De kracht van aanspreken: bouw aan een open cultuur

Kun jij met al je collega’s even goed opschieten? Zijn jullie vrienden voor het leven en is er nooit een vuiltje aan de lucht? Dan ben ik bang dat je aan struisvogelpolitiek doet of last hebt van het Pinokkio-syndroom. Want als je heel eerlijk bent, denk ik niet dat het klopt. In de meeste gevallen is er wel een collega waarmee je minder goed kan opschieten en aan wie je je zelfs ergert. Omdat hij altijd te laat is, op zijn telefoon zit tijdens een bespreking of nooit op tijd zijn taak voor een project afrondt, waardoor jij niet verder kunt. Vrijwel iedereen die samenwerkt, heeft hiermee te maken.

Iemand op zijn gedrag aanspreken is spannend. Het maakt niet uit hoeveel werkervaring je hebt of wat je functie is. We worstelen er allemaal mee, maar praten er liever niet over. Onze eigen lat is de maatstaf voor anderen. Toch, en dit is belangrijk om te onthouden:

Niks zeggen is hetzelfde als toestemmen.

Je laat stilzwijgend gedrag toe dat misschien niet door de beugel kan. Tijd om dat patroon te doorbreken!

De vijf grote frustraties in teams

Als je in een team werkt, herken je deze vijf ergernissen waarschijnlijk meteen:

1. Gebrek aan vertrouwen: zonder vertrouwen, blijf je hangen in beleefdheden en vermijd je moeilijke gesprekken. Je zegt vriendelijk ‘goedemorgen’, maar ondertussen is het voor jou helemaal geen goede morgen.
2. Angst voor confrontatie: we zien een probleem, maar durven het niet aan te kaarten. Want stel je voor dat het uit de hand loopt en eindigt met ruzie…
3. Gebrek aan betrokkenheid: zonder betrokkenheid doet niemand echt zijn best om tot goede oplossingen te komen.
4. Verantwoordelijkheden ontwijken: als niemand wordt aangesproken, wie neemt dan de leiding? Precies, niemand.
5. Te weinig aandacht voor resultaten: iedereen is druk bezig op zijn eigen eilandje en het teamdoel raakt uit zicht. Stip op de horizon? Nergens te bekennen.

Waarom spreken we elkaar zo weinig aan?

In het boek Aanspreken? Gewoon doen! Van Gytha Heins (affiliate) wordt op een hele heldere manier beschreven hoe je iemand het best kunt aanspreken en waarom we dat zo moeilijk vinden. De reden dat aanspreken zo ongemakkelijk is, zit diep. Het gaat niet alleen om de situatie, maar vaak ook om onderliggende angsten en onveiligheid. We willen niet als incompetent overkomen of als iemand die de boel verstoort. Dit leidt tot een soort onderhuids ongemak dat we liever vermijden. Er zijn vijf redenen waarom we vaak aarzelen:

1. We voelen ons niet veilig

We zijn bang dat we dom overkomen als we vragen stellen, of negatief als we kritiek geven. Hierdoor ontstaat een cultuur waarin feedback geven en ontvangen voelt als een gevaarlijke onderneming.

2. We ontkennen onze angst

Veel van ons gedrag wordt gestuurd door angst, ookal hebben we dat vaak niet door. We zijn bang voor de gevolgen van aanspreken, zoals een conflict of iemand die zich gekwetst voelt.

3. We houden niet van slecht nieuws brengen

Het is geen fijn gevoel om iemand te moeten vertellen dat hij iets fout doet. We willen gezichtsverlies voor onszelf én de ander beperken.

4. We focussen op de korte termijn

Het voelt makkelijker om het gesprek uit te stellen. Maar zoals vaak, zijn de gevolgen op de lange termijn veel groter.

5. We willen erbij horen

We willen de harmonie bewaren en onderdeel blijven van de groep. Dus spreken we iemand liever niet aan, ook al knaagt het van binnen.

Toch aanspreken: waarom het belangrijk is

Wat gebeurt er als je wél aanspreekt?

• Goede communicatie leidt tot betere prestaties.
• Teams waarin fouten openlijk besproken worden, presteren aantoonbaar beter.
• Als we ineffectief gedrag van de werkvloer kunnen bannen, kan de productiviteit met wel 28% stijgen.
• Negatieve mensen hebben een veel groter effect op een team dan positieve mensen. Eén negatieve opmerking telt vier tot zeven keer zo zwaar als een positieve.

Nog niet overtuigd? De schrijfster beschrijft een goede oefening om het nut en de noodzaak van aanspreken in te zien. Stel je eens voor hoeveel beter het zou zijn als die negatieve persoon stopt met zijn gedrag. Hoe zou je werkdag er dan uit zien?

