Hoe visualiseren tot meer doelgerichtheid leidt [4 principes]

Sociale psychologie, onderwijs, sport en verandermanagement maken er allemaal gebruik van: visualisatie. De key tot meer doelgerichte actie en betere resultaten is visualiseren. Hoe dat werkt? Om beter te begrijpen hoe dit tot stand komt, verdiepte ik me in onderzoeken over het vraagstuk: waarom leidt visualiseren (intern of extern in de fysieke ruimte) tot meer doelgerichtheid? Aan de hand van voorbeelden leg ik uit hoe agile lean werken en visualisatie zich tot elkaar verhouden.

3 vormen van visualiseren

Visualiseren kan intern (in gedachten) en vanuit intern naar extern, in de fysieke ruimte. De methode die je kiest, stem je af op de behoefte van degene die visualiseert en het soort samenwerking. Je kunt visualiseren door:

1. In gedachten een visualisatie te maken van je prestatie (topsport).
2. Visuele metaforen voor beeldvorming te gebruiken.
3. Een gedeeld mentaal model te maken (en daarmee een visie).

In ‘The 7 Habits Of Highly Effective People’ legt Steven Covey uit ‘dat alle dingen twee keer worden gemaakt. Eerst komt het mentale, de visualisatie, en daarna pas de fysieke creatie.’ Dit is het vertrekpunt voor eigenschap 2, waarbij het gaat om het begrijpen van het eindresultaat.

Bewijs voor doelgerichtheid door visualiseren

4 principes die aantonen dat visualiseren tot meer doelgerichtheid leidt:

1. Visualiseer het werk in acties = verhoging doelgerichtheid.
2. Je brein maakt geen onderscheid tussen echt en fake.
3. Visualisatie maakt je interne dialoog zichtbaar en daardoor bespreekbaar.
4. Visuele metaforen maken abstracte concepten makkelijker te begrijpen.

In dit artikel leg ik uit wat er achter het principe zit, gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek en beproefde methodes vanuit agile lean werken.

Principe 1: visualiseer het werk in acties = verhoging doelgerichtheid

Wetenschappers Pham en Taylor (1999, Universiteit van Californië) deden onderzoek naar studenten die binnenkort een examen moesten afleggen. Groep 1 visualiseerde het doel (het examen goed afleggen), groep 2 visualiseerde de acties die nodig waren om het doel te behalen.

Resultaat: groep 2 besteedde ook daadwerkelijk meer tijd aan de voorbereiding en behaalde betere resultaten. Hiermee werd bewezen dat visualiseren een positief effect heeft op de doelgerichtheid van hoe je je tijd besteedt. Daarmee toonden ze een ‘hard’ verband aan tussen voorbereidingstijd en behaalde resultaten.

Een team die lean agile principes hanteert, maakt gebruik van dit principe:

1. Een eenvoudige Work Breakdown Structure (WBS) helpt om te kunnen leveren wat je afspreekt; het ordent de te leveren projectresultaten visueel op verschillende niveaus, op basis van afhankelijkheden.
2. Refinement van het Product en Sprint Backlog voegen waarde toe, omdat je bedenkt welk werk moet gebeuren voordat je je doel kunt behalen. Daarmee visualiseer je de stappen naar je doel toe.
3. Het werken met sprintdoelen verbetert je daily stand-up significant: het maakt de doelgerichtheid van de taken en onderlinge samenhang zichtbaar (als het goed is in een Work Breakdown van feature naar user story en tasks).

Door deze ‘oefening’ mentaal te doen, kan je brein de vertaling van denken naar actie sneller maken.

What I hear, I forget. What I see, I remember. What I do, I understand. (Confucius)

Principe 2: je brein maakt geen onderscheid tussen echt en fake

Het trainen van je lijf en mindset door middel van visualisatie is heel gebruikelijk in sport. Onderzoek toont aan dat mentale training daadwerkelijk spierkracht doet toenemen. Ons brein kent namelijk geen verschil tussen het visualiseren van de actie, of het daadwerkelijk ondergaan van de actie met je lijf. Dat komt doordat ‘neuronen in ons brein mentale beelden op dezelfde manier verwerken als de fysieke handeling.’ Dat werkt als volgt:

1. Als je een actie visualiseert, creëren je hersenen een impuls.
2. Dat signaal vertelt het netwerk van neuronen dat ze de beweging moeten uitvoeren.
3. Door te visualiseren train je dus al je brein en bouw je nieuwe neurale verbindingen en netwerken. Supervet!

