HR-analytics als onmisbare adviseur: zo zet je het effectief in

Misschien ben je wel een beetje ‘HR-analytics-moe’, want je ziet de term veel voorbijkomen. Maar klik nog niet weg, want dan loop je waardevolle en bruikbare tips mis! HR is veranderd van een ondersteunende functie naar een strategische spil binnen organisaties. In een tijdperk waarin data regeert, is HR-analytics de onmisbare adviseur.

In de afgelopen jaren heeft HR-analytics zich ontpopt als de nieuwe superkracht binnen de wereld van human resources. Door alle nieuwe inzichten is het besef binnen organisaties gegroeid dat het steeds belangrijker wordt om datagedreven beslissingen te nemen. Waar HR-afdelingen vroeger vooral vertrouwden op ervaring en onderbuikgevoel, hebben ze nu toegang tot een goudmijn van data. Die data bieden inzichten in het welzijn, de prestaties en de behoeften van medewerkers.

In dit artikel leer je stap voor stap hoe je HR-analytics effectief kunt inzetten.

Durf jij te dromen?

Daar sta je dan: klaar om in de HR-data te duiken. Als er binnen een organisatie met HR-analytics wordt gewerkt, duik je als HR-professional vaak meteen in de cijfers. Maar gek genoeg is dat juist wat je niet moet doen. Wat is dan de beste en eerste stap die je moet zetten? Durf te dromen! Over welke inzichten en voordelen jouw HR-plan zal opleveren. En hoe die ervoor gaan zorgen dat de organisatie sterker wordt en de concurrentie voorblijft.

Businesscase afbakenen

In de praktijk zijn veel organisaties bezig met HR-data. Er zijn mooie dashboards, maar die worden vaak te weinig gebruikt. Van het enthousiasme bij HR is bij het management en de medewerkers helaas weinig te merken. Dat is meestal niet met opzet. Door het ontbreken van een goede businesscase, is er onduidelijkheid over het gebruik van de data. Het gevolg daarvan is een gebrek aan betrokkenheid. In het boek Impactvolle HR-analytics (affiliate), wordt een actieplan beschreven dat bestaat uit 6 stappen.

De eerste stap is het maken van een businesscase. Een uitmuntende businesscase herken je aan:

• Een duidelijke focus: geef een helder antwoord op de uitdaging binnen jouw organisatie. Richt je daarbij op één uitdaging tegelijk.
• Focus op het belang voor de organisatie: het HR-plan moet de organisatie ondersteunen, niet alleen HR.
• Onderbouw de ROI met data: wat gaat de meerwaarde zijn van dit project voor de organisatie?

In het boek vind je een link naar een handig sjabloon voor een ijzersterke businesscase.

Databronnen evalueren

Databronnen zijn de ruggengraat van HR-analytics. Zorg dat je goed in beeld hebt welke data op welke plekken te vinden zijn. De meest voor de hand liggende informatie is te vinden in het HRIS- (Human Resources Information System) of het ATS- (Applicant tracking Systems) systeem. Het komt ook vaak voor dat data bij externe partners beheerd en opgeslagen wordt. De schrijvers van het boek geven hiervoor een gouden tip: laat expliciet in de overeenkomst vastleggen dat je op elk moment toegang kan krijgen tot jouw data.

De kwaliteit van data kun je beoordelen door te kijken naar:

• Accuraatheid
• Toegankelijkheid
• Bruikbaarheid
• Betrouwbaarheid

Data verzamelen

Het lijkt misschien een open deur, maar bij het verzamelen van data kan er veel mis gaan. Daardoor is de data onvolledig, onbruikbaar of zelfs onjuist. Uit hun jarenlange ervaring en onderzoek, hebben de schrijvers van het boek daarvoor een uitstekende tip: schrijf een codeboek. Dit is de sleutel tot het begrijpen van de verzamelde data. Een codeboek is belangrijk, omdat het zorgt voor nauwkeurigheid, efficiëntie en transparantie. De schrijvers noemen een aantal best practices, waaronder deze:

1. Definieer elke variabele: omschrijf concreet wat bijvoorbeeld een dienstjaar of FTE precies inhoudt.
2. Specificeer categorieën en waarden: bijvoorbeeld voltijd of deeltijd.
3. Werk het codeboek bij: zorg ervoor dat het is opgeslagen op een centrale plek die toegankelijk is voor de betreffende personen. Dus niet op je persoonlijke Drive op je laptop.

Data analyseren

Eindelijk, het echte werk kan beginnen. Het is tijd om aan de slag te gaan met de verzamelde data. Ruwe data worden door middel van analyses omgezet in waardevolle inzichten.

Iets waar je goed op moet letten voordat je begint: bedenk van tevoren goed voor welk soort analyse je de data gaat gebruiken:

• Descriptief: wat is er gebeurd? –  Begrijpen van historische trends: bijvoorbeeld het aantal sollicitanten en de belangrijkste bronnen.
• Diagnostisch: waarom is het gebeurd? – Begrijpen van oorzaken en verbanden: bijvoorbeeld de prestaties van wervingskanalen per functie.
• Predictief: wat zal er gebeuren? – Voorspellen van toekomstige gebeurtenissen: bijvoorbeeld een voorspelling doen van het aantal te verwachten sollicitanten.
• Prescriptief: hoe zorgen we ervoor dat het zal gebeuren? – Aanbevelingen voor optimale resultaten: bijvoorbeeld het optimaliseren van het wervingsproces.

