Agile transformatie: waarom, wat en vooral hoe

Succesvolle bedrijven ontwerpen een strategie en organisatiestructuur die agile en adaptief is. Hoe realiseer je zo’n agile transformatie? Welke rol spelen mensen, leiders en HR hierin? Leer van de sprekers van Agile Amsterdam 2018.

Van Taylorisme naar adaptieve organisaties

De tweede industriële revolutie markeerde de start van massaproductie en het eind van ambachtelijke werkplaatsen. Opschalen werd de norm. Steeds meer mensen werkten in fabrieken en dat werk moest worden georganiseerd. Er kwam een duidelijke scheiding tussen de denkers en de doeners. Onder meer Frederick Taylor ging aan het eind van de 19e eeuw via zijn talylorisme – oftewel wetenschappelijke bedrijfsvoering – op zoek naar wetenschappelijke methoden om dat werk beter te organiseren. En met ‘beter’ werd dan vooral ‘efficiënter’ en ‘prestatieverhogend’ bedoeld. Deze manier van werk organiseren is nog steeds enigszins terug te zien in bedrijven.

Maar werkt het nog? Werk is sinds Taylor veel complexer geworden. Het is niet langer planbaar, voorspelbaar en controleerbaar. Efficiëntie is dus niet langer de beste strategie. Succesvolle bedrijven ontwerpen een strategie en organisatiestructuur die adaptief is.

Jurriaan Kamer – spreker, organisatieontwerper en veranderaar – vertelt bevlogen over deze nieuwe manier van organiseren op het congres Agile Amsterdam 2018. Deze cartoon schetst voor veel bedrijven nog de waarheid:

Er is één team dat scrumt, misschien zijn er inmiddels een paar van de rode stippen. Maar ze zijn nog geïsoleerd en opereren in de bestaande hiërarchische structuur.

Hoe realiseer je een agile transformatie?

Kamer stelt dat er grote verandering nodig is. Maar de uitdaging is juist om niet té grote stappen te nemen in je agile transformatie. En om niet op de ‘ouderwetse’ manier te veranderen, maar op een nieuwe. Die nieuwe manier noemt Jurriaan continuous participatory change:

• Geen grote veranderingen, maar kleine
• Niet topgedreven en gecontroleerd, maar iedereen participeert
• Niet op basis van voorspelling, maar vanuit feiten
• Niet plannen, maar ondergaan
• Niet voorstellen, maar zelf oppakken

Kortom, gezamenlijk, via korte experimenten een organisatie creëren die zo adaptief is dat hij zichzelf continu doorontwikkelt.

Een leuk voorbeeld dat Jurriaan noemt is een directieteam met agenda’s die volstonden met afspraken, al weken vooruit. Het team besloot om alle afspraken voor twee weken te schrappen en meldde aan de organisatie: “Wij zitten hier op deze plek. Kom vooral langs als er iets is waar ik je mee kan helpen.” Na die twee weken zetten de directieleden de overleggen die ze echt gemist hadden weer terug in hun agenda. Deze reset zorgde voor veel meer waarde.

3 transformatie-aandachtspunten

Ook spreker Eelco Rustenburg, partner bij BlinkLane Consulting, ziet de noodzaak voor verandering. In zijn presentatie benoemt hij drie aandachtspunten:

• Realiseer waarde
• Transformatie gaat om mensen
• Speel, ervaar en leer

1. Realiseer waarde

We kennen allemaal de statistieken die aangeven dat langdurige watervalprojecten uiteindelijk nooit op tijd en conform budget worden opgeleverd. Het Standish Chaos Report stelt bovendien dat de functionaliteiten die ontwikkeld worden bij 50 procent van alle projecten nooit wordt gebruikt. Vaak wordt hier tegenover gesteld dat agile projecten wél slagen. Maar een agile werkwijze alleen is geen garantie. Wat wel kan helpen is focussen op het opleveren van waarde. Je levert namelijk een MVP op: een minimum viable product.

