Dit is de nieuwe definitie van een effectieve digitale werkplek

De digitale werkplek is onmisbaar. Maar wat maakt hem écht effectief? Is het slechts een verzameling van tools, of gaat het om meer? Ik denk het laatste. Dat zie ik vooral in een gedeelde, holistische visie op de digitale werkomgeving. Maar ook in gezamenlijke afspraken over hoe je digitale tools inzet om effectief en efficiënt (samen) te werken. In dit artikel presenteer ik een nieuwe definitie, waarin ik zowel de meer technologische als meer menselijke elementen meeneem.

De fysieke werkomgeving

Stel je eens een fabriekshal voor. Niet te groot, maar zeker ook niet te klein. Er staan tientallen stellingkasten en honderden dozen met spullen. Er staat een lopende band. Door de roldeur aan de zijkant zijn vrachtwagens zichtbaar. Er staan 10-15 personen.

Toch is het geen werkplek. Tenminste, nog niet. Er zijn hulpmiddelen en gereedschappen, maar er zijn ook nog wel wat vragen te stellen. Wat voor spullen zitten er in de dozen? Moeten ze in de stellingkasten of juist niet? Staat de lopende band op de juiste plek? Komen de spullen aan of moeten ze met de vrachtwagen weg? Kortom: wat is precies het werk van de mensen in de fabriekshal?

Een fabriekshal met materialen en hulpmiddelen is nog geen werkplek, totdat de mensen weten wat er moet gebeuren. Totdat ze afspraken maken over wie welke taak op zich neemt. En over hoe ze hun taak uitvoeren en hoe ieders werk bijdraagt aan het geheel. Er is een doel nodig, afstemming, leiderschap. Pas dan is het een werkplek, een fysieke werkplek.

De digitale werkomgeving

Stel je nu eens voor hoe dit zit voor de digitale werkplek. De stellingkasten zijn misschien de mappen in Microsoft Teams of Google Drive. De spullen zijn bestanden: zoals documenten en spreadsheets. Maar misschien ook wel digitale producten voor de klant. De lopende band is een planningsapplicatie die het werkproces ondersteunt, denk aan Trello of Planner. En de mensen, die moeten aan het werk. Maar wat moeten ze precies doen?

Net als voor de fysieke werkomgeving geldt dat een digitale omgeving niet simpelweg een digitale werkplek, is. Ook hier zijn er vragen die op een antwoord wachten. Wat moeten we doen? Voor wie werken we? Wie doet wat en hoe werken we samen? Hoe weten we of ons werk succesvol is? Ook digitaal is een doel, afstemming en leiderschap nodig. En dan pas wordt een digitale plek een digitale werkplek of digitale werkomgeving.

Definities doen ertoe

Het is glashelder dat je als organisatie voor je fysieke werkomgeving meer nodig hebt dan een werkruimte, gereedschappen, materiaal en mensen. Zet die vier dingen bij elkaar en er gebeurt in principe nog niets. Toch lijkt het erop dat we dat voor kenniswerkers en de digitale werkomgeving wel verwachten. ‘Hier heb je Microsoft 365 en veel plezier ermee’, zal ik maar zeggen.

Zo werk het niet (pun intended). Dat blijkt onder meer uit productiviteitscijfers van de afgelopen jaren. En uit de vele professionals met burn-out klachten. Maar dat is buiten de scope van mijn artikel. Want ik denk dat deze uitdaging er ook mee te maken heeft dat we geen goede definitie hebben van wat de digitale werkomgeving eigenlijk is.

