Kennisdelen in je organisatie? 8 tips voor een dynamisch platform

Steeds meer bedrijven beschikken over een online platform. Op zich een goede ontwikkeling, al is de implementatie in de praktijk niet altijd even succesvol. De voordelen van online samenwerken gaan hierdoor geheel of gedeeltelijk verloren. Samenwerken en kennisdelen gaan in de praktijk niet vanzelf. Ik heb de 8 best practices voor succesvol kennisdelen op een rijtje gezet.

Veel bedrijven zien anno 2016 het belang in van online samenwerken en kennisdelen, en dat is niet zo gek. Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat bedrijven met de juiste samenwerkingsstrategie zowel een twee keer zo grote kans hebben om hun concurrenten voorbij te streven, als op het maken van een hogere omzet. Daarnaast stellen werknemers dat zij door het delen van kennis en efficiënt samenwerken:

• sneller werken;
• beter werk afleveren;
• innovatiever;
• tevredener zijn.

Het belangrijkste onderdeel van samenwerken is het beschikken over de juiste technologie, zoals online samenwerkingsplatformen. Het maakt kennis delen en vinden vanzelfsprekend, efficiënt samenwerken op afstand mogelijk en het zorgt ervoor dat je niet onnodig veel tijd verliest aan vergaderen, volle mailboxen, telefoontjes, etc.

Om een gezonde en dynamische samenwerking- en kennisomgeving op te zetten, is het belangrijk dat je begrijpt wat de obstakels zijn en hoe je deze kunt vermijden. Hierbij de 8 best practices.

Het blijkt dat bedrijven met de juiste samenwerkingsstrategie zowel een twee keer zo grote kans hebben om hun concurrenten voorbij te streven, als op het maken van een hogere omzet.

1. Formuleer een duidelijke doelstelling

Een grote misvatting is dat het delen van kennis en het participeren op een online platform natuurlijk gedrag is. De meeste mensen hebben ruime ervaring met social media en allerlei technische tools, waardoor er wel eens vanuit gegaan wordt dat ze logischerwijs weten wat te doen op een online platform. Dit is lang niet altijd het geval! Velen hebben behoefte aan sturing. Je wil vermijden dat werknemers op een platform komen met de gedachte ‘wat doe ik hier eigenlijk?’. Dit is rampzalig voor het slagen van je kennisomgeving. Zorg voor een heldere doelstelling. Houd in je achterhoofd dat we niet samenwerken om het samenwerken, maar dat het een middel is om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Communiceer wat je wil bereiken, wat de voordelen hiervan zijn en hoe je dit doel samen met de medewerkers wil bereiken. Duidelijke focus helpt verwarring te voorkomen en het gebruik te vergroten.

2. Ondersteuning vanuit het management (top-down)

Om draagkracht voor een nieuwe kennis- en samenwerkingsomgeving te bereiken, is het cruciaal dat het management en het bestuur actief participeren. Dit is om twee redenen. Ten eerste geeft het management zo aan het nieuwe platform te ondersteunen, wat de betrouwbaarheid ervan ten goede komt. De welbekende ‘practice what you preach’; het goede voorbeeld geven, doet wonderen. Een tweede belangrijk punt is dat het mensen vertrouwen geeft. Als het bestuur actief en zichtbaar participeert, geeft dit werknemers aan dat er werkelijk ruimte is om zich te verdiepen in het nieuwe platform. Dit is belangrijk, omdat werknemers niet afgerekend willen worden op het feit dat ze werktijd investeren om deel te nemen aan een nieuw platform.

3. Betrek ambassadeurs (bottom-up)

Niet alleen het management heeft een rol in het activeren van medewerkers om kennis te delen. Directe collega’s hebben ook een sterke invloed op elkaars gedrag. Het zijn de ‘early adaptors’ die de rest van een groep uiteindelijk meetrekken in een nieuwe ontwikkeling. Zoek en identificeer daarom de sleutelpersonen of groepen binnen je organisatie en betrek ze vanaf het begin bij het initiatief. Je nieuwe initiatief vindt zo direct draagkracht onder werknemers en uiteindelijk zullen de ‘ambassadeurs’ hun collega’s aansteken om ook deel te nemen.

4. Creëer een ‘culture of trust’

De cultuur van een organisatie heeft grote invloed op de mate waarin mensen bereid zijn kennis te delen. In de wereld van traditionele hiërarchie blijken mensen kennis vaak te ‘hamsteren’ en openheid te vermijden. Het inzetten van een nieuwe tool kan volgens het boekje uitgevoerd worden, maar als mensen niet bereid zijn hun kennis te delen, kom je niet ver. Begrijp welke cultuur binnen je organisatie heerst en hoe deze ervoor kan zorgen dat mensen weerstand bieden tegen openheid. Een aantal redenen waarom mensen huiverig zijn om kennis te delen is dat ze:

• het gevoel hebben dat ze geen waardering krijgen voor hun inzet/input;
• bang zijn dat iemand anders er met de eer vandoor gaat;
• vanuit competitieve overwegingen informatie liever voor zich houden;
• bang zijn afgerekend te worden op het werk dat blijft liggen vanwege het investeren van tijd op een kennisplatform;
• bang zijn voor verandering;
• denken dat het delen van kennis met anderen hun ‘waarde voor het bedrijf’ doet afnemen.

De oorzaak

Deze overwegingen zijn allemaal te herleiden naar één oorzaak: een gebrek aan vertrouwen. Als organisatie zul je je moeten inzetten om een omgeving te creëren waarin mensen zich comfortabel en veilig voelen om kennis te delen. Een aantal suggesties.

