Zoom onderzoek: veel managers verliezen dagelijks een uur door slechte samenwerking

Managers en werknemers vinden persoonlijk overleg het productiefst, maar kiezen liever voor chat

De meeste managers (60%) hebben per dag drie of meer vergaderingen en werkoverleggen. Die besprekingen verlopen niet altijd efficiënt. Ongeveer een derde van de managers is gemiddeld een uur per dag kwijt om de gevolgen van gebrekkige samenwerking op te lossen. Dat blijkt uit recent onderzoek van Zoom naar samenwerking op de werkvloer, waarvoor 5.100 werknemers en 2.869 managers werden bevraagd in 16 landen wereldwijd, waaronder Nederland. Ons land is koploper in de toepassing van AI voor productiviteit en samenwerking.

Ruim een derde van de managers (37%) zegt nodeloos tijd kwijt te zijn door vergaderingen of chats die geen probleem oplossen of geen duidelijk resultaat opleveren. Een vergelijkbaar deel (34%) moet na de meeting teamleden alsnog vragen naar de status van projecten en taken. Een overgrote meerderheid van managers (83%) en werknemers (77%) zegt bovendien in de aanloop naar een vergadering al veel tijd te verliezen met het vinden van een geschikt moment voor overleg. Nog zo’n ergernispunt: ruim vier vijfde van de managers (82%) en medewerkers (81%) moeten lang wachten op een reactie van een collega op een vergaderverzoek.

Verschil in generaties: babyboomers vergaderen het liefst persoonlijk
De deelnemers aan het onderzoek werken in meerderheid (managers 63%, werknemers 53%) hybride – deels op kantoor, deels op afstand. Ongeveer een derde (32%, werknemers 39%) werkt volledig op kantoor. Zowel managers als werknemers zeggen dat traditionele vergaderingen, waarbij iedereen lijfelijk aanwezig is, in het algemeen het meest effectief zijn. Toch heeft die overlegvorm niet de voorkeur. De helft van de managers (50%) geeft de voorkeur aan chats (via toepassingen als Slack, Microsoft Teams en Zoom Team Chat), gevolgd door communicatie via projectmanagementtoepassingen als Trello en Asana (44%) en dan pas persoonlijke meetings (38%). Werknemers kiezen het liefst ook voor chats (64%), daarna voor e-mail (63%) en als derde persoonlijke meetings (54%). Die voorkeuren zijn enigszins generatiegebonden. Van de babyboomers geeft twee derde de voorkeur aan persoonlijke vergaderingen (67%), Gen X (53%) en millennials (49%) aan chats en Gen Z kiest in meerderheid (52%) voor projectmanagementtoepassingen.

AI helpt bij het verbeteren van productiviteit
Technologie kan helpen bij het verbeteren van de samenwerking, maar kan ook een extra drempel opwerpen. Hoe meer apps voor samenwerking worden gebruikt, des te meer uitdagingen dat oplevert. Managers die 5-10 apps gebruiken, zien dat de afstemming tussen teams achterblijft (34%), dat er miscommunicatie tussen teamleden ontstaat (35%) en dat er minder betrokkenheid is (29%). Managers die AI inzetten, zien wel een duidelijke verbetering in productiviteit. Ruim vier vijfde zegt dat teams dankzij AI sneller taken te voltooien, productiever te zijn en betere kwaliteit van werken te leveren. Van de onderzochte landen is Nederland koploper in de frequente toepassing van AI. 85% van de Nederlandse managers gebruikt AI dagelijks of een aantal keer per week.

“Managers en werknemers zijn veel tijd per dag kwijt aan samenwerking en overleg. Te veel tijd, als je het aan de managers vraagt. Zij zien dat er veel uren verloren gaan met improductieve meetings. Meer apps lossen dat probleem niet op. AI kan wel een bijdrage leveren aan effectievere samenwerking. Voor organisaties is het belangrijk om goed te luisteren naar de ervaring en wensen van managers en werknemers. Gerichte ondersteuning door de juiste technologie kan veel verloren tijd voorkomen – en dus veel geld schelen”, aldus Zoom.

Over het onderzoek
Het rapport Global Collaboration in the Workplace van Zoom is gebaseerd op online onderzoek dat is uitgevoerd door Morning Consult van 13 tot en met 28 juni 2024 onder 7.969 fulltime kenniswerkers (5.100 werknemers en 2.869 teamleiders en managers in Nederland, de VS, Canada, het VK, Ierland, Duitsland, Frankrijk, Italië, Spanje, Zweden, Japan, Singapore, India, Australië, Saudi Arabië, en VAE). Deelnemers werd gevraagd naar de invloed van de apps en digitale toepassingen die ze gebruiken, hun werk- en samenwerkingsvoorkeur en hoe al deze factoren impact hebben op samenwerking en productiviteit in het werk.