Communicatie 14 mrt 2025 om 08:00 0 4 min lezen

Een betaald abonnement voor je favoriete AI-tool? Zo overtuig je jouw manager

Kim Pot van Info Support

Een betaald abonnement voor je favoriete AI-tool? Zo overtuig je jouw manager

Je bent lekker aan het experimenteren met een AI-tool en dan … oei, je bent door je credits heen. Nu moet je wachten tot morgen voordat je de AI-tool verder kunt gebruiken. Je ziet heel veel mogelijkheden, maar je komt zonder betaald abonnement niet ver. Als je je manager erbij betrekt dan is de eerste reactie “nee”. Of misschien vraag je het niet eens, omdat jij er al van overtuigd bent dat je een ‘nee’ gaat horen. Wat kun je doen om een sterke business case te bouwen om je manager en stakeholders te overtuigen?

Alle managers van Nederland: pak een kop koffie en laat dit artikel voor wat het is. Voor alle andere marcom-professionals: I got you!

Waar zit de weerstand tegen betaalde abonnementen voor AI-tools?

De meeste AI-tools hebben gratis versies met beperkte functies, waardoor er getwijfeld wordt of een upgrade nodig is. “We kunnen toch ook de gratis variant gebruiken?” Het kan zijn dat je manager AI-tools niet of op een andere manier gebruikt en daarom vanuit zijn of haar situatie de waarde niet ziet. Daarnaast zie ik vaak dat de vraag ‘Wat levert het gebruik van AI-tools op?’ niet goed beantwoord kan worden.

Dat zijn een aantal factoren waarom het spannend kan zijn om de keuze tussen een gratis en betaald abonnement te maken. Mijn advies? Begin klein en maak AI meetbaar. Zo kun je de meerwaarde bewijzen voordat er groter geïnvesteerd wordt. Maar hoe pak je dat aan?

Hoe overtuig je jouw manager en collega’s voor een betaald AI-abonnement?

Achterhaal waar nu de ‘nee’ vandaan komt bij je manager. Ga een open gesprek aan en luister. Dit doe je ook bij andere betrokken stakeholders, zoals je collega’s van IT of bijvoorbeeld legal. In mijn enthousiasme ga ik nog regelmatig rennen zonder te kijken of alle stakeholders wel mee zijn. Leuk als je manager dan meerent, maar jammer als later in het proces blijk dat een andere stakeholder bezwaar heeft. Daar gaat je tijd, moeite en vooral je betaalde abonnement.

Business case

Vervolgens kies je een taak uit en daaromheen bouw je een business case. Laten we een voorbeeld pakken: het controleren van artikelen. Hoe lang ben je daar nu mee bezig? Stel dat dat 45 minuten per artikel is. Hoe zou dat eruitzien als je een Custom GPT hebt als assistent die je helpt met het controleren van de artikelen? Ik doe een gok: de tijd per artikel wordt verlaagd naar 20 minuten en ook de kwaliteit van de content verbetert doordat er minder menselijke fouten instaan.

Je controleert twee artikelen per week. Met een ChatGPT Plus-abonnement bespaar je dus 50 minuten per week en meer dan 3 uur per maand. Dat keer je uurloon is hoop ik (heel hard) echt meer dan de 20 dollar per maand die een abonnement kost.

Pilot

Houd het simpel en maak het zo concreet mogelijk voor je manager. Wat helpt is om in je business case uit te gaan van een pilot. Spreek daar een duidelijk proces voor af. Wie gaan er testen? Hoelang test je de AI-tool? Waar let of scoor je op? Wat leg je vast?

Mijn grootste valkuil bij dergelijke pilots was altijd dat ik niet helder genoeg afsprak wanneer de pilot succesvol was. Zorg dat je dat zwart op wit hebt staan. Anders kan daar zomaar discussie over ontstaan. Vergeet niet om je manager ook bij de pilot te betrekken. Mensen waarderen iets wat ze zelf in handen hebben gehad …

Lees ook: Zo creëer je draagvlak in je team

Is de pilot een succes? Gefeliciteerd! Bespreek samen met je manager hoe je gaat opschalen. Doe dat stapsgewijs en houd het klein. Ik kan het niet vaak genoeg benadrukken: stap voor stap kom je er ook! Sterker nog: pak je het opschalen te groot aan? Dan is de kans groot dat deze AI-tool niet geadopteerd gaat worden. Collega’s hebben passende begeleiding nodig, bijvoorbeeld training. Daar is ruimte voor als je klein begint. Plus zo leer je wat er wel en niet helder is en spoor je samen uitdagingen op voordat een grote groep collega’s met de AI-tool werkt. Dan is het een stuk lastiger om zaken te veranderen.

Na de pilot

Wat belangrijk is na de pilot (en wat vaak vergeten wordt) is om af te spreken hoe het zit met verantwoordelijkheden. Ben jij verantwoordelijk voor de AI-tool en het proces? Of maak je daar andere afspraken over? Ik zie dat het vaak lastig is om van experimenteren naar opschalen en integreren te gaan, omdat we naar elkaar blijven kijken. Jij pakt dat dus anders aan.

Is de pilot geen succes? Ook dan evalueer je met elkaar. Waarom was de pilot geen succes? Is het zinvol om een andere AI-tool te testen? Of moet je concluderen dat je de gekozen taak toch beter zelf kunt blijven doen, vanwege security, ethiek, techniek of iets anders. Vergeet niet dat AI nog steeds niet het antwoord op alles is. Dus hou een open blik. Ga geen AI gebruiken, zodat je dan maar AI gebruikt.

Belangrijk: documenteer pilots. Ik hoop dat je nog veel gaat experimenteren met AI-tools. Over een jaar is het lastig terug te halen welke AI-tools jullie geprobeerd hebben en wat de bevindingen waren. Je hoeft geen heel boekwerk te schrijven, maar leg wel wat vast en doe dat op een centrale plek. Nog handiger als de hele organisatie dat op dezelfde plek doet.

3 psychologische principes voor overtuiging

Denk je na het lezen van bovenstaande: nee, dit gaat niet genoeg zijn om mijn manager te overtuigen? Dan heb ik nog drie psychologische principes voor je:

1. Pre-suasion (Cialdini, 2016)

Zorg dat je manager vooraf al positief over AI denkt.

Stuur een artikel over hoe concurrenten AI succesvol inzetten.
Vraag: “Als AI je een uur per week zou besparen, hoe zou je die tijd dan gebruiken?” Dit helpt om AI als waardevol te zien nog vóór het echte gesprek.

2. Het IKEA-effect

Mensen waarderen iets meer als ze er zelf aan bijdragen. Betrek je manager dus in de beslissing:

“Welke KPI’s vind jij belangrijk om de impact van AI te meten?”
“Wil je zelf een korte test met de tool doen?” Zo voelt het als zijn/haar eigen project, waardoor de kans op goedkeuring groter wordt.