Die ‘V’, daar voel je je top over. Je product is zeker levensvatbaar. Gebruikers gaan je nieuwe functionaliteit geweldig vinden. Maar die ‘M’ van minimum, dat is spannend.

Apple Maps

Apple Maps is een voorbeeld van een MVP waarbij het misging. De app ging live toen hij nog te weinig toegevoegde waarde bood en veel dingen niet goed werkten. Gebruikers hadden geen vertrouwen in de app en vraag is of ze dat inmiddels wel hebben.

Philips Hue

Philips heeft dat een stuk slimmer aangepakt met Philips Hue. Het enige wat het draadloze verlichtingssysteem in het begin kon, was via een app de kleur van je verlichting veranderen. Toch volstond dat. Het bedrijf voegde snel functionaliteiten toe die gebruikers wensten, zoals een alarmfunctie en een timer. Hue blijft zich ontwikkelen door te luisteren naar gebruikers.

2. Transformatie gaat om mensen

Als je je hele organisatie agile wil maken, zie dat dan niet als een organisatietransformatie, maar als een transformatie van mensen. Hoe krijg je die mensen enthousiast? Hersenen vragen zich altijd af ‘ben ik het hiermee eens?’. Start daarom met een doel, een ‘waarom’ of een gezamenlijk idee. Als mensen zich daar kunnen vinden, is de kans groter dat ze op daaropvolgende veranderingen ‘ja’ zeggen.

Leiderschap helpt hierbij, zelfs als het gaat om zelfsturende teams. Rustenburg gebruikt hierbij het decision framework for leadership:

Medewerkers hebben behoefte aan een visie op de toekomst. Een agile leider biedt die sterke visie, indien nodig hulp bij het prioriteren van werk (‘wat’) en geeft feedback op een eerlijke manier. Maar hij gaat nooit in op het ‘hoe’.

3. Speel, ervaar en leer

Rustenburg besteedt een deel van zijn presentatie aan de toegevoegde waarde van spelen. Kleine dieren (zoals babytijgers) spelen met elkaar situaties na uit het volwassen leven en leren daardoor. Toch is dat niet de enige rol die spel heeft. Je maakt plezier, je verliest je in spel, je ervaart, je gaat ervoor. Rustenburg toont dit aan door het publiek met elkaar te laten duimworstelen. Hij kwam op dit idee via Jane McGonigal die bij een Ted Talk massive multiplayer thumb wrestling introduceerde.

Binnen een paar minuten ervaren we dankzij dit spel achtereenvolgend de volgende tien positieve emoties:

1. Blijdschap
2. Opluchting
3. Liefde
4. Verrassing
5. Trots
6. Nieuwsgierigheid
7. Enthousiasme
8. Verbazing
9. Tevredenheid
10. Creativiteit

Dat is de kracht van het spel, dat dus ook prima op de werkvloer kan worden toegepast.

Agile transformatie: de rol van HR

Tijdens het congres werd ook ingegaan op de rol van HR bij agile transformaties. Rustenburg merkt wellicht wat flauw op dat HR vaak de zwakste schakel in de organisatie is. Misschien is dat ook wel zo. Als je je echter bedenkt dat het een people transformation is, dan zou het juist logisch zijn als HR hier de lead in neemt?

HR-professional Diana Russo pleit hier dan ook voor. Diana noemt de optimale agile organisatie een pizza-organisatie. Om doelen te bereiken heb je verschillende expertises nodig die met elkaar samenwerken. Dat zijn de pizzapunten. Niet in vaste samenstelling, maar contextueel, afhankelijk van het project, de taak of de opdracht. Deze ideale pizza bevat twaalf ingrediënten:

De hoofdingrediënten zijn:

• Agile werken
• Flexibel organiseren
• Mens- en waardegedreven leiderschap
• Purpose

Deze lijst is meteen een soort maturity scan om te zien hoe agile jouw organisatie al is. In dit artikel lees je daar meer over.

