Slim overweg met je inbox: alle manieren op een rij

De inbox is voor de meesten van ons een vergaarbak die dagelijks wordt bijgevuld door Jan en alleman. Een dag je e-mails ongemoeid laten, brengt je automatisch op achterstand. Twee werkdagen de stortvloed negeren, is zelfs ondenkbaar. Omdat we er niet aan kunnen ontkomen, hebben we er wel oren naar hoe we het handig aan moeten pakken. Wat zijn goede gebruiken bij het verwerken van e-mail? En hoe ziet de perfecte inbox eruit?

We gaan gebukt onder een eindeloze stroom e-mails. Dat is herkenbaar en valt niet te ontkennen. Er is aan online communicatie geen gebrek. Wat dat betreft heeft auteur Arjan Broere een goed onderwerp te pakken. Hij gaat ons helpen de paarden weer voor de wagen te spannen. Het enige dat we ervoor hoeven te doen, is ons 60 minuten verdiepen in zijn boek ‘Overleef je inbox in 60 minuten’ (aff.). Daarin leert hij ons productiviteit voorop te stellen onder de noemer ‘Getting Things Done’ (GTD).

Continue afleiding

Dat hij de vinger aan de pols heeft, mag duidelijk zijn. Als geen ander weet hij de ergernissen van e-mailend Nederland te benoemen. Hij frist ons geheugen op met klassiekers zoals overmatig gebruik van cc’s en van doelloze berichten. Na een opening gericht op de problemen, schakelt hij al snel over op een nuttig format. Hij geeft consequent manieren om ze op te lossen. De continue afleiding is vaak een kwestie van de instellingen. Een tijdelijke blokkade op je notificaties kan het verschil zijn tussen hoofdpijn en productiviteit.

Als trainer geeft Arjan aan dat de workflow de heilige graal van de productiviteit is. Ook in dit boek besteedt hij aandacht aan de vele manieren om de processen te verbeteren. Over e-mail valt veel na te denken. Er komt veel meer bij kijken dan het afwerken van een lijstje binnenkomende berichten. In een prettige schrijfstijl loopt hij langs de verschillende onderdelen, waarbij hij zowel inzichten als oplossingen geeft. Zijn uitleg is helder, het taalgebruik roept geen vragen op, en de belofte van 60 minuten leestijd maakt hij waar.

Maak van je inbox geen moordkuil

Hij legt praktische oplossingen erg duidelijk uit. Het boek zit boordevol uitgewerkte methodes om van je inbox geen moordkuil te maken. Eén van de belangrijkste adviezen is om binnenkomende e-mails te sorteren. Door te werken met zeven categorieën (beschreven in het boek) houd je niet alleen de hoeveelheid overzichtelijk, maar geef je ook duidelijk aan welke mails prioriteit hebben en welke acties je nog moet ondernemen. Er wordt precies omschreven hoe je jouw inbox in moet richten om dit mogelijk te maken.

7 categorieën

Je wordt aangeraden om eerst te bepalen of er een taak volgt uit de e-mail. Opties één, twee en drie zijn voor berichten zonder actie van jouw kant. Moet je wel aan de slag, dan heb je de opties vier tot en met zeven om uit te kiezen. Je kunt hier al wat over lezen in dit eerdere artikel van Arjan Broere.

1. Prullenbak: voor irrelevante e-mails.
2. Archief: voor handige informatie.
3. Later/misschien-lijst: voor interessante kansen.
4. Meteen afhandelen: als dat snel kan.
5. Delegeer of vraag: waarna je de e-mail op de ‘wachten op’-lijst zet.
6. In de agenda: als je ergens tijd voor inruimt.
7. Op de takenlijst: als het prioriteit heeft.

Passende apps

De technische uitdiepingen vond ik wat veel van het goede. Zijn beschrijvingen, hoe je bijvoorbeeld labels toevoegt aan je Gmail-inbox, hebben wat weg van een bijlage. Toch is het volledig beschreven. Zeker als hij meerdere programma’s bespreekt, zoals Gmail en Outlook. Dan staat het wat rommelig, en moet je soms bladeren tot je bij de jouwe terechtkomt. Passender is het als hij bepaalde apps en online diensten aanraadt. Na het lezen van een tip kun je je op die manier meteen verdiepen in de bijbehorende software. Spreekt hij over takenlijstjes, dan noemt hij een lijst suggesties waaronder Todoist, Omnifocus, Trello, Evernote en Wunderlist. Dat is handig geplaatst.

