E-mailmarketing: 7 tips om een E-mail Service Provider te kiezen

E-mails worden dagelijks gelezen en het is dan ook een gemiste kans als je e-mailmarketing niet goed op orde is. Toch hebben veel bedrijven moeite met het opzetten van e-mailmarketing. Want hoe zorg je er voor dat de nieuwsbrief netjes wordt uitgestuurd en leesbaar is in elke browser (bijvoorbeeld Safari en Chrome) en e-mailcliënt (bijvoorbeeld Outlook en Gmail)? Een E-mail Service Provider (ESP) kan je hierbij helpen.

Waarom heb ik eigenlijk een ESP nodig?

Een ESP is een technische schakel tussen verzender en ontvanger. Je ontwikkelt zelf een e-mailtemplate en vult deze met de juiste content. De ESP neemt je verdere zorgen uit handen. Een E-mail Service Provider stuurt niet alleen de nieuwsbrief netjes uit via hun eigen servers, maar zorgt er ook voor dat de nieuwsbrief goed leesbaar is in diverse browsers en op smartphones. Daarbij wordt de kans verkleind dat de nieuwsbrief direct naar de spamfolder gaat.

Als toevoeging op het verzendproces geeft een ESP een overzichtelijke rapportage van het aantal geopende e-mails en de clicks. Zo zie je meteen hoe je nieuwsbrief wordt ontvangen. Door de ESP te koppelen aan een cms kun je automatisch de database synchroniseren en de rapportages doorzetten naar bijvoorbeeld Google Analytics.

De voordelen van een ESP

De voordelen van het gebruiken van een ESP op een rijtje:

1. Een ESP neemt heel veel IT-werk uit handen, wat kosten en uren in het IT-team scheelt. Mocht je helemaal geen IT-er in huis hebben, dan kun je in de meeste gevallen tegen een meerprijs al het IT-werk laten doen door een ESP (het koppelen van jouw database aan de ESP, het opzetten van een nieuwsbrieftemplate en het inzichtelijk maken van de rapportages).
2. Het uitsturen van de nieuwsbrief gaat via de ESP, waardoor je geen zorgen hebt over het onderhouden en het updaten van e-mailmarketingsoftware.
3. Je hebt geen hardware (aparte servers) nodig, aangezien ESP’s van web-based oplossingen voorzien zijn. Via een internetverbinding krijg je toegang tot je e-mailactiviteiten bij de ESP.
4. ESP’s hebben goede relaties met e-mail-cliënts en Internet Service Providers om de afleverratio’s op een zo hoog mogelijk niveau te krijgen (ook voor smartphones).
5. Technische zaken worden door ESP’s gefaciliteerd als Return Path-certificering, DKIM (opzetten van een DomainKeys Identified Mail) en andere zaken.
6. ESP’s bieden integratiemogelijkheden met je website, cms, (web)applicaties en social media. Dit kan met een API (Application Programming Interface), zodat jouw dataverkeer gesynchroniseerd wordt met de ESP. Veel handmatig werk wordt op deze manier uit handen genomen, zoals het realtime updaten van je database, het automatisch uitschrijven van de nieuwsbriefafmeldingen en het verwerken van de hardbouncers (hardbouncers zijn vaak ongeldige e-mailadressen).
7. Een ESP helpt je bij het omzetten van de html naar een web-html, zodat je nieuwsbrieftemplate er goed uit ziet in verschillende e-mail-cliënts;
8. Je hebt een grotere ROI (Return on Investment), aangezien de kosten van de hardware, software, infrastructuur en kennis gedeeld wordt onder een groot aantal klanten van de ESP.
9. Bovenstaande voordelen klinken wellicht erg technisch, maar de ESP biedt hierbij veel uitkomst. Een belangrijk algemeen punt is dat de ESP je op veel punten kan bijstaan, op het moment dat er dingen onduidelijk zijn of niet werken.

Maar hoe bepaal je nu welke ESP de juiste keuze is om een samenwerking mee te starten?

Zeven tips voor het kiezen van een ESP

De moeilijkste vraag voor velen is vaak met welke ESP je in zee moet gaan. Er zijn zoveel E-mail Service Providers, dat het vaak een uitdaging is om te bepalen welke ESP voor jouw bedrijf goed zal zijn. Via deze link kun je om te beginnen alvast een hele lijst vinden van ESP’s. Deze lijst bevat zowel Nederlandse als Internationale partijen.