Tot slot richt Diana zich richting alle mensen met een HR-rol: grijp je kans! HR kan deze transformatie gaan begeleiden. HR-medewerkers zouden zich dan moeten ontwikkelen tot HR agilists, transition leaders en als trend translator. Hoe ziet dat eruit? Weer een mooie plaat:

Helaas blijft voor mij de vraag ‘hoe dan’ nog onbeantwoord tijdens de presentatie van Diana.

Agile marketing bij Schiphol

Gelukkig volgen in de middag meer praktische presentaties, waaronder een van Britta Sluis. Britta was Hoofd Consumentenmarketing bij Amsterdam Airport Schiphol. In een interessante break-outsessie beschrijft zij haar zoektocht naar een agile aanpak voor consumentenmarketing. En dat is best een uitdaging, want ook zij was een van die weinige rode agile stipjes in een grote organisatie. Ze herstructureerde haar afdeling, bouwde teams vanuit expertises, volgde het Agile Marketing Manifesto en stelde zichzelf heldere verbeterdoelen gedacht vanuit de klant:

1. Guide me
2. De-stress me
3. Excite me

Daar kwamen mooie, haalbare retailproposities uit, zoals:

• Shop & Collect: shop nu, haal je aankoop op als je terug bent van je reis
• Drive-incheck bij P3: check je koffer vast in op de parkeerplaats

Hoe kregen de marketingteams dit voor elkaar?

• Ze werkten multidisciplinair samen, ook met andere afdelingen zoals IT
• Ze vonden gezamenlijke KPI’s om succes meetbaar te maken
• Ze acteerden op basis van data, niet op onderbuikgevoel
• Ze maakten projecten kleiner en pragmatischer volgens de stappen plan, run, evaluate en improve

Het was voor het publiek heel interessant om na de eerste presentaties – die vooral gingen over ‘waarom en wat’ – een ‘hoe’-verhaal te horen.

Inspiratie door congresdeelnemers

Dikke pluim voor de organisator van het congres, Nils Oud (Agilist bij Incrementor). Wat mij betreft heeft hij een ‘boutique’-congres neergezet: eigenzinnig, kleinschalig en van hoge kwaliteit. De overzichtelijke en heerlijk diverse groep genodigden uit verschillende landen wist elkaar dankzij de topsprekers én de onderlinge contacten te inspireren en verder te brengen.

Dat onderlinge contact werd gestimuleerd door het gebruik van de event-app Attendify, maar vooral door de Open Space-sessies in de middag. De deelnemers brachten vragen of onderwerpen in. In drie rondes van een half uur kon je kiezen uit zes onderwerpen om met deelnemers over in gesprek te gaan.

Agile groeipaden in organisaties

In een van de Open Space-sessies bespraken de deelnemers groeipaden in een agile organisatie. Het was merkbaar dat veel bedrijven hiermee worstelen. Een groot Belgisch bedrijf was vooral vanwege de vakbonden verplicht om carrièrepaden op papier zetten. Zorgvuldig moest worden uiteengezet hoe een SAFe product owner doorgroeit naar product manager. Er zijn junior, medior en senior scrummasters. Is dit een wenselijke ontwikkeling? Een corporate start-up inspireerde de deelnemers met een volledig platte organisatie:

• Er zijn geen managers
• Er zijn geen junior-, medior- of seniortitels
• Er zijn geen rollen of labels, iedereen is teamlid
• Er zijn geen traditionele beoordelingsgesprekken

Wat is er wel?

Je peers spelen een grote rol in je ontwikkeling. Ben je gegroeid? Laat het zien. Je peers bepalen of je inderdaad een level bent gegroeid. Voor niet-lineaire ontwikkeling is er een badgesysteem waar je voor in aanmerking komt. Als je bijvoorbeeld drie keer een goede score van je collega’s hebt gekregen toen je een meeting faciliteerde, krijg je de badge facilitator. Maar ook deze organisatie worstelt. Sommige medewerkers missen een duidelijke carrièregroei. Of ze willen graag ‘Senior Developer’ op LinkedIn kunnen zetten.