1. Wees transparant. Wil je dat werknemers kennisdelen? Zorg dat er ook vanuit het management of bestuur waardevolle kennis openbaar wordt gemaakt
2. Beloon gewenst gedrag. Zorg ervoor dat werknemers zich gewaardeerd voelen voor hun inzet, samenwerken en kennisdelen. Het zal ze stimuleren om te participeren en het geeft ze vertrouwen dat dit gewenst is.
3. Probeer bestaande hiërarchische scheidingen te doorbreken. Breng mensen van verschillende lagen binnen een organisatie – online en/of fysiek – met elkaar in contact om een basis van vertrouwen en wederzijds respect te bewerkstelligen. Laat ze in gemengde groepen samenwerken om een probleem op te lossen, een nieuw product te bedenken etc. Vraag hen om concrete kennis in te brengen, onderling te bespreken en in te zetten om gezamenlijk tot een resultaat te komen.

5. Zorg voor de juiste tool

Kies een tool die past bij je bedrijf, medewerkers en doelstellingen. Wees kritisch. Er zijn allerlei gratis programma’s te vinden op internet en als deze aansluiten, is dat prima. Maar laat de kosten niet de doorslaggevende factor zijn. Als de tool niet gebruiksvriendelijk is voor je werknemers, loop je het risico dat je initiatief mislukt. En dat zou jammer zijn, want je krijgt vaak maar één kans. Bedenk dat je hiermee ook een boodschap overbrengt op je medewerkers. Houd je doel scherp voor ogen en kies voor een kwalitatieve, toegankelijke tool met de juiste functies. Ben je niet zeker van je besluit? Probeer dan met een klein team verschillende tools uit voordat je een definitieve keuze maakt.

Tip: zorg ervoor dat een platform over de volgende functies beschikt voor een optimale kennis- en samenwerkingsomgeving:

• De mogelijkheid voor experts om een profiel op te stellen en aan te vullen.
• Een kennissysteem dat automatisch expertise en onderwerpen aan gebruikers toewijst op basis van documenten, discussies, blogs, posts etc.
• Een efficiënte zoekfunctie waarmee leden elkaar makkelijk kunnen vinden en kunnen zoeken op basis van onderwerpen en expertise-gebieden.

6. Wees geduldig

Een succesvol kennisplatform realiseren heeft tijd nodig. Dus wees geduldig. Begin klein en bouw het kennisplatform stap voor stap uit. Nodig een groep ‘early adaptors’ uit om als eerste deel te nemen aan het platform en ondersteun ze om actief te participeren op het platform. Op deze manier ontstaat er content/dialoog en is er direct wat te beleven als de overige medewerkers zich op het platform voegen.

Onthoud dat deelnemers moeten inzien dat het platform in hun voordeel werkt. Ook dit heeft tijd nodig. Je kunt dit proces ondersteunen door bijvoorbeeld gezamenlijk een probleem op te lossen waarvoor het delen van informatie vereist is. Of demonstreer welke praktische voordelen het platform voor werknemers biedt; snel iemand raadplegen en eenvoudig kennis en informatie vinden. Vaak zijn het dagelijkse activiteiten waarmee werknemers veel tijd verliezen. Stimuleer ze om hiermee deel te nemen op het platform.

7. Maak het leuk!

Wees niet verbaasd als werknemers sceptisch zijn als er een nieuwe tool wordt ingezet. Misschien zijn ze niet overtuigd van de voordelen of hebben ze simpelweg geen zin of tijd in een nieuwe manier van werken. Zorg daarom dat het gebruiken van het platform leuk is! In de eerste fase van implementatie kan gamification een handige en leuke manier zijn om mensen te betrekken en te belonen voor hun participatie.

In eerste instantie zullen veel mensen uit nieuwsgierigheid een aantal keer een platform bezoeken. In een later stadium is het de kunst om deelnemers regelmatig op het platform terug te laten keren. Interessante content is hierbij de sleutel tot succes. Als mensen weten dat er boeiende, voor hen relevante content en interessante discussies op het platform te vinden zijn, zullen ze blijven terugkomen.

Wees niet verbaasd als werknemers sceptisch zijn wanneer er een nieuwe tool wordt ingezet.

Hoe kun je dit ondersteunen?

Stimuleer deelnemers om boeiende content toe te voegen. Daag ze uit om met elkaar in discussie te gaan. Bedenk een variatie aan items om zo informatie op verschillende (leuke) manieren te presenteren en mensen eenvoudig kennis te laten delen. Denk aan een lijst met de beste tips op een bepaald onderwerp, een wekelijkse wisselende expert-column, een ideeën-box. De mogelijkheden zijn oneindig. Zo’n actieve sturing zorgt ervoor dat de content divers en afwisselend is en je platform dynamisch blijft.

8. Betrek iedereen

Om maximale ondersteuning te krijgen voor samenwerking en kennisdeling, moet het platform een aantrekkingskracht hebben op de volledige werkkracht binnen een organisatie. Dit betekent dat verschillende generaties bereikt en geactiveerd moeten worden. Jonge generaties zijn makkelijker te activeren, omdat ze bekender zijn met digitale tools. Zorg er daarom voor dat ook de oudere werknemers/collega’s actief meedoen. Stel werkgroepen op het platform samen met deelnemers uit verschillende generaties: jongere mensen kunnen ondersteuning bieden in het gebruik van de tools en kunnen tegelijkertijd leren van de ervaring van de oudere werknemers.

Op naar een vruchtbare en dynamische plek

Het ontsluiten en zichtbaar maken van kennis, kan veel voordelen opleveren voor een organisatie én haar werknemers. Met bovenstaande 8 mogelijkheden zorg je ervoor dat jouw online kennis- en samenwerkingsplatform een vruchtbare en dynamische plek wordt. Veel succes!

Illustraties met dank aan 123RF.