5 valkuilen bij hybride (samen)werken & het digitale kantoor

Iedereen werkt al digitaal en hybride. Ga maar na: jij en/of je collega’s zijn deels thuis en deels op kantoor, je gebruikt digitale middelen als Teams, Google Drive en/of Trello om te communiceren en samen te werken en papieren naslagwerk is er nog maar heel beperkt. Toch valt er nog veel te winnen bij digitaal (samen)werken. Daarom ga ik in dit artikel in op vijf valkuilen die je wil mijden als het gaat om hybride (samen)werken en de digitale werkomgeving.

Afgelopen zomer las ik het boekje Waar is je online kantoor? (affiliate) van Kristian Esser. Misschien heb je de recensie ervan hier op Frankwatching gelezen. In het boekje las ik veel waardevols, maar ik had er ook wat kritische noten bij. Hoe dan ook zette het lezen me opnieuw aan het denken over onderwerpen als hybride werken, digitaal (samen)werken en de digitale werkomgeving. En ik kwam op vijf valkuilen die je als organisatie wil mijden als het om deze dingen gaat. Dat zijn:

1. Er is geen (gedeeld) besef van de realiteit van hybride werken.
2. Er is geen (goede) definitie van de digitale werkomgeving.
3. Er is een te smalle blik op digitaal (samen)werken.
4. Er is geen goede set tools passend bij het doel.
5. Er zijn geen goede samenwerkafspraken in teams en afdelingen.

In dit artikel ga ik op alle 5 de valkuilen in, en ik hoop je verder op weg te helpen door op alle vijf de onderwerpen mijn visie te geven.

1. Geen gedeeld besef van de realiteit van hybride werken

Het is een open deur om te zeggen dat werken en samenwerken vandaag anders zijn dan zo’n 5 jaar geleden. De coronapandemie heeft in dat opzicht overduidelijk voor een verschuiving gezorgd. Sindsdien werken veel klassieke kennis- of bureauwerkers een of enkele dagen thuis, en de rest op kantoor. Tijdens corona hebben we geleerd om meer plaatsonafhankelijk te werken.

Het is ook geen nieuws als ik zeg dat de groei van Microsoft 365 en in het bijzonder Teams feit is. Maar deze nieuwe gereedschapskist heeft nog niet voor iedereen de gehoopte boost in productiviteit opgeleverd. Het resultaat is bij veel organisaties helaas nogal mager:

• We sturen nog steeds veel e-mails, en chat heeft de berg inkomende berichten alleen maar groter gemaakt.
• We werken weliswaar op afstand met elkaar samen, maar doen dat bijna alleen maar in online vergaderingen.
• We kunnen cruciale informatie die we voor ons project of product nodig hebben, niet snel (of helemaal niet) vinden.

Toch werkt iedereen de facto hybride. Al lijkt het dat de meeste organisaties blijven steken tussen online kantoortje spelen en aanpassing aan de media/tools die we gebruiken, zoals Matt Mullenweg het medio 2020 beschreef.

 

Organisaties en leidinggevenden moeten zich realiseren dat hybride werken dagelijkse werkelijkheid is. En als één collega hybride werkt, werkt iedereen hybride. Dit betekent iets voor werken en samenwerken. Ze verschuiven namelijk van (vooral) de fysieke werkomgeving naar (meer) de digitale werkomgeving. Dat gedeelde besef is cruciaal.

2. Geen goede definitie van de digitale werkomgeving

Esser gebruikt de term ‘online kantoor’ in zijn boekje. Gelukkig anders dan Jitske Kramer, die in 2021 het eigenlijk denigrerend toepaste in haar boek ‘Werk heeft het kantoor verlaten’. Wel vond ik het wat verwarrend dat het boek de frase ‘online kantoor’ en de term ‘bedrijfscommunity’ door elkaar heen gebruikt. Esser lijkt dat bewust te doen, maar dat hielp mij niet bij het lezen. Beide termen klinken mij namelijk als iets anders in de oren.