Inbox zero

Bij het lezen bedacht ik me continu hoe ik mijn eigen aanpak kon verbeteren. Het is een talent om je lezer zo te betrekken bij de inhoud. Sommige suggesties zijn al bekend, hoewel beter verwoord, terwijl andere originele invalshoeken hebben. Zo is de ‘inbox zero’, het jezelf aanleren om e-mails nooit op te laten hopen, mooi verwoord. Het betekent niet dat je alles al hebt afgehandeld, het gaat erom dat de berichten op de juiste plek staan. Zo ben je minder aandacht kwijt aan je volle inbox. Deze goede gewoonte helpt je om gericht aan de slag te gaan, in plaats van je dood te staren op de berg berichten.

Deze goede gewoonte helpt je om gericht aan de slag te gaan, in plaats van je dood te staren op de berg berichten.

Meteen daarop volgt het concept van de ‘yesterbox’, een stuk minder bekend. Dat is een alternatieve methode waarbij je consequent een dag achterloopt. Vooral bij hoge functies wordt dit veel toegepast. Besluitnemers weten dat niet elke e-mail even belangrijk is. Soms is de verzender niet kritisch genoeg op zijn eigen vermogen. Door een dag te wachten, lossen sommige van deze zaken zichzelf op. Het nieuws dat echt niet kan wachten, zal in vergaderingen of via de telefoon gemeld worden. Het resultaat is een afgeslankte mailbox. Bovendien kom je niet langer in de verleiding om de e-mail als een soort chat te benaderen.

Wees kritisch op je verzonden e-mails

Het boek dwaalt soms af, en dat is met de inbox als onderwerp ook niet erg. Er valt nu eenmaal geen Gouden Gids mee te vullen. Aan de hand van leuke tips leer je welke vragen je jezelf moet stellen voordat jij iemand anders inbox bijvult. Zo moeten we vooral spaarzaam omgaan met onze verzonden e-mails. Wees altijd kritisch of het niet korter en minder kan. En wat er wel staat, moet duidelijk zijn, van een specifiek onderwerp tot een duidelijke opdracht. Na het lezen van een e-mail moet je weten wat er van je verwacht wordt. Vooral de vraag of een e-mail met als boodschap ‘top’ of ‘akkoord’ zinnig is, heeft me geleerd daar voortaan eens bij stil te staan.

Alternatieven voor de e-mail

Nota bene worden we getrakteerd op een lijstje alternatieven voor de e-mail, met handige omschrijvingen. De hoeveelheid tips zorgt ervoor dat iedereen wat aan het boekje heeft, hoewel de professional het uitgangspunt blijft. Na afloop sta je te popelen om het een en ander uit te proberen. Want wist jij hoe een formulier ingezet kan worden om je correspondentie te vervangen? Ik ben heel erg benieuwd hoe collega’s erop reageren als ze gevraagd worden om vijf vragen via Google Drive te beantwoorden. Het lijkt me een heel leuke list om ervoor te zorgen dat je op ieder punt antwoord krijgt.

De grootste kracht, de verscheidenheid, is tegelijkertijd de grootste zwakte in het boek. De titels van de hoofdstukken sluiten elkaar niet uit en dat zorgt voor herhalingen. Maar het belangrijkste is de boodschap die je als lezer meekrijgt. Veel van de adviezen zijn onverenigbaar met elkaar, of passen niet fijn bij elkaar. Het zijn verschillende paden om te bewandelen. Voor wie hoopt een verhaal te treffen van hoe je het moet doen, is dit boek een lastige. Ben je geïnteresseerd in de mogelijke manieren om je e-mail snel te kunnen verwerken? Dan ben je bij Arjan Broere aan het juiste adres.

Over het boek

Titel: Overleef je inbox in 60 minuten
Auteur: Arjan Broere
Uitgever: Haystack
Jaar: 2016
EAN: 9789461261649
Mediatype: Boek
Prijs: €12,50
Bestellen: Managementboek.nl (aff.)

Afbeeldingen met dank aan Unsplash.