Nooit meer vergaderen dankzij enterprise social media

Microsoft kocht deze zomer voor 1,2 miljard dollar de sociale netwerksoftware leverancier Yammer: een teken dat enterprise social media (ESM) langzaam uit de kinderschoenen groeit. Toch is er nog een lange weg te gaan. 

Ik zie grote organisaties allemaal worstelen met de interne adoptie van social tools. “Facebook gaat toch ook vanzelf?” is nog te vaak de gedachte achter een slechte (lees: geen) social business strategie. ESM gebruiken voor je ‘echte werk’ is in mijn ogen de enige echte driver van een succesvolle adoptie van deze tools bij organisaties. Recent onderzoek van Forrester onderschrijft die belangrijke voorwaarde.

Voordelen te abstract

Een belangrijke oorzaak van het feit dat er nog maar weinig gewerkt wordt met social tools is dat mensen de voordelen ervan op een te abstract niveau beschrijven. Wat betekenen termen als ‘betere beslissingen nemen’, ‘kennis delen’, ‘expertise vinden’ en ‘meer innovatie’ nou echt voor de gemiddelde werknemer? Ze knikken begripvol en gaan vervolgens weer verder met waar ze gebleven waren. Daarom is het mijns inziens belangrijk de toepassing echt concreet te maken.

Vergaderen overbodig maken

In deze serie van artikelen geef ik tips over hoe je een aantal concrete en veelvoorkomende werkactiviteiten met sociale media kunt verbeteren. Ik trap af met de activiteit vergaderen. Niet heel spannend, maar iedereen doet het en iedereen klaagt er over. Het is ons inmiddels meerdere malen gelukt om vergaderingen helemaal overbodig te maken en zelfs te laten verdwijnen.

Hoe werkt het?

Maak met elkaar de afspraak dat alles wat besproken moet worden in de vergadering vastgelegd wordt via het microblogkanaal (b.v. Yammer, Newsgator, Workvoices, Attini of Jive), voorzien van een afgesproken tag, zoals ‘TO’ voor teamoverleg of ‘MT’ voor managementteam. Tuig hiervoor op het platform een speciale (al dan niet gesloten) groep op. Op deze manier vormt de agenda zich vanzelf. Je hebt nu al de eerste besparing te pakken: afstemming over de agenda is niet meer nodig en hij hoeft niet meer opgesteld en rondgestuurd te worden.

Aan het begin van de meeting klikt de secretaris op de tag en het systeem zet netjes alle agendapunten voor vandaag op een rijtje. Het is aan te raden een beamer of een groot scherm te gebruiken en niet iedereen op zijn eigen laptop te laten kijken.

Tijdens de meeting maakt de secretaris in een reply op ieder agendapunt duidelijk wat er besloten is of wat de volgende stap is. Als er een taak wordt toegewezen aan een persoon gebeurt dit met een tag speciaal voor de desbetreffende persoon. In ons eigen overleg gebruiken we voor mijn taken de tag ‘Todo Jaap’. Op een later tijdstip hoef ik alleen op deze tag te klikken en ik krijg direct een lijst met alle taken die ik heb.

Als het agendapunt afgehandeld is en niet meer terug hoeft te komen in het overleg, verwijder je de tag van de meeting. Voeg direct een archiveringstag toe aan het item, bijvoorbeeld ‘MT Archief’. Dit is belangrijk om op een later tijdstip te kunnen zien hoe bepaalde beslissingen precies tot stand zijn gekomen.

Als de vergadering een MT betreft, kunnen de deelnemers ook bepalen of een besluit buiten het MT gecommuniceerd moet worden. Als dat zo is, kan de thread direct gedeeld worden in een publieke groep. Op deze wijze real time besluiten communiceren vergroot de engagement bij het personeel aanzienlijk. Niet alle tools hebben deze functionaliteit.

Niet taggen in de tekst

Bij veel tools kun je tags maken door het #-teken te gebruiken in de tekst. Dat werkt heel gemakkelijk, maar het betekent ook dat de tag niet meer verwijderd kan worden. Een post met #MT in de tekst is dan voor eeuwig geagendeerd. Houd er in de selectie van een tool daarom rekening mee of je tags kan toevoegen en verwijderen bij posts. Als dat niet kan, is het moeilijker processen en workflows op te tuigen.

Voor aanvang al onderwerpen van de agenda strepen

Als je het vergaderproces op deze manier optuigt, zal je merken dat er op veel geposte onderwerpen al direct door mensen gereageerd wordt. Vaak ondernemen ze zelfs al actie. Het resultaat: het onderwerp kan vaak weer van de agenda af. Je zal zien dat de agenda bij ieder overleg korter wordt tot je op een dag samenkomt en er eigenlijk niets te bespreken valt.

‘Het nieuwe vergaderen’ introduceren in je organisatie

Als je hiermee aan de slag wilt, is het niet aan te raden de boodschap ‘we gaan vergaderingen opheffen’ te verkondigen. Dat genereert vooral weerstand. Focus op de voordelen van het gebruik van social tools voor het vergaderproces:

• Het gemak waarop de agenda beheerd wordt en het snel verdelen van taken.
• Veel van de discussie voorafgaand aan de vergadering kan online plaatsvinden. Dit bespaart tijd en je kan direct door naar het nemen van de beslissing.
• Er hoeft niet meer achteraf genotuleerd te worden. Dat gebeurt real time tijdens de vergadering.
• De redenering rond beslissingen zijn achteraf altijd goed terug te vinden.

Laat de medewerkers vervolgens zelf ervaren hoe het aantal agendapunten per vergadering afneemt, zodat ze uiteindelijk zelf concluderen dat vergaderen eigenlijk niet meer nodig is.

Technische ontwikkelingen om in de gaten te houden

Tot op heden ervaar ik bij organisaties twee problemen bij het vergaderen op deze manier. Ten eerste is het bij de grote softwarepakketten nog niet mogelijk om het aspect tijd mee te geven aan een post. Zo kan je bijvoorbeeld niet instellen dat een onderwerp pas weer gepland wordt over twee maanden of dat de deadline volgende week is. Het tweede probleem is dat de meeste tools nog niet goed integreren met back-end systemen. Zo is bijvoorbeeld interactie met CRM-systemen handig voor salesoverleg of klachtenafhandeling. Door de meeste leveranciers wordt hier echter al hard aan gewerkt.

Stevige afspraken maken noodzakelijk

Je kunt het vergaderproces flink verbeteren door sociale tools in te zetten. Als je het goed doet, verdwijnen veel vergaderingen vanzelf of nemen ze in ieder geval in frequentie af. Het is belangrijk een paar stevige afspraken te maken rond het gebruik van tags en later over het online voeren van de discussie. Ga niet de organisatie in met de boodschap dat je vergaderingen af komt schaffen, maar benadruk de voordelen van het gebruik van sociale tools. In volgende artikelen ga ik in op de volgende onderwerpen:

• Hoe kan ik delen van mijn werk crowdsourcen?
• Het managen van incidenten via sociale tools
• De sociale service desk

Hierbij vraag ik iedereen die ervaring heeft opgedaan met het gebruik van social tools bij vergaderingen of van plan is ermee aan de slag te gaan om in de comments ervaringen te delen. Ideeën ter verbetering zijn ook welkom.