auteurs dat een agile transformatie voor ieder bedrijf onvermijdelijk is.

De échte verandering is: als organisatie duurzaam wendbaar worden, zodat je snel en succesvol kunt omgaan met digitalisering, versnelling en sterk veranderende klantbehoeften.

Wat is dan een agile transformatie?

Organisaties zullen zich in een snel veranderende wereld gaan inrichten naar onzekerheid en onvoorspelbaarheid. Dat betekent dat het zaak is om incrementeel (groeiend) en iteratief (aanpasbaar) te werk te gaan, autonoom en multidisciplinair samen te werken. Maar ook om een agile mindset fundamenteel te verankeren in de manier van werken; in de organisatie als geheel.

Wie doet de transformatie?

Er is – in navolging van het verandermodel van John Kotter – een ‘leidende coalitie’ nodig om de transformatie te dragen. Dus stel je een transformatieteam samen. Een succesvol transformatieteam bestaat uit:

• Medewerkers uit de organisatie
• Medewerkers met mandaat (MT)
• Vertegenwoordigers van de hele veranderscope

Dit team is multidisciplinair, de leden werken goed samen, ze hebben een agile mindset én er is één transformatie-owner.

Hoe doe je dat? Agile transformeren?

Dat transformeren doe je uiteraard… op een agile manier! Want we gaan van A naar B op de manier van B. Dus je plant op hoofdlijnen, werkt in kleine stappen en past aan op basis van tussenresultaat.

Want als er iets complex is, dan is het wel een agile transformatie. Maar let op: zonder doel of plan aan de slag gaan is geen optie. Je denkt dus goed na over de visie en richting, zorgt voor een plan, begint dan met het kleinst mogelijke stapje en schaalt op bij succes.

De auteurs hanteren een 8-stappenmodel. Je kunt het gebruiken als je aan het begin staat van jouw transformatie en als je al bezig bent kan het je inzichten brengen. Je kunt dan een stap die je wellicht had overgeslagen alsnog uitvoeren.

Wat zijn die 8 stappen?

Transformeren begint met een visie

Je begint met een heldere visie.

1. Bepaal de scope

Omvat de transformatie alle afdelingen, alle processen, alle technologie? Wat is het doel? Wat het gewenste resultaat? En hoe meten we dat? Door de scope helder te formuleren, kun je bij de uitvoering goed valideren of iets in de scope van de transformatie past.

2. Onderzoek de (start)situatie

Waar staan we nu? Wat is onze startsituatie? Doe grondig onderzoek, zodat je niet handelt vanuit meningen, maar op basis van data. Bijkomend voordeel is dat het ophalen van feedback bij betrokkenen helpt met draagvlak bouwen.

3. Communiceer de urgentie

Om verandering te kunnen creëren, moeten mensen de noodzaak niet alleen begrijpen, maar ook echt voelen. Benoem dus de bedreiging voor de organisatie, maar ook de ideaalsituatie die je voor je ziet. Herhaal deze boodschap en maak hem levend in de organisatie.

Nu is het tijd voor de uitvoer

De laatste vijf stappen gaan over de executiefase van een agile transformatie.

4. Maak een bouwschets

Maak een eerste tekening van hoe de organisatie er na de transformatie uit gaat zien. Denk erom, geen blauwdruk, maar een eerste grove schets. En bedenk dat dit maatwerk is, dus neem niet klakkeloos het Spotify-model of SAFe als uitgangspunt.

5. Bepaal de veranderstrategie

Hoe snel en hoe ingrijpend wil je te werk gaan? Je kunt met een klein experiment beginnen, maar je kunt ook direct de structuur organisatiebreed wijzigen. Verandersnelheid is afhankelijk van de cultuur van de organisatie, maar ook van de mate van urgentie. Moet het snel? Of heb je de tijd?

6. Maak een transformatieroadmap

Een transformatieroadmap is geen statische tijdslijn. Maar wat dan wel? De auteurs zien het als een overzicht van wenssituaties en tussenstappen hoe je daar kunt komen op de belangrijkste transformatiethema’s. Het kan dienen als het scrumbord van het transformatieteam.

 

7. Implementeer in korte iteraties

Besef dat een agile transformatie complex is en dus niet van tevoren strak gepland kan worden. Gebruik ook bij de transformatie zelf iteraties. Leer daarvan en stuur waar nodig bij.

8. Meet de voortgang

Maak zowel de externe als de interne resultaten van de transformatie zichtbaar. Doe dit voor kwantitatieve, maar zeker ook kwalitatieve indicatoren.

In het boek vind je uiteraard veel meer informatie. De auteurs leggen bijvoorbeeld voor de bouwschets (stap 4) uit hoe je zoiets aanpakt, maar geven ook tips voor inrichtingsprincipes. Bij stap 8, het meetbaar maken, benoemen ze OKR’s en geven ze voorbeelden van hoe bedrijven en transformatieteams resultaten visualiseren en met de organisatie communiceren.

Hoe borg je de transformatie?

Deel drie van het boek is gewijd aan het borgen van de transformatie. Het is zaak om de veranderingen te verankeren in de structuur en de cultuur van de organisatie. Dat betekent dat bijvoorbeeld leiderschap, HR-thema’s, compliance en technologie goed moeten aansluiten op de transformatie. Maar ook dat de strategische sturing op een agile en kortcyclische manier wordt gedaan. De auteurs stellen terecht dat elk van die thema’s an sich een eigen boek verdient. Maar de aparte hoofdstukken geven vast een mooie start.

Een praktisch en bovenal eerlijk boek

Het is mooi om te zien dat de auteurs zich in het boek kwetsbaar opstellen. Dat ze aangeven in het begin ook te hebben geworsteld, niet te weten wanneer ze het goed deden. Dat er soms ook minder resultaat is dan je hoopt. Het is vooral fijn dat ze dit boek gebaseerd hebben op hun praktijkervaring in plaats van (alleen maar) op literatuur en onderzoek. Want iedereen die geïnteresseerd is in dit boek, snapt ‘het waarom’, soms ook al ‘het wat’ en is bovenal op zoek naar ‘het hoe’. Daarom zijn de kaders met geanonimiseerde cases en praktijkvoorbeelden erg nuttig.

In hun nawoord staan de auteurs stil bij de tegenwind die je soms hebt. En hoe belangrijk het is om juist dan niet op te geven, maar door te zetten. En vooral op dat soort momenten dit boek er als hulpmiddel bij te pakken.

Over het boek

Titel: Agile Transformeren. Een praktische aanpak voor het structureel versnellen en wendbaar maken van organisaties
Auteurs: Bas van Lieshout, Hendrik-Jan van der Waal, Astrid Karsten, Rini van Solingen
Uitgever: Boom
Jaar: 2020
Nummer: 9789024427604
Aantal bladzijdes: 192
Prijs: €27,50
Bestellen: via Managementboek (aff.)