Papierloos werken: waarom gebeurt het nog zo weinig? [onderzoek]

Eens in de twee jaar voert Viadesk een onderzoek uit naar papierloos werken bij bedrijven. Medewerkers op alle niveaus in organisaties krijgen vragen over wat zij van werken zonder papier vinden en in hoeverre zij dit al in de praktijk brengen. Uit de ‘Papierloos Werken Monitor 2015’ blijkt dat papierloos werken nog lang niet bij iedereen is geland. Dat is opmerkelijk, aangezien we steeds mobieler werken en dus minder papier nodig hebben. Bovendien, een papierloos kantoor levert veel voordeel op!

Papierloos pessimisme

In Nederland, België en Duitsland wordt nog steeds veel geprint en de verwachting is dat dit voorlopig zo blijft. Ook in de vergelijking met het onderzoek uit 2013 is ‘papierloos’ minder populair geworden. De cijfers van de Nederlander duiden op meer ‘papierloos pessimisme’ dan twee jaar geleden en Duitsland en België zijn slechts iets positiever geworden.

Opmerkelijk, aangezien de technische mogelijkheden om papier op de werkvloer uit te bannen er wel zijn. Digitalisering van processen, cloud computing en zakelijke software maken het steeds makkelijker en veiliger om zonder papier je werk te doen. Documenten zijn in theorie vanaf elke locatie en op elk apparaat beschikbaar en samenwerken kan eenvoudig online. Sommige bedrijven zijn al ‘om’ en digitaliseren volledig. Toch lijkt de adoptie van ‘papierloos’ niet in hetzelfde tempo te gaan als de technologische ontwikkelingen.

De leidinggevende vindt het papierloze kantoor aantrekkelijk. En toch printen zij een stuk meer dan hun personeel.

Resultaten

De meest interessante resultaten van de Papierloos Werken Monitor 2015 op een rij:

• Op de stelling ‘Een kantoor zonder papier is een zeer aantrekkelijk vooruitzicht’ antwoordt 43 procent van de Nederlanders ‘enigszins mee eens’ of ‘geheel mee eens’. In Duitsland en België is dit respectievelijk 46 en 52 procent. In alle drie de landen vindt ongeveer iets minder dan de helft van de respondenten een kantoor zonder papier een realistisch vooruitzicht: in Nederland is dit 42 procent, in Duitsland 43 procent en in België 50 procent. Dit zijn geen schokkend hoge cijfers. Je kan zeggen dat ongeveer de helft van de respondenten een papierloos kantoor aantrekkelijk en realistisch vindt. Beperkt optimisme dus, wat betreft de mogelijkheid om zonder papier je werk te doen.

• Naast dit gematigde enthousiasme staat een flinke hoeveelheid aan A4’tjes die nog dagelijks wordt geprint: 16,1 pagina’s voor een Nederlander en 18,3 voor een Belg. De Duitser spant de kroon met 31,9 printjes. Hoewel het de vraag blijft of mensen deze getallen goed inschatten, vooral de Duitser lijkt wat te overdrijven met bijna 32 blaadjes, zegt de perceptie van medewerkers over hun papiergebruik ook wel wat. Het papier is in ieder geval nog niet uit de hoofden van de mensen, en het maakt nog steeds prominent deel uit van hun kantooromgeving.

• In Duitsland werken medewerkers het minst mobiel, met de desktop als populairste device (84 procent), waar Nederlanders en Belgen vaker op een laptop werken. Deze cijfers lijken overeen te komen met het papiergebruik in de drie landen. De Duitser zegt het meest te printen, en dat kan kloppen als je minder mogelijkheden hebt om mobiel te werken vanaf elke locatie (zoals thuis). De Duitser heeft blijkbaar nog de meest traditionele werkplek.

• Een overgrote meerderheid van de respondenten vindt printen nog steeds nodig (71 procent) en papierloos niet geschikt voor elk project (70 procent). Op zich zijn deze hoge percentages begrijpelijk. Als je lang genoeg nadenkt, kun je altijd wel een project bedenken waar papier echt noodzakelijk is. Al zegt dit ook wel iets over het denkraam van de kantoormedewerker, die het misschien lastig vindt om zich zijn werkzaamheden voor te stellen zonder papier. Want vrijwel alles kan gedigitaliseerd worden, tot het maken en delen van aantekeningen aan toe.