1. Internationale plannen?

Heb je plannen om Internationaal te gaan met je bedrijf of ben je al actief in het buitenland? Dan is het handig om met een internationale partij in zee te gaan of een Nederlandse partij met ervaring in het buitenland. Zij hebben toch net wat meer kennis en ervaring in het afleveren van e-mails in het buitenland.

2. Bepaal de grootte van je database

Heb je een database waarin minder dan 2.000 e-mailadressen zitten en verwacht je dit aantal niet snel te overtreffen? Dan is Mailchimp een prima E-mail Service Provider om mee te beginnen. In Mailchimp kun je heel eenvoudig een nieuwsbrieftemplate opstellen en je database importeren, om vervolgens snel en overzichtelijk de nieuwsbrief naar klanten te versturen. Verstuur je tot 12.000 e-mails per maand en heb je maximaal 2.000 nieuwsbriefleden, dan kost het je niks bij Mailchimp. Het nadeel is wel dat er dan een logo van Mailchimp onder je e-mails staat (zodra je een betaalde klant wordt kan je het logo weghalen). Daarnaast heb je een aantal beperkingen bij het opmaken van templates, rapportages en het realtime koppelen van de database.

Grote database

Mocht je al een grote database hebben (meer dan 2.000 leden) en wil je graag groeien, dan is het raadzaam om met een professioneel pakket te kiezen. De e-mailmarketing-interface wordt dan helemaal voor jouw bedrijf ingericht en je hebt meer mogelijkheden bij het versturen van een nieuwsbrief.

3. Stel je eisen en wensen goed op

Kijk naar je toekomstplannen om te zien of de ESP daarbij aansluit. Vaak is er meer mogelijk dan je denkt. Overleg je wensenpakket daarom met je ESP of je eigen developers. Voorbeelden van onderdelen van een eisen- en wensenpakket is het aanmaken van specifieke databasesegmentaties en uitgebreide rapportages.

4. Schat je eigen technische kennis in

Bij het selecteren van een ESP is het goed om na te gaan of de IT afdeling (als je die hebt) tijd en kennis heeft om zich bezig te houden met het koppelen van de API aan het cms (zodat de database van je eigen cms gesynchroniseerd wordt met de ESP). Mocht je namelijk grote plannen hebben met e-mailmarketing, dan is het raadzaam om jouw cms te koppelen aan je ESP, handmatig synchroniseren wordt dan onbegonnen werk.

Heb je geen technische kennis in huis, dan kan je beter met een ESP samenwerken waarbij je eenvoudig de klantenservice kunt bereiken en zelf databaseimports en exports kan doen. Ook een interface met een overzichtelijke templatemodule, waarbij je zelf aanpassingen kan maken in het design van de nieuwsbrief, is raadzaam om te hebben.

5. Vergelijk de kosten per ESP

Mocht je oog gevallen zijn op een aantal E-mail Service Providers, bekijk dan goed de kosten. De kosten om een e-mail te versturen kunnen nog weleens verschillen per ESP. Kosten worden vaak weergegeven in CPM (kosten per 1.000 verzonden e-mails) daarnaast vragen sommige ESP’s opstartkosten en zijn er vaak maandelijkse kosten. Al Maak dus een goede berekening voor jezelf in een ESP-vergelijkingsplan.

6. Werk met een ESP in jouw niche

Zit jij in een nichebranche, dan kan het fijn zijn om met een ESP samen te werken die ervaring heeft met soortgelijke klanten. Zo kunnen ze beter meedenken met jouw wensenpakket en hebben ze vaak al een antwoord op jouw specifieke vragen.

7. Vraag een demo aan

Met behulp van bovenstaande zes tips kun je gemakkelijk een keuze maken tussen een aantal ESP’s. Vraag eerst een demo aan van een aantal ESP’s om te bekijken welk systeem jij het handigst vindt en om te zien of het systeem aan jouw wensen voldoet. Als je geïnteresseerd bent in een Nederlandse partij, dan is het altijd fijn om een afspraak in te plannen. Ook worden er vaak trainingsdagen georganiseerd, waarop je een dag mee kunt lopen en de hele interface wordt uitgelegd met de nodige tips.

