Deze 3 KPI’s bepalen jouw financieel succes in 2024

Natuurlijk wil je ook in 2024 het meeste uit je marketingbureau of (digital) agency halen. Maar ontwikkelingen als inflatie en krapte op de arbeidsmarkt kunnen een behoorlijke impact hebben op je omzet en de financiële ruimte om je ambities waar te maken. Een financieel gezonde basis voor jouw bureau is daarom belangrijker dan ooit. Maar, hoe doe je dat? In dit artikel leggen we je uit hoe je met drie KPI’s monitort of je je financiële doelstellingen gaat behalen.

3 KPI’s om je financiële doelen te monitoren

Als je goed bent met cijfers, is het verleidelijk om te sturen op veel KPI’s. Maar je hebt er maar drie nodig om te beoordelen of je bedrijf financieel gezond is: productiviteit, budgetbewaking en het gemiddeld gerealiseerd uurtarief. Ik leg hier uit hoe je hierop stuurt.

KPI 1. Productiviteit

De productiviteitsnorm komt voort uit de begroting; op basis van de beschikbare uren van je medewerkers, het verkooptarief en de productiviteit reken je uit hoeveel omzet je als bedrijf kunt halen. De productiviteit is de hoeveelheid tijd die medewerkers besteden aan klanten. Als medewerkers voldoende productief zijn, levert dat geld op. Mits ze niet steeds over het beschikbare budget gaan.

Hoe verbeter je je productiviteit?

Productiviteit verbeteren is de taak van de projectleider en/of account director. Die zorgt ervoor dat het team een goede stroom van werk en opdrachten heeft, maar kijkt ook of het teamlid en een klant goed bij elkaar passen. Met deze drie tips verbeter je de productiviteit van je team:

1. Deel de productiviteitsnorm met je team
   Transparantie leidt tot meer betrokkenheid. Stel bijvoorbeeld dashboards op waarmee je team realtime inzicht heeft in de prestaties. Zo leer je van elkaar en werk je samen om het gezamenlijke doel te bereiken.

2. Stimuleer nauwkeurige tijdregistratie
   Zorg dat jij en je team goed registreren hoeveel tijd je aan klanten besteedt. Dus ook als er vaste prijzen zijn afgesproken en de fases van voorbereiding en nazorg; dat kost bij agencies vaak veel tijd. Goed inzicht in uren voorkomt achteraf een hoop gedoe met klanten.

3. Controleer tot slot de declarabiliteit
   Kun je je productieve uren daadwerkelijk factureren naar de klant? Dat meet je met de declarabiliteit. Monitor je bij- en afboekingen per klant. Analyseer de bijzonderheden en bespreek met je team wat de oorzaak hiervan is. Durf ook door te vragen. De ene medewerker kan soms beter met een bepaalde klant omgaan dan de andere medewerker. Verdeel werkzaamheden opnieuw als dat nodig is, zodat elke klant bediend wordt op het juiste niveau.

KPI 2. Budgetbewaking

Deze KPI vertelt of je projecten binnen het afgesproken (uren)budget blijven. Teamleden schrijven hun gewerkte uren op een specifiek project van een klant. Het is belangrijk dat zowel medewerkers als de projectleider realtime kunnen zien hoeveel tijd er aan het project is besteed en of hiermee binnen het gestelde budget is gebleven. Je signaleert dus vroegtijdig budgetoverschrijdingen en voorkomt verrassingen achteraf.

Hoe bewaak je het budget effectief?

De projectleider stelt voor elk project of elke klantafspraak een urenbudget op, gebaseerd op de afspraken in de offerte, en houdt samen met het team de voortgang in de gaten.

1. Communiceer de gemaakte afspraken

Leg aan je team uit hoe de klantafspraken en bijbehorende budgetten zijn opgebouwd en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Zorg vervolgens dat iedereen uren schrijft om inzicht te krijgen of de afspraken realistisch waren. Niet ieder teamlid voelt het belang van uren schrijven. Wees daar duidelijk en transparant over. Door de juiste tijdregistratie komt waardevolle informatie naar boven.

2. Maak afspraken inzichtelijk

Het helpt om budgetoverschrijding visueel in kaart te krijgen. De juiste projectsoftware kan daarbij helpen om de budgetten en besteding bij het registreren van tijd al inzichtelijk te maken. Ook krijgt de projectleider een signaal als het budget overschreden dreigt te worden. Een mooi moment om bij het team in te checken of je nog op schema ligt.

3. Analyseer de resultaten

Ontdek patronen. Leer waarom bepaalde projecten altijd binnen budget moeten blijven, en waarom andere projecten continu budget overschrijden. Wees transparant en voer een open gesprek met je team: vraagt de klant te veel van je? Of is de opdracht vooraf te laag ingeschat en was de prijsafspraak niet goed?

KPI 3. gemiddeld gerealiseerd uurtarief

De belangrijkste KPI die je als eigenaar, directielid of managing partner helpt om snel inzicht te krijgen in de financiële prestaties van je bureau is het gemiddeld gerealiseerd uurtarief. Deze KPI toont je effective rate: de mate waarop je bureau in staat is om de gewerkte uren daadwerkelijk te factureren.

Hoe stuur je op gemiddeld gerealiseerd uurtarief?

Eigenaren, directieleden en managing partners hebben als taak om te sturen op het gemiddeld gerealiseerde uurtarief. Projectleiders ondersteunen door toe te zien dat de project- en urenregistratie klopt.

1. Bepaal je uurtarief
   Bereken je verwachte uitgaven en bepaal je benodigde winstmarge. Vervolgens breng je capaciteit in kaart; hoeveel fte is er en wat is de gemiddelde productiviteit van je medewerkers? Deel de gewenste omzet door je productieve uren om je minimale uurtarief te bepalen.

2. Vergelijk projecten
   Meestal kijk je alleen naar eindbedragen, maar het gemiddeld uurtarief helpt je een eerlijke vergelijking tussen projecten te maken. Je kan zo winstgevende projecten (waar veel uren tegen een hoog tarief zijn gerealiseerd) vergelijken met minder rendabele projecten (waar veel uren tegen een lager tarief zijn gerealiseerd). Het gaat hierbij om de effective rate: zet je je uren wel goed in?

3. Verbeter je businessmodel
   Met deze inzichten, kun je vervolgens je bedrijfsvoering verbeteren. Maak bijvoorbeeld betere afspraken met klanten. Dat kan door de offerte uit te breiden en al je (onzichtbare) kosten mee te nemen, ruimere ureninschattingen te maken of je tariefstelling aan te passen. Maar ook je efficiëntie verbeteren is belangrijk. Zorg voor een soepele samenwerking, bewaak budgetten en automatiseer taken die veel tijd kosten.

Zo wordt je marketingbureau financieel succesvol in 2024

Productiviteit, budgetbewaking en het gemiddeld gerealiseerde uurtarief: dat zijn alle KPI’s die je nodig hebt om je bureau of agency goed voor te bereiden op 2024. Zo wordt jouw bedrijfsvoering een stuk makkelijker én leuker – dat beloven we je!