Als leidinggevende, maar ook als collega en medewerker, is het jouw verantwoordelijkheid om een open aanspreekcultuur te ontwikkelen. Vraag actief wat je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen, en zorg ervoor dat je anderen aanspreekt op wat zij bijdragen. Ja, het is ongemakkelijk, maar zoals Martin Luther King al zei:

Uiteindelijk onthouden we niet de woorden van onze vijanden, maar het zwijgen van onze vrienden.

 Tijd voor zelfreflectie

Voordat je iemand aanspreekt, is het belangrijk om naar jezelf te kijken. Heb jij jouw afspraken duidelijk gecommuniceerd? Zijn de verwachtingen helder? Zo niet, dan ben jij misschien wel de eerste die aangesproken moet worden. Stel jezelf drie vragen:

1. Wat is mijn aanname over de intentie van de ander?
   Soms projecteren we onze eigen gedachten op een ander zonder echt te weten wat hij of zij bedoelt.
2. Wat heb ik gedaan dat bijdraagt aan het gedrag van de ander?
   Gedrag is een reactie, en soms heb jij misschien wel iets gedaan waardoor de ander zo reageert.
3. Waarom irriteert dit gedrag mij?
   Vaak zegt onze irritatie meer over onszelf dan over de ander. Waar komt je irritatie vandaan?

Aanspreken: doe het goed

Nu je inzicht hebt in je eigen beweegredenen, is het tijd om in actie te komen. Maar hoe?

• Doe het snel: hoe langer je wacht, hoe groter de kans op escalatie.
• Bereid je goed voor: zorg dat je helder hebt wat je wilt zeggen.
• Vraag toestemming voor feedback: “Sta je open voor wat feedback?” Door deze vraag maak je het makkelijker voor de ander om te reageren.
• Let op je non-verbale communicatie: oogcontact en open lichaamstaal doen wonderen. Dit gaat zeker niet vanzelf, want het gaat onbewust. Maar je kunt dit trainen en jezelf ander gedrag aanleren.
• Wees direct en eerlijk: draai er niet omheen. Zeg bijvoorbeeld: “Ik heb een lastige boodschap en wil daar open over zijn.”

Wat je vooral niet moet doen

Sommige aanpakken werken averechts en kunnen het probleem juist groter maken. Gytha Heins noemt in het boek een heleboel voorbeelden, waaronder deze:

• Verschuil je niet achter je functie: spreek vanuit jezelf, niet vanuit je rol.
• Gebruik geen absolute termen zoals ‘altijd’ of ‘nooit’: hierdoor gaan mensen in de verdediging.
• Verpak je boodschap niet tussen complimenten: mensen doorzien dit trucje. Wees gewoon eerlijk.
• Doe niet alsof je moet, maar omdat je wil: zeg: “Ik wil hier iets van zeggen,” niet: “Ik moet dit melden.”

Gewoon doen

De sleutel tot een succesvolle aanspreekcultuur is simpelweg beginnen. Het creëren van een psychologisch veilige omgeving waarin fouten mogen worden gemaakt, is daarbij noodzakelijk. Als leidinggevende geef je het goede voorbeeld door zelf kwetsbaar te zijn. Vraag actief om feedback en deel openlijk wat je hebt geleerd en wat je lastig vindt. Dit moedigt anderen aan om hetzelfde te doen.

Aanspreken? Gewoon doen!” is een praktische gids die iedereen in een team helpt om lastige gesprekken aan te gaan. Gytha Heins legt helder uit waarom aanspreken zo moeilijk is en biedt concrete handvatten voor effectieve communicatie met collega’s. Belangrijke tips zijn onder meer:

• Vraag toestemming voor feedback
• Bereid je goed voor
• Wees direct en eerlijk
• Let op je non-verbale communicatie
• Daarnaast is zelfreflectie essentieel; stel jezelf vragen over je eigen aannames en gedrag

Het boek is nuttig voor iedere medewerker die een open cultuur wil creëren: van teamlid tot lijnmanager en van HR-professional tot directielid. Na het lezen van dit boek zul je inzien dat het je leert om ongemakkelijke gesprekken te zien als kansen voor groei.

Een nieuwe manier van denken: van darten naar puzzelen

Zie het aanspreken van collega’s niet als darten, waarbij je de roos probeert te raken. Denk meer aan puzzelen, waarbij je samen zoekt naar de ontbrekende stukjes. Aanspreken is geen aanval, maar een zoektocht naar verbetering die je samen moet doen.

Dus, wil je iemand aanspreken op zijn gedrag? Begin dan bij jezelf. Begrijp waarom het zo moeilijk is, bereid je goed voor en dan: gewoon doen! Je zult versteld staan van wat het jou en je organisatie gaat brengen.