De uitdaging, de tools, de organisatie en het individu…

… bepalen in samenspel het resultaat van het gebruik van Web 2.0-toepassingen zoals blogs, wiki’s en andere sociale netwerken binnen de grenzen van de organisatie. De waarde en het resultaat van het inzetten van dit soort sociale netwerken hangt af van de fase waarin de uitdaging (doelstelling of te bereiken resultaat) zich bevindt, de reden van het betrekken van individuen én de aanpak.

We hebben inmiddels geconcludeerd dat het bedrijfsmatig gebruik van Web 2.0-toepassingen stijgt. Het management ziet kansen, maar gebruik en toepassing ervan valt tegen waardoor de gewenste kwaliteitsverbetering in de praktijk achterblijft. Maar waar gaat het dan mis?

De vraag die gesteld kan worden is: maken we wel bewuste keuzes bij het inzetten van Web 2.0 toepassingen? Of starten we vanuit een hype, de heb of een andere reden? Laten we beginnen bij de basis, de reden waarom bedrijven Web 2.0 toepassingen inzetten. Hier zijn 5 redenen beschreven die bedrijven als focus hanteren bij het inzetten van sociale netwerken rondom en binnen de organisatie.

1. Leuk dat je het vraagt…

Want het draait niet alleen om het antwoord, soms ook om het stellen van de vraag. De nieuwe generatie voelt zich minder verbonden met het bedrijf. Verbinden betekent mensen écht vragen om hun bijdrage. Het faciliteren van betrokkenheid is een impliciete waarde van sociale netwerken.

2. Best of the Best…

Laat mensen zichzelf met een uitdaging verbinden in plaats van ze te verplichten. Nodig iedereen uit, niet iedereen doet mee, maar de top concepten zijn weldoordacht, door mensen die er voor gaan, de mensen die jij wilt vinden…

3. Sociale innovatie…

Slechts 25% van het innovatiesucces binnen Nederlandse organisaties wordt bepaald door R&D investeringen en 75% door slim managen en innovatief organiseren. Wat gebeurt er als je mensen uit de crossfunctionele teams combineert met mensen uit totaal andere disciplines, andere branches en misschien wel van de andere kant van de wereld? Sociale netwerken maken het mogelijk om heel veel mensen met verschillende achtergronden en specialiteiten uit te nodigen. En stel je die ene briljant eens voor die een doorbraak initieert…

4. Vertrouwen en zelfvertrouwen…

Een goed ingericht sociaal netwerk stimuleert interactie en betrokkenheid van mensen. Het is prachtig om openlijke, niet-hiërarchische discussies online te zien bloeien. Hier ontstaat echte betrokkenheid, een waardevol gesprek voor zowél deelnemers als toeschouwers, wat bijdraagt aan het opbouwen van onderling vertrouwen en zelfvertrouwen bij de medewerkers…

5. De waarde van het gesprek…

Sociale netwerktoepassingen leveren niet directe waarde. Het feit dat ik hier schrijf en wij (hopelijk) met elkaar het gesprek aan gaan heeft alleen direct waarde als iemand deze informatie nu nodig heeft. Het voordeel van de technische ontwikkelingen is dat alle informatie uit de gesprekken beschikbaar blijft en wanneer nodig gelezen, gebruikt, gemixt en opnieuw toegepast kan worden. Standing on the shoulders of colleagues, dieper begrip helpt bij het nemen van slimmere, betere en meer volledige beslissingen om één stap verder te komen.

Waarde en resultaat

Een sociale netwerk toepassing is in de basis een nieuw communicatieplatform dat op slimme wijze ingezet kan worden om uitdagingen te realiseren. Het realiseren van een uitdaging of de weg naar een te bereiken doel doorloopt verschillende fasen. De focus van het sociale netwerk verschuift gedurende de verschillende fasen.

In de eerste fase van bijvoorbeeld productontwikkeling, de idee en concept fase, wil je op een snelle manier ideeën en nieuwe inzichten verzamelen met creatieve mensen. Naast het technisch faciliteren van bijvoorbeeld een wiki-omgeving is het dus zaak om veel mensen uit te nodigen en te laten participeren (“leuk dat je het vraagt”). Dat alles met weinig regie.

In de volgende fase als bepaalde ideeën verder worden verkend en kennisontwikkeling op bepaalde onderwerpen gestimuleerd moet worden, kan de wiki worden opengezet voor werkgroepen die aan een bepaald onderwerp gaan werken. Dat betekent dat er meer mensen parallel werken en er bijvoorbeeld meer geregisseerd moet worden om het geheel in goede banen te leiden. Dan helpt het om procesrollen in te richten die het proces kunnen initiëren, begeleiden, prikkelen, samenvatten en aanscherpen (“sociale innovatie”).

En als tot slot een keuze is gemaakt om bijvoorbeeld één idee tot op detail uit te werken, zullen specialisten hun kennis delen in een wellicht beperktere kring.  Dan is het zaak om heel doelgericht de juiste personen te selecteren en uit te nodigen (“best of the best”).

Samenvattend wil ik stellen dat het op waardevolle wijze inzetten van sociale netwerken vraagt om het maken van bewuste keuzes.

1. Wat zijn de verschillende fasen van de uitdaging (te realiseren doelstelling)?
2. De focus per fase bepaalt de uitgangspunten en de reden waarom het sociale netwerk wordt ingezet.
3. Baseer de inrichting (wie, waar, hoe) van het netwerk op de uitgangspunten en besteed aandacht aan de techniek, de organisatie en de mens.

Hebben jullie ervaring met dergelijke projecten waarbij de focus van het sociale netwerk gaandeweg verschuift? Hoe hebben jullie hierop geanticipeerd? Wat werkt?

Tom Olsthoorn is adviseur bij Hutspot, een adviesbureau dat zich heeft gespecialiseerd in organisatievraagstukken en veranderkunde rondom 2.0-toepassingen en de nieuwe manier van werken.