Deze techniek wordt in sport allang toegepast, maar je kunt dit principe ook toepassen in een ander soort omgeving. Het gaat erom dat je brein een impuls genereert, waarna het signaal makkelijker en sneller wordt ‘uitgevoerd’.

Zo kun je met je team aan het begin van een project, of van elke iteratie, visualiseren hoe de tussentijdse oplevering eruitziet. Hoe? Door een generale repetitie te doen van een presentatie. Door de peerreview (IT) te gebruiken als presentatiemoment. Hierdoor:

• Wordt het persoonlijk (‘ik sta hier voor het echie’) en voel je de emotie.
• Ga je eerder tot actie over. Visualiseren laat je de noodzaak voelen, in plaats van enkel cognitief te begrijpen.

Principe 3: visualisatie maakt je interne dialoog zichtbaar en daarmee bespreekbaar

Bij het uitdenken van een jaarplan, teamvisie of MVP maak je gebruik van data en inzichten, maar ook van je interne wereld. Want het beeld dat je voor je ziet, is gekoppeld aan het gesprek dat je met jezelf voert. Als iets je triggert, roept dat een interne voorstelling bij je op, waarbij je je goed of minder goed voelt. Beelden roepen emoties op. Daarmee maken beelden je werkelijkheid, je interne wereld.

Na de interne visualisatie kun je nog een stap verder gaan; de interne wereld extern (in de fysieke ruimte) samenbrengen. Twee beproefde methoden zijn:

1. Visual change management: visuele technieken, tools en methode.
2. Obeya: een ‘grote kamer’ waar elk doel en elke taak van een organisatie is gevisualiseerd.

Visual change management

David Sibbit (The Grove) is een grote naam in visueel change management. Hij ontwikkelde verschillende modellen en visuele technieken om te sturen op verandering in organisaties. Zijn werk is een voorbeeld van hoe visuele technieken helpen om de interne dialoog zichtbaar en bespreekbaar te maken.

Een van de modellen van Sibbit is het ‘Seven changes of change’-model; dit geeft handvatten voor het sturen op verandering, in data en in gedrag. Je visualiseert:

• Mogelijkheden, visie en scenario’s.
• Nieuwe beelden (visualisatie), wat het mogelijk maakt om in de nieuwe werkelijkheid te stappen.
• De eerste successen.

Door de interne wereld extern te visualiseren, worden mogelijkheden nieuwe beelden en eerste successen zichtbaar en bespreekbaar.

Obeya en Toyota Kata

Obeya is een Japans woord en betekent ‘grote kamer’. Het wordt gebruikt als een visuele ruimte voor samenwerking. In die ruimte staan strategisch management, probleemoplossing en besluitvorming centraal. Dat doe je door belangrijke informatie, plannen, voortgangsrapporten en doelstellingen op een visuele manier te presenteren.

Obeya is een omgeving voor teams, waar transparant wordt gecommuniceerd, problemen herkend en waar (in real-time) oplossingen worden gezocht voor taaie problemen.

Tim Wiegel ontwikkelde ‘Leading with Obeya’; een methode om Obeya als tool effectief in te zetten voor verandering. Onderdeel van de Obeya is het oplossen van moeilijk oplosbare issues via Toyota Kata. Daarbij wordt de issue gevisualiseerd en gaat een coach met een teamlid (de ‘improver’) aan de slag om een goede oplossing te bedenken voor het probleem. Daarbij gaat het erom: wat heb je geleerd van wat er mis ging?

 

Principe 4. Visuele metaforen maken abstracte concepten begrijpelijk

Hoe werkt het in je hersenen?

‘Prioriteren is oorlog’, ‘There is no I in team‘. Maar ook: ‘Zien is weten’, en ‘Liefde is een reis’. Het zijn voorbeelden waarbij een abstract concept (prioriteren, team, zien, liefde) via een metafoor begrijpelijk wordt gemaakt. De metafoor werkt als een soort kaart of routering tussen domeinen in onze hersenen, waarbij eigenschappen van de bron worden overgedragen op het doel. En stel je voor dat we ‘oorlog’ zouden vervangen door ‘samenwerken’. Of ‘I’ zouden vervangen door ‘together’? Dan creëren we een nieuwe werkelijkheid bij het begrip. Dit fenomeen is bekend als de ‘Conceptual Metaphor Theory’.