• De leidinggevende vindt het papierloze kantoor over het algemeen aantrekkelijker dan de andere bevraagden (53 procent ten opzichte van 43 procent), maar hij print wel een stuk meer: 29,4 printjes per dag voor de leiding tegenover 17,8 voor niet-leidinggevenden. Dit zal ongetwijfeld iets te maken hebben met de aard van de werkzaamheden die een persoon in een leidinggevende positie uitvoert. Dat hij ‘papierloos’ wel aantrekkelijker vindt dan gemiddeld, is misschien de visionaire kant van zijn baan. Een papierloos kantoor is in theorie goedkoper, duurzamer en efficiënter. Voor veel managers in hoge posities zijn dat doelstellingen. Al blijkt de praktijk weerbarstiger, omdat deze mensen zelf toch nog steeds veel papier gebruiken.

Onnodige twijfel

Waarom neemt papierloos werken geen vlucht, terwijl de technologie voorhanden is? Zijn werknemers bang dat digitaal opgeslagen documenten niet altijd vanaf elke locatie toegankelijk zijn? Of heerst er angst bij het management over de veiligheid van gegevens die ergens anders (in de cloud) zijn opgeslagen? Uit recent onderzoek van Gemalto blijkt dat veel bedrijven mobiel werken beperken om security-redenen. Wat mij betreft is alle twijfel over de haalbaarheid of wenselijkheid van papierloos werken onnodig, omdat we juist in een tijd leven waarin software vrijwel elk bedrijfsproces digitaal kan maken, inclusief het samenwerken en communiceren met collega’s. Veiligheid is geen issue meer, ook niet bij cloud-diensten. Want moderne SaaS-oplossingen zijn uiterst veilig.

Organisaties die van papier af willen, richten zich soms nog te veel op het digitaliseren van papier en te weinig op het vervangen van op papier gebaseerde processen door digitale processen.

Digitaal communiceren

Volgens Theo Thomassen, professor Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam, zijn de technologie en communicatiegewoonten van medewerkers geen belemmeringen meer voor papierloos werken, maar zitten de knelpunten meer in de manier waarop er met digitalisering wordt omgegaan: “Er zijn goede documentmanagementsystemen; bijna iedereen heeft een tablet en is eraan gewend om bestanden uit te wisselen tussen pc, tablet en smartphone. Toch gaat de overgang van papier naar digitaal niet overal even snel. Organisaties die van papier af willen, richten zich soms nog te veel op het digitaliseren van papier en te weinig op het vervangen van op papiergebaseerde processen door digitale processen.”

Sommige organisaties worden door hun omgeving meer gestimuleerd dan andere. Theo Thomassen: “Overheden bijvoorbeeld, moeten in hun intensieve contacten met burgers, die zich steeds vaker online afspelen, voldoen aan hoge eisen op het gebied van openbaarheid, verantwoording en transparantie; daar gaat de ontwikkeling heel hard. Maar ook in die sector kan men nog niet zonder papier. Want digitale documenten lijken minder stabiel en de wetgeving met betrekking tot hun bewijskracht en authenticiteit loopt achter op de technische mogelijkheden. Maar uiteindelijk zullen alle organisaties er wel aan moeten geloven: globalisering is geen keuze meer en brengt de noodzaak met zich mee om digitaal te communiceren en dus ook digitaal te werken.”

Voordeel of vooroordeel?

De twijfel over de haalbaarheid of wenselijkheid van papierloos is ongegrond. De mogelijkheden zijn er. Met de bestaande software kan vrijwel elk bedrijfsproces digitaal worden afgehandeld, inclusief het samenwerken en communiceren met collega’s. Zonder in te boeten aan gebruiksgemak. Ook op het gebied van veiligheid van gegevens is angst onnodig, zelfs als de data in de cloud opgeslagen is. Moderne SaaS-oplossingen zijn heel veilig.

Door papierloos te werken neemt de productiviteit toe (omdat je plaats- en tijdonafhankelijk kunt werken). De kwaliteit krijgt een injectie, mensen maken minder fouten als processen digitaal (en dus transparanter) zijn. En last but not least: papierloos werken is duurzaam. Het spaart een hoop bomen. En toch mogen we uit de ‘Papierloos Werken Monitor 2015‘ (pdf) concluderen dat er het nodige werk aan de winkel is om meer awareness te creëren over de voordelen van papierloos werken, waarbij ook de vooroordelen (nadelen) worden weggenomen.

Op naar het papierloze kantoor. Niet in de toekomst, maar nu!

Illustratie intro met dank aan Fotolia.