 Voorbeelden van E-mail Service Providers

Om een paar voorbeelden te geven van ESP’s heb ik een tweedeling gemaakt. Enerzijds ESP’s waarvoor je zelf developers (technische kennis) in huis moet hebben en anderzijds ESP’s die een uitgebreidere interface hebben. De uitgebreidere interfaces zijn erg praktisch voor bedrijven die weinig of geen technische kennis hebben.

ESP’s waarbij inhouse technische kennis een pré is

Copernica is een Nederlands bedrijf dat naast het technische pakket ook wat meer service biedt, waarbij je vragen gewoon in het Nederlands kan stellen. Ook heb je geen last van een tijdsverschil (bij internationale spelers moet je vaak tot de volgende dag wachten voordat je antwoord hebt). Klanten van hen zijn Toyota, Vliegtickets.nl en Mitsubishi motors.

Mandrill is het broertje van Mailchimp, gericht op klanten die op zoek waren naar een zakelijkere en professionelere ESP. Mocht je klant zijn geweest bij Mailchimp, dan worden je login gegevens meegenomen en ze kennen je e-mailgebruik. Mandrill is een nieuwe speler, maar ze timmeren hard aan de weg om één van de grootste internationale spelers te worden. Voorbeelden van klanten zijn National Geographic, Symantic, tvguide.com en Actiecode.nl.

SendGrid is de grootste internationale speler. het bedrijf heeft klanten als Pinterest, Spotify en Pandora.

ESP’s met een uitgebreidere interface

E-ngine, valt onder het bedrijf e-Future, welke ook gespecialiseerd is in leadgeneratie. Hierbij kan je twee vliegen in één klap slaan, mocht je ook op zoek zijn naar leads (nieuwe e-mailadressen). Ze hebben klanten als Vakantieveilingen, Groupdeal en Happy Bee.

Emailvision is Europees gericht en helpt klanten goed als er vragen zijn. Ze zijn up to date met buitenlandse features en updates. Ze hebben klanten als Mercedes Benz, Ikea en Decathlon.

Spotler is gericht op Nederland en heeft een goede klantenservice. Ze nemen bedrijven met weinig ervaring bij de hand mee. Spotler heeft klanten als Ziggo, Verzekeringssite en Fatboy.

Aan welke kosten moet je denken?

Om de kosten voor je bedrijf in kaart te brengen, is het handig om aan je ESP-vergelijkingsplan een kostenoverzicht toe te voegen. De kosten kunnen per ESP namelijk erg uit elkaar liggen, afhankelijk van jouw eisen en wensen. Houd rekening met de volgende kosten:

• Opstartkosten: deze kosten dekken voornamelijk de inrichting van je account.
• Maandelijkse licentiekosten: voor het toegang krijgen tot je account, het gebruik maken van de helpdesk en een back-up van het dataverkeer.
• Kosten per verzonden e-mailadres: de kosten per verzonden e-mail worden meestal als CPM weergegeven (prijs per 1.000 verzonden e-mails). De prijs is afhankelijk van de grootte van je database: hoe groter je database hoe lager de CPM-prijs.

Voor een ESP met een uitgebreide interface betaal je meestal alle bovengenoemde kosten. Heb je zelf technische kennis, dan betaal je meestal alleen de CPM-prijs. De CPM ligt overigens een stuk lager bij ESP’s waarbij je de techniek zelf doet. (CPM’s kunnen verschillen van 10 cent tot 9 euro).

Plan goed om hoge prijzen te voorkomen

Bedenk goed van te voren met hoeveel e-mail adressen je je database wil laten groeien zodat je later niet voor relatief hoge kosten komt te staan. Vergelijk daarnaast de kosten van je eigen developers versus een ESP die de meest technische zaken voor je uit handen neemt. Let ten slotte altijd op bijkomende kosten, zoals het opmaken en ‘html-en’ van nieuwsbrieftemplates. Aan de hand van het kostenoverzicht kun je bepalen welke ESP voor jou het voordeligst en meest efficiënt is.

Tot slot: onderhandel!

Ga voor een ESP waarbij je je comfortabel voelt en die voldoet aan jouw wensen. Zorg dat je alles eerst intern hebt uitgezocht, zoals het vergelijken van alle ESP’s, je e-mail marketingstrategie en jouw wil om e-mailmarketing te professionaliseren. Onderhandel met de E-mail Service Provider over de prijs, want hier valt nog wel eens wat uit te halen. Hoe groter jouw e-maildatabase, hoe beter je kunt onderhandelen.