Definitie van de digitale werkomgeving

Wat is dan een definitie van de digitale werkomgeving? Nou, wat denk je van deze:

• Paul Miller omschreef het in 2012 zo: “De digitale werkomgeving is het virtuele, digitale equivalent van de fysieke werkomgeving”.
• In hetzelfde jaar publiceerde Deloitte een paper: “De digitale werkomgeving omvat alle technologieën die mensen gebruiken om hun werk te doen in de hedendaagse werkomgeving. Dit varieert van HR-applicaties en kernbedrijfsapplicaties tot e-mail, instant messaging, tools voor enterprise social media en virtuele vergadertools.”
• Chris Tubb schreef in 2013: “De digitale werkomgeving is de verzameling van alle digitale tools die een organisatie biedt zodat haar medewerkers hun werk kunnen doen.”
• In 2015 zei Peter Geißler dit: “Ein digital workplace (digitaler Arbeitsplatz) ist einde zentrale digitale Arbeidsplatform, die Informationen, Tools und Services ortsungebunden zur Verfügung stellt.”
• Sam Marshall schreef in 2020: “Het concept dat er een virtueel equivalent is van de fysieke werkplek, en dat dit op een samenhangende manier moet worden gepland en beheerd, omdat het essentieel is voor de productiviteit, betrokkenheid en werkgezondheid van mensen.”
• De definitie van James Robertson (2020) luidt: “Een digitale werkomgeving bestaat uit een set van tools, platforms en omgevingen voor het werk.” Hij voegt daaraan toe: “Een geweldige digitale werkomgeving bestaat uit een holistische set tools, platforms en omgevingen voor het werk, die op een coherente, bruikbare en productieve manier worden ontsloten.”
• Tabhita Minten en ik vulden Robertsons definitie verder aan in ons boekje over digital employee experience (affiliate): “… een menselijke digitale werkomgeving [biedt] medewerkers (een samenhangende set) tools die bijdragen aan een gevoel van veiligheid, productiviteit en verbondenheid, ruimte bieden voor ontspanning en de mogelijkheid geven om optimaal samen te werken met anderen en te groeien als medewerker.”
• En eerder dit jaar publiceerde Reworked zijn State of the Digital Workplace 2024 met deze definitie: “De zich voortdurend ontwikkelende digitale werkomgeving combineert leiderschap, cultuur, technologie en werkwijzen om kritieke resultaten op te leveren die impact hebben op zowel operationele effectiviteit als betrokkenheid van medewerkers.”

Gemeenschappelijke elementen & verschillen

Allemaal prima definities, zou je zeggen. Ze hebben een aantal elementen met elkaar gemeen. Maar toch zijn er ook interessante verschillen. Alle definities hebben steekwoorden als ‘set’, ‘productiviteit’, ‘verbondenheid’ en ‘samenwerken’.

De verschillen zitten hem er met name in dat de meesten wel benoemen dat het om technologie gaat, maar dat lang niet alle definities ook de diepere menselijke elementen meenemen. Dat hebben Tabhita en ik in ons boekje geprobeerd te doen. Ook Reworked voegt bijvoorbeeld betrokkenheid toe.

Een nieuwe definitie van de digitale werkplek

Welke definitie je ook hanteert voor de digitale werkomgeving, het volgende is in elk geval duidelijk:

1. De digitale werkomgeving is geen product, maar een concept. Je kunt een digitale werkplek niet kopen… hoewel sommige aanbieders in de markt daar anders over denken. 😉
2. De digitale werkomgeving is niet iets concreets, maar iets abstracts. En dat vraagt dat je over de digitale werkplek nadenkt met verschillende stakeholders vanuit diverse invalshoeken.
3. De digitale werkomgeving is niet alleen technologie, maar vraagt om werkafspraken. Je kunt niet een set tools klaarzetten voor mensen zonder dat ze samen bepalen hoe ze die willen gebruiken.

Dat laatste punt is iets wat vaak nog ontbreekt bij organisaties. En wat ook in mijn dagelijkse praktijk nog lang niet altijd meegenomen wordt. Maar als we ervan uitgaan dat hybride en digitaal (samen) werken niet verdwijnen, maar eerder belangrijker worden, wordt het belang van de digitale werkomgeving naast de fysieke werkomgeving ook groter.