Wat daarbij ook niet helpt, is dat het boek geen scherpe definities geeft van beide termen. Over bedrijfscommunity’s schrijft Esser: “communities die specifiek voor een bedrijf ontwikkeld worden”. Ik vond dat niet erg bevredigend, want strikt genomen horen socialmediacommunity’s van bedrijven daar dus ook bij, en overheids- en non-profitorganisaties vallen hier feitelijk buiten. Dat lijkt me niet de bedoeling.

Meteen na zijn definitie van bedrijfscommunity’s schrijft Esser: “Bedrijfscommunities [sic] willen we ook vaak online kantoor noemen.” Dat bracht me dus in verwarring. Toch schrijft hij ook: “‘Werken in een digitale ruimte’ is iets anders dan ‘thuis werken’.” Die digitale ruimte, die digitale werkplek is wat Esser denk ik bedoelt met ‘online kantoor’.

In mijn beleving is ‘digitale werkomgeving’ een iets zuiverder — maar, toegegeven, wel iets saaiere — benaming. Wat is een digitale werkomgeving dan? In het boekje ‘Digital employee experience: met je medewerker voorop richting een menselijke digitale werkomgeving‘ (affiliate) schrijven Tabhita Minten en ik:

… een menselijke digitale werkomgeving [biedt] medewerkers (een samenhangende set) tools die bijdragen aan een gevoel van veiligheid, productiviteit en verbondenheid, ruimte bieden voor ontspanning en de mogelijkheid geven om optimaal samen te werken met anderen en te groeien als medewerker.

Waarom is dit relevant? Bijvoorbeeld omdat niet alle fysieke werkomgevingen kantoren zijn. En dat is een bruggetje naar…

3. Een te smalle blik op digitaal (samen)werken

Er wordt veel gezegd en geschreven over digitaal werken, digitaal samenwerken, hybride werken en de digitale werkplek. Maar niet alle vormen van digitaal samenwerken zijn hetzelfde. En niet alle manieren van digitaal werken zijn samenwerking. Ik zal toelichten wat ik bedoel.

Verschillende vormen van digitaal (samen)werken

Eerder schreef ik hier op Frankwatching over verschillende vormen van digitaal (samen)werken en de verschillende typen digitale tools die daar bij passen:

1. Samenwerken en communiceren als projectteam kenmerkt zich door een kleine, vaste groep mensen met soms uiteenlopende expertise, een beperkte set van vastomlijnde taken, een beperkte tijdspanne (dus met een deadline) en meestal vooraf gedefinieerde producten of deliverables.
2. Samenwerken en communiceren als afdeling of dienst, zeg maar binnen de hiërarchie van je organisatie, heeft als kenmerken dat het gaat om een grotere, soms wisselende, groep personen, een grotere set van meer uiteenlopende taken, werk dat vaak terugkerend van aard is, niet altijd met een vast tijdpad of deadline, soms zonder of eventueel met beperkte concrete deliverables, en werk/deliverables zijn mogelijk relevant voor meer mensen dan alleen de groep.
3. Samenwerken en communiceren als community rond een bepaald thema kenmerkt zich door een ongedefinieerde, grote(re) groep mensen, zonder of met alleen een ongedefinieerde set van zeer diffuse taken, zonder tijdpad of deadline en meestal zonder producten of deliverables.
4. En samenwerken en communiceren als (gehele) organisatie lijkt inhoudelijk sterk op de derde, maar kenmerkt zich in nog sterkere mate door een ongedefinieerde, (zeer) grote groep mensen, (alle collega’s), zonder concrete taken (want die zijn in afdelingen, projecten en community’s ondergebracht), zonder tijdpad of deadline (in afdelingen en projecten georganiseerd), en zonder deliverables (immers elders georganiseerd).

Interne digitale communicatie, dienstverlening en samenwerking

‘Waar is je online kantoor?’ gaat primair over interne digitale samenwerking en dat is natuurlijk prima, want het is een superrelevant onderwerp voor alle organisaties. Maar voor medewerkers om hun werk te kunnen doen, is nog iets meer nodig. Ga maar na:

• Een verpleegkundige of thuiszorgmedewerker die direct toegang wil tot een cliëntdossier of behandelprotocol: dat is geen samenwerking.
• Een docent of studiebegeleider die gemakkelijk op de smartphone bij leerling- of studentinformatie wil kunnen: dat is geen samenwerking.
• Een logistiek medewerker die orderinformatie wil inzien en wil weten welke producten waar staan, is geen samenwerking.
• Een receptionist(e) in een vakantiepark wil het bezettingsoverzicht zien of de lijst met reserveringen: ook dat is geen samenwerking

Ik schaar deze vormen van digitaal werken vaak onder interne digitale dienstverlening. Interne digitale dienstverlening aan medewerkers is het belangrijkste, maar vaakst vergeten aspect van de digitale werkomgeving. Vaak draaien oplossingen voor de digitale werkplek om nieuws en informatie, om sociale interactie en samenwerking — en dat is allemaal belangrijk!