We leven nog in de twilight zone. Voor de nieuwste generatie Z is dit misschien helemaal geen issue, maar zelfs millennials vinden een bepaalde status die ook breed herkend wordt nog belangrijk.

Uiteindelijk is er geen one-size-fits-all-oplossing. Het is wel duidelijk dat een strakke, lineaire langetermijn-carrièreplanning niet geschikt is voor agile werken. Om medewerkers blij te houden is het essentieel dat je bij elk individu kijkt wat bij hem of haar past. De basis moet zijn: wat jij wil worden, daar helpen we je bij. Ook als dit buiten onze organisatie is.

Geluk op de werkplek bij Menlo Innovations

Het congres werd afgesloten met een inspirerend verhaal van CEO en Chief Storyteller Richard Sheridan over zijn organisatie Menlo.

Het verhaal begint deprimerend. Elke dag komt Sheridan uitgeput uit zijn werk. “Je ziet er moe uit, schat”, zegt zijn vrouw. “Je hebt zeker veel werk afgekregen vandaag.” Helaas is het tegendeel waar. Rich werkt in een IT-bedrijf waar veel IT-projecten lopen. Het projectmanagementbureau dat dit begeleidt, voelt als de politie. Het controleert en legt een bureaucratische manier van werken op: meetingritmes, verplichte documenten, stage gates waar de voortgang van projecten in verschillende fasen moeten worden goedgekeurd; het helpt allemaal niet om werk af te krijgen. Sheridan merkt dat hij geen plezier meer heeft in zijn baan.

Hij laat zich inspireren door boeken over human-centered organization design van bijvoorbeeld Peter Senge en Peter Drucker. Hij verdiept zich in extreme programming, een manier om in tweetallen te programmeren. En hij denkt na over het belang van plezier in werk. Wat volgt is een vermakelijk en uiterst inspirerend verhaal over hoe hij Menlo Innovations heeft opgericht én ingericht. Weer zo’n heerlijk ‘hoe’-verhaal.

De belangrijkste lessen

Ik leerde het volgende van Sheridan:

• Bedenk: wie bedienen wij? Wie is de klant? En hoe ziet geluk er voor hem uit? Menlo heeft antropologen in dienst die de klantbehoeften exact achterhalen.
• Embrace noise: verwijder alle muren, iedereen werkt vijf dagen lang in een duo. Daarna worden er weer nieuwe duo’s gevormd.
• Die duo’s werken volgens het principe twee hoofden, twee harten, vier handen, een computer.
• Iedereen kiest zelf waar hij die dag het beste kan zitten, het team bepaalt ook waar ze de CEO die dag of week willen hebben.
• In een dagelijkse stand-up staat het hele bedrijf in een kring en vertellen de duo’s waar ze mee bezig zijn.
• Niemand e-mailt voor onderlinge communicatie, iedereen maakt gebruik van high speed voice technology. Kortom, men praat gewoon met elkaar.
• Opgeleverde software wordt direct door de klant gebruikt. Het team observeert, leert en past weer aan.
• Het werk wordt per week gepland, voortgang is continu zichtbaar via een stickersysteem.
• De teamleden beoordelen elkaar en nemen ook samen nieuwe mensen aan. Dit wordt niet door een aparte managementlaag gedaan.

En tot slot wordt geluk ook op de werkvloer gebracht door honden en baby’s toe te staan op kantoor. Dit begon als een experiment. Ook al riepen mensen ‘dat kan toch niet’, Menlo besloot het uit te proberen. En het werkte. Het vergoot het saamhorigheidsgevoel, maakt mensen gelukkiger en productiever en – mooi meegenomen – klanten gedragen zich veel netter als er baby’s bij zijn.

Wat mij betreft mogen er veel meer inspirerende events komen om het ‘wat’ en vooral het ‘hoe’ van een agile transformatie met elkaar te delen. Voorbeelden van andere bedrijven helpen. Niet om te kopiëren, maar wel ter inspiratie. Ik ga volgend jaar weer! En ken jij mooie evenementen of meet-ups waar dit gebeurt? Laat het vooral weten in de reacties.