Gibson Guitar

Een voorbeeld van hoe eigenschappen van de bron naar het doel worden overgedragen via een afbeelding is een advertentie van Gibson Guitar. Bron- en doelobject worden dan naast elkaar getoond, waardoor er een vergelijking tussen de twee objecten wordt gemaakt. De kracht van een atoombom is de eigenschap die wordt overgedragen. De boodschap in deze advertentie is dat (het geluid van) een Gibson-gitaar even krachtig is als een atoombom.

Volgens wetenschappers Lakoff en Johnson zijn metaforen niet alleen talig en beschrijvend, maar vormen ze ons denken en handelen op een fundamentele manier.

Je gebruikt beeldspraak om abstracte concepten te begrijpen. Het gebruik van een andere metafoor zorgt er ook voor dat je anders denkt over een vraagstuk of concept. En het belangrijkste is dat je anders handelt.

Waar Lakoff en Johnson (1980) het conceptuele karakter van metaforen aantonen in taal, doet Casasanto (2009) dat in beeld. Kortom: externe visualisatie in beeld (tekenen) maakt abstracte begrippen begrijpelijk.

Hoe werkt het in de praktijk?

In visietrajecten waarbij we een animatie of praatplaat maken, gaan we daarom na het verhaal (script) als eerste op zoek naar een passende metafoor.

• Alles mag geroepen worden, zodat de interne dialoog zichtbaar wordt.
• Daarna kun je het pas met elkaar eens worden over welk beeld de werkelijkheid het beste weergeeft.
• Dus: interne dialoog zichtbaar = bespreekbaar = nieuw beeld.

Regelmatig begeleid ik storytelling en storyboardworkshops bij klanten. Tijdens een van de laatste script- en storyboardworkshop kwamen uiteenlopende metaforen in gesproken taal voorbij:

• Het gesprek ging over abstracte begrippen als ‘samenwerken’ en ‘member zijn van een groep’
• De een zei: “Onze members dragen onze kleuren, als een voetbalelftal.” De ander zei: ”We werken als groep samen; zo zeilen we over de rivier waar werk samenkomt.”
• Beide metaforen hebben een achterliggende ervaring, intentie en voorkeur voor type actie.

Door een metafoor te tekenen:

1. Krijgen abstracte begrippen kleur en betekenis.
2. Komen de verschillende beelden bij elkaar en worden nuances in interpretatie, gevoel en ervaring duidelijk.
3. Kan de metafoor en het beeld worden beoordeeld op impact; de juiste snaar raken in het gewenste gedrag van de doelgroep (= members van een community die de animatie binnenkort te zien krijgen).

Aan de slag

Nu je weet waarom visualiseren (intern of extern in de fysieke ruimte) leidt tot meer doelgerichtheid, is de volgende vraag: hoe pas ik het vanaf vandaag toe? Hierbij een kort stappenplan:

Stap 1: probeer het eerst op jezelf uit

Probeer het eerst uit op je eigen werk. Zo heb jij een ervaring vanuit waar je kunt praten.

• Maak je een (jaar)plan? Ga aan de slag met een visuele metafoor.
• Binnenkort een testmoment? Verleid je collega om op het droge te oefenen.
• Geen muur om strategie en Work Breakdown inzichtelijk te maken? Maak er een in Miro.

Stap 2: kies een vertrekpunt

• Met welk team of groep ga je visualiseren?
• Visualiseren gaat namelijk over transparantie. De vraag is daarom; wie voelt zich comfortabel genoeg om zaken zichtbaar te maken?

Stap 3: bedenk en verwoord je doel

• Visualiseren ondersteunt altijd je doelgerichtheid. Het helpt bij divergeren (keuze creëren) en convergeren (keuzes maken).
• Maak specifiek op welk moment en waar je visualiseren toepast.
• Koppel het waarom van visualiseren aan het grotere doel (van een project of van een overleg).
• Maak een pitch waarin je dit verwoordt. In Jip en Janneketaal.
• Baseer je pitch op wetenschappelijk onderzoek; gebruik de argumenten uit dit artikel daarvoor.

Stap 4: vorm een coalitie

• Zorg dat je voor je aan de slag gaat collega’s een introductie geeft. Gebruik daarvoor je pitch. Mensen springen pas in het diepe als je ze houvast geeft en als je de relatie voedt.

Stap 5: maak een workshopdesign

Of je nu een Review 2.0 doet of visueel gaat faciliteren; start met het maken van een workshopdesign. Een handige tool daarvoor is het workshopdesigncanvas.