Maar een digitale werkomgeving moet allereerst medewerkers ondersteunen bij hun dagelijks werk. Het moet faciliteren bij de dingen die simpelweg moeten gebeuren, en zó helpen dat mensen gewoon hun sh*t gedaan krijgen.

4. Geen goede set tools passend bij het doel

Dit is een beetje een aangedikte valkuil. Want vaak zijn er tientallen, zo niet honderden applicaties waarmee organisaties hun werk doen. Maar hoe je naar dat enorme landschap van systemen kijkt, is wel van belang om medewerkers op de juiste manier te bedienen.

Allereerst: je intranet is niet je digitale werkplek. En: Microsoft 365 is niet je digitale werkomgeving. Je digitale werkomgeving, zo las je hierboven al, is een samenhangende set tools. Maar hoe houd je daar overzicht over? Dat is een vraag waar veel organisaties mee worstelen. Want verschillende functies binnen een organisatie — bijvoorbeeld verpleegkundigen, leidinggevenden en ondersteunende staf — hebben uiteenlopende digitale behoeften en verwachtingen.

Een goed afgestemd applicatielandschap is essentieel om te zorgen dat alle medewerkers effectief kunnen werken, maar hoe weet je of dit op de juiste manier gebeurt? Eerder schreef ik hier op Frankwatching over een hulpmiddel om scherp te krijgen hoe verschillende medewerkers verschillende verwachtingen hebben van de digitale werkomgeving.

Ik heb het over de 9-vlaks matrix, die enerzijds laat zien met welke frequentie mensen applicaties gebruiken, en anderzijds hoe zij hun werk met die systemen doen. Zo krijg je inzicht in welke ondersteuning die verschillende typen medewerkers nodig hebben.

5. Geen goede samenwerkafspraken in teams en afdelingen

Tot slot: niemand heeft op school geleerd hoe je moet werken en samenwerken. Dat hebben we maar een beetje afgekeken bij de eerste werkgever waar we terechtkwamen. Op basis van wat we daar zagen, hebben we ons een bepaalde aanpak eigen gemaakt en allerlei handigheidjes aangeleerd. En zo zijn we min of meer succesvol geworden.

Hybride of digitaal (samen)werken vraagt iets anders. Daar is Esser in zijn boekje ook glashelder over. Om succesvol hybride te werken, zijn goede afspraken nodig en wel op drie niveaus, namelijk:

1. Persoonlijk/individueel
2. Per team, afdeling of project
3. Voor de hele organisatie

Deze drie niveaus bieden houvast om met duidelijke richtlijnen te werken, communiceren en samenwerken. Deze samenwerkafspraken maken gaat niet vanzelf, maar is ook geen rocket science. Het vraagt individuele en collectieve inspanning. Daar schreven Richard Wiegers en ik eerder over hier op Frankwatching.

Resumé

Ik hoop dat ik je met deze vijf valkuilen aan het denken heb gezet als het gaat om digitaal en hybride werken. En dat je kunt (moet) werken aan een gedeeld besef van de realiteit van hybride werken, samen scherp moet hebben wat de digitale werkomgeving eigenlijk is en waaruit die bestaat.

Dat de digitale werkomgeving er is om interne digitale communicatie, samenwerking én dienstverlening te faciliteren en dat duidelijke samenwerkafspraken in teams en afdelingen cruciaal zijn voor organisaties om effectief en efficiënt hybride/digitaal (samen) te kunnen werken. Kijk je hier anders naar, heb je vragen of opmerkingen, of vind je het stom? Zeg het hieronder, ik hoor het graag!