En dan is het zover. Je hebt hard gewerkt aan het project en bent apetrots op het resultaat. Je hebt de resultaten in een presentatie gedeeld met je collega’s en het management en je verwacht een enthousiast ontvangst. Maar je merkt dat er in de organisatie weinig draagvlak is. In de weken erna verslapt de aandacht voor je project en binnen no time is alles weer zoals het was. Een herkenbaar probleem, maar het is zonde van alle tijd en moeite die je erin hebt gestoken. Hoe zorg je er nu voor dat iedereen net zo enthousiast wordt als jij over een datagedreven cultuur?

De eerste stappen zijn het creëren van bewustwording, gevolgd door het aanmoedigen van leiders. Vervolgens is het belangrijk om het strategisch nut van een datagedreven cultuur te integreren in de kernwaarden. Dat klinkt ingewikkelder dan het is, maar het is echt geen hogere wiskunde. Neem data-analysevaardigheden op in functiebeschrijvingen, organiseer trainingen en workshops en erken en beloon medewerkers die bijdragen aan datagedreven initiatieven. Tot slot is het meten van de effectiviteit en voortgang de laatste stap. Zo waarborg je groei en verbetering.

Vertalen naar impact

Data en inzichten op een goede manier rapporteren aan de juiste persoon is zonder twijfel de belangrijkste stap om impact te maken op jouw organisatie. In het boek worden 3 waardevolle tips gegeven om jouw datavisualisatie tot een succes te maken:

1. Bedenk wat het doel is van de lezer. Dat klinkt logisch, maar het wordt vaak vergeten. We hebben de neiging de data te tonen die we hebben. Maar dat is niet altijd de data die een gebruiker echt nodig heeft. Houd in gedachten wie je visual bekijkt. En vooral: welke beslissing moet die persoon nemen?
2. Kijk kritisch hoe je de visual nog eenvoudiger kan maken. Verrassend vaak kunnen achtergronden, labels of lijnen weggelaten worden.
3. Vraag je af of een grafiek echt nodig is. Een grafiek vat veel informatie op een kleine ruimte samen. Maar soms heeft een gebruiker genoeg aan één krachtig cijfer. Of juist aan wat meer details, waarbij een korte tabel effectiever is.

Om voor maximale impact te zorgen, mag een actieplan niet vergeten worden. Hierin beschrijf je de concrete inzichten, link je de HR-analyse aan de organisatiedoelstellingen en stel je een tijdlijn op. Maak bij het presenteren van het actieplan gebruik van storytelling. Zo spreken de data meer aan. Ook maakt het de informatie overzichtelijker en daarmee begrijpelijker.

Evalueren en feedback

Eén van de meest invloedrijke leiderschapsdenkers aller tijden, Ken Blanchard, zei het al:

Feedback is the breakfast of champions.

Door het project te evalueren en te vragen om eerlijke feedback, krijg je inzicht in wat er beter kan. Wat mij betreft staat of valt het succes van een project hiermee. Het is heel waardevol om te weten hoe anderen tegen je project aankijken. Hierdoor voorkom je tunnelvisie en leer je hoe collega’s over bepaalde zaken denken. En dat is precies wat je als HR-professional wil weten.

In het boek vind je een voorbeeld van een scorecard die je kunt gebruiken om een HR-analytics-project te evalueren. Aan de hand van feedback van verschillende relevante stakeholders, komen er concrete actiepunten naar voren. De scorecard bevat een aantal vragen over het verloop van het project (wat ging er goed, wat zijn de aandachtspunten?). En het geeft een score op het gebied van onder andere, data, impact en schaalbaarheid. Door je project met behulp van de scorecard te evalueren, kun je de impact hiervan verhogen.

Om de puntjes op de spreekwoordelijke ‘i’ te zetten, rond je af met een lessons learned-document. Dit is als het ware een korte samenvatting van het project, met daarin de belangrijkste lessen die je eruit geleerd hebt en de actiepunten waarmee je aan de slag kunt. Het is een waardevol overzicht en afsluiting van je project.

HR-analytics voor professionals

Het boek ‘Impactvolle HR-analytics’ biedt een heldere en praktische handleiding voor HR-professionals die hun datagedreven aanpak willen versterken. Met duidelijke stappenplannen, nuttige tips en handige sjablonen, leer je hoe je met HR-analytics écht impact kunt maken. Het boek is vooral geschikt voor HR-professionals die zich willen verdiepen in data-analyse. Of je nu net begint of al een stap verder bent in de implementatie van HR-analytics, dit boek helpt je om een datagedreven cultuur op te bouwen binnen je organisatie.

En nu?

Geef jezelf een schouderklopje, want je hebt het tot het eind van dit artikel gered. Misschien lijken een aantal stappen nu nog niet haalbaar, maar laat je niet afschrikken. Door de eerste stap te zetten, zul je zien dat HR-analytics echt een toegevoegde waarde zal leveren aan jouw organisatie. Ben je nieuwsgierig naar dit boek? Bestel het eenvoudig via Managementboek.nl (affiliate).

Zoals Confusius bijna 500 jaar voor Christus al zei:

The man who moves a mountain begins by carrying away small stones.

Welke steen pak jij als eerste op?