Ik wil daarom een nieuwe definitie geven van de digitale werkomgeving. Een die rekening houdt met de verschillende aspecten die eerdere definities los van elkaar wel aanstippen, maar die anderen bij mijn weten nog niet eerder hebben samengebracht. Die definitie luidt:

De digitale werkomgeving is een holistische set tools die medewerkers op basis van gedeelde werkafspraken gebruiken om effectief en efficiënt (samen) te werken, en die bijdraagt aan productiviteit, verbondenheid en ieders welzijn.

Aspecten van de digitale werkomgeving

Laten we deze definitie eens afpellen.

1. Een set tools

De digitale werkomgeving is een set tools. Het is dus niet één oplossing, één applicatie of één systeem. Ook Microsoft 365 is dus niet vanzelfsprekend je digitale werkomgeving! Die tools bestaan in samenhang met elkaar en dat vraagt een holistische visie. Diverse platformeigenaren hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid, maar ook een gedeeld belang om hierin samen op te trekken.

2. Gedeelde werkafspraken

Werken en samenwerken kan niet zonder gedeelde werkafspraken. Het moet helder zijn welke informatie waar te vinden is, welke tool je gebruikt voor welk type communicatie en samenwerking, en welke verwachtingen er zijn als het gaat om respons op diverse soorten berichten. Die afspraken moeten rekening houden met ieders persoonlijke voorkeuren, kunnen per team of afdeling verschillen, maar hebben ook organisatiebrede elementen.

3. Effectief én efficiënt taken uitvoeren

De digitale werkomgeving helpt medewerkers om effectief én efficiënt hun taken te kunnen uitvoeren. Het resultaat is belangrijk, maar ook de weg ernaartoe. De eigenaars van de digitale werkomgeving hebben een gezamenlijke taak om niet alleen effectiviteit, maar ook efficiëntie te vergroten. In een krappe arbeidsmarkt levert dat voordelen op: minder verloren tijd, minder uitval en verloop en je hoeft vacatures niet op te vullen.

4. Individuele taken én gezamenlijke taken

De digitale werkomgeving is een set tools om je individuele taken te kunnen uitvoeren én om aan gezamenlijke taken en projecten te werken. Veel werk doen professionals zelfstandig, vanuit huis of waar dan ook. Voor andere zaken zoeken ze elkaar op, op kantoor of virtueel. De digitale werkomgeving is er niet voor het een of het ander, maar voor uiteenlopende vormen van werken en samenwerken. En het helpt om dan na te denken over – en steeds te werken aan – interne digitale communicatie, samenwerking en dienstverlening. Zo helpt de digitale werkomgeving medewerkers, zowel individueel als gezamenlijk, productief te zijn en bij te dragen aan het resultaat van de organisatie.

5. Verbondenheid & welzijn

Tot slot is de digitale werkomgeving een instrument dat bijdraagt aan verbondenheid, van collega’s onderling en met de organisatie als geheel. En aan het welzijn van medewerkers. Ze moet blijk geven van een (psychologisch) veilige omgeving en een cultuur van oog voor ieders gaven en talenten. Ruimte bieden voor ieders persoonlijke karaktereigenschappen en eigenaardigheden. Zo kan ieder vanuit zijn eigen situatie bijdragen aan het geheel. Dat is waar organisaties voor bedoeld zijn.

Hoe kijk jij hiernaar?

Afrondend: ik heb verkend wat bekende en minder bekende definities van de digitale werkomgeving zijn. Er zijn vast nog meer definities die beter of minder goed zijn. Maar ik denk dat de voorbeelden die ik heb gebruikt de lading wel zo’n beetje dekken. Die lading heb ik geprobeerd samen te brengen in een nieuwe definitie. Daarin heb ik nadrukkelijk de noodzaak van gezamenlijke afspraken toegevoegd. Ik ben benieuwd hoe jij hiernaar kijkt en zie uit naar het gesprek over dit onderwerp. Reageer hieronder!