Schrijversdilemma: inhoud en leesbaarheid botsen

”Ik krijg terug dat er feitelijke onjuistheden in je tekst zitten.” Een opdrachtgever reageert per e-mail op een tekst. De tekst was op zich goed genoeg, de leesbaarheid was goed, maar je had feiten ‘te vrij’ geïnterpreteerd. De inhoudelijke vakspecialist blijkt niet tevreden. Conclusie: einde opdracht.

Elke tekstschrijver herkent dit dilemma: jij moet een perfect leesbare tekst schrijven, maar de inhoudelijk vakspecialist voegt een enorme berg nuances toe. De vakspecialist is bijvoorbeeld de jurist, fiscalist, compliance officer, IT-specialist, technisch manager, risk manager, etc.

De nuances van de vakspecialist zorgen ervoor dat jouw mooie tekst aangevuld wordt met ‘saaie en overbodige’ details. Het zijn details die de leesbaarheid van jouw tekst geweld aan doen.

Nuances van de vakspecialist zorgen voor een berg ‘saaie en overbodige’ details

Voorbeeld:
Je schrijft een heldere tekst over een nieuw hypotheekproduct. De leesbaarheid van het verhaal is goed en de tekst is niet té ingewikkeld. Maar de hypothecair vakspecialist wil dat specifieke details over de Tijdelijke Regeling Hypothecair Krediet en de Zorgplicht van de geldverstrekker worden verwerkt. Het zijn details die wat jou betreft misbaar zijn, en bovendien je tekst minder toegankelijk maken.

Op deze manier wordt jouw tekst wollig en minder aantrekkelijk, zeker voor een gemiddelde huizenkoper met weinig koperskennis.

Het voelt alsof je maar twee opties hebt:

Optie 1: je zwicht voor de vakspecialist

Als je zwicht voor de vakspecialist, ga je mee met de eisen die deze specialist stelt. Hierdoor klopt je uiting inhoudelijk helemaal, maar met de volgende gevolgen:

• Je tekst wordt minder aantrekkelijk en de leesbaarheid neemt af.
• Het aantal reads, likes, shares, opens en clicks valt tegen.
• Je opdrachtgever ziet de slechte statistieken.
• Je ontvangt een mail van je opdrachtgever: “Je uiting deed niet wat we hoopten. Jammer”.
• Einde opdracht.

Je keuze om volledig mee te gaan met de eisen van de vakspecialist heeft dus niet goed uitgepakt.

En helaas kun je achteraf niet zeggen: “Ja maar, het komt door de feiten van de vakspecialist. Er moesten allemaal details in. Die maken de tekst slecht leesbaar. Ik kon er niks aan doen. Echt niet!”

Zo werkt het zakelijk niet. Wat gebeurd is, is gebeurd. Pech voor jou.

Optie 2: je kiest voor de lezer en negeert de vakspecialist

Dan optie 2. In dit geval ben je volhardend. De vakspecialist toont zich inhoudelijk kritisch, maar jij kiest tóch voor de lezer. Je wil liever 10.000 geïnteresseerde lezers, dan één tevreden vakspecialist, dus leg je een deel van de details naast je neer. De gevolgen zijn:

• Je hebt een heerlijk leesbare tekst neergezet.
• Reads, likes en shares zijn goed; ook de e-mailing doet het goed.
• Alleen is de vakspecialist niet blij. Hij uit zijn ergernis bij zijn leidinggevende.
• Jouw opdrachtgever bedankt je voor de mooie tekst.
• Maar zegt toch: “einde opdracht”.

Ergens is dit begrijpelijk. De vakspecialist werkt bijvoorbeeld al 14 jaar binnen het bedrijf en kent alle ins-en-outs. Mede door zijn vakkennis is het bedrijf gegroeid tot wat het nu is. De vakspecialist heeft status. Jij hebt dat niet of minder. Je bent extern en vervangbaar. Je opdrachtgever neemt geen risico en jouw opdracht stopt.

Hoe nu verder?

Bovenstaande situaties zijn natuurlijk extremen. Op deze manier komt het niet vaak voor.

Maar toch. De ‘druk’ van de vakspecialist weegt zwaar. Waar jij de tekst wilt laten bloeien, kijkt de vakspecialist kritisch: “Zus en zo klopt niet. Ik mis dit en dat. En die zin is te kort door de bocht. Dat is genuanceerder. Et cetera.” Als tekstschrijver erger je je groen en geel. Maar ja, je moet iets 🤔

Kan het anders? Ja, het kan anders 🙂

Optie 3: de mediator

Bij een succesvolle schrijfopdracht, waar nauwkeurigheid en leesbaarheid in balans zijn, heeft de contactpersoon een doorslaggevende rol. Laten we deze persoon de communicatie-mediator noemen.

De rol van de communicatie-mediator is om beide partijen, specialist en schrijver, actief te betrekken bij het schrijfproces. Zo kan er een eindtekst komen waar beide partijen zich in kunnen vinden.

De rol van de communicatie-mediator is om beide partijen, specialist en schrijver, actief te betrekken bij het schrijfproces.

Het is de rol van de communicatie-mediator om bij de kennishouder duidelijk te maken dat niet alle details in de uiteindelijke tekst kunnen worden opgenomen, omdat dit de leesbaarheid in de weg staat.

Omgekeerd zal de tekstschrijver essentiële feiten toch écht moeten verwerken. De tekst mag simpelweg niet onjuist of incompleet zijn.

Een praktische werkwijze is om te starten met een kort intakegesprek tussen vakspecialist en tekstschrijver. De vakspecialist krijgt informatie over het doel. Waarom wordt de tekst überhaupt gemaakt? En waarom is leesbaarheid daarbij belangrijk? De persoonlijke kennismaking helpt uiteraard ook voor wederzijds begrip.

Ook kan de vakspecialist het verzoek krijgen om belangrijke inhoudelijke onderdelen een rangorde te geven. Wat is écht essentieel? Wat is optioneel?

Zo’n intake gaat vooraf aan een eventueel inhoudelijk interview met de specialist. Het interview is bedoeld om vakkennis over te dragen; niet om het belang van een begrijpelijke tekst duidelijk te maken.

Tevreden vakspecialist én schrijver

De communicatie-mediator voorkomt dat de tekstschrijver zelf het belang van de tekst helder moet maken bij de vakspecialist. Dan wordt het toch een beetje een discussie tussen inhoud (vakspecialist) enerzijds en leesbaarheid (tekstschrijver) anderzijds.

De mediator is de aangewezen persoon om te zorgen voor een tevreden vakspecialist én tekstschrijver. En om het einddoel voor ogen te houden: een maximaal resultaat in opens, clicks, likes, shares, vindbaarheid, etc.

Is er geen communicatie-mediator beschikbaar omdat bijvoorbeeld een directeur er geen tijd of energie in wil steken, dan is het belangrijk dat je vooraf zelf heel duidelijk vertelt hoe je te werk gaat, wat de vakspecialist kan verwachten en hoe een feedbackronde verloopt.

Want verwachtingen vooraf op de juiste manier managen, voorkomt veel ergernis en teleurstellingen achteraf.