Uren schrijven: zinloos of onmisbaar voor agencies?

0

- shares

Deel via WhatsApp Desktop

like

Yander Elling van Simplicate

Als bureau-eigenaar of projectmanager bij een agency hoor je je creatieve collega’s ongetwijfeld weleens zuchten: “Is uren schrijven nou écht nodig?” En geef ze eens ongelijk. Want als dat ene baanbrekende idee ‘s avonds tijdens een wandeling opeens bovendrijft, hoe bepaal je dan hoeveel tijd je besteedt aan een concept? Toch levert uren schrijven veel op. Voor je bureau én die grenzeloze, creatieve collega’s van je.

Wat dat je oplevert, deel ik in dit artikel. Net als veelgehoorde smoesjes (plus waarom ze onzin zijn), redenen om juist wél uren te schrijven en manieren om je creatieve – maar eigenzinnige – collega’s enthousiast te krijgen om hun uren te schrijven.

Veelgehoorde smoesjes om geen uren te schrijven

Hamer je op urenregistratie, dan zullen veel creatives een vies gezicht trekken. Uren bijhouden past tenslotte helemaal niet bij creatief werk. Het creatieve proces heeft tijd nodig en dat staat haaks op zoiets procesmatigs als uren bijhouden. Grote kans dat je collega’s zich zelfs op hun vingers gekeken voelen.

Daarnaast vinden veel creatives urenregistratie maar gedoe en bovendien niet betrouwbaar. Want hoe schrijf je accuraat tijd als je tussendoor een spoedklusje doet of onverwacht aanschuift bij een interne meeting? En misschien wel het meest gehoorde bezwaar: focus je op kwaliteit, zoals veel agencies doen, dan zou tijd helemaal geen rol moeten spelen.

Wat levert uren schrijven je op?

Toch durf ik te zeggen dat uren schrijven jou en je creatieve collega’s iets heel waardevols oplevert, namelijk tijd, ruimte en focus. Dat zit zo: wie weet hoeveel tijd een opdracht kost, krijgt belangrijke informatie om je team te helpen. Je weet precies of de uurtarieven kloppen, of het team genoeg tijd heeft om creatief te zijn en of er genoeg opdrachten zijn om het team te betalen.

Misschien lekken er wel uren weg. Stel: je werkt uren voor klanten die zij niet betalen. Als je team uren schrijft, kom je daar snel achter. Zo wordt het goed inschatten van projecten een makkie. Je plant genoeg tijd in de agenda van je collega’s voor een opdracht en zorgt dat ze tijd overhouden om aan hun creatieve én persoonlijke doelen te werken. En ook niet onbelangrijk: je klanten komen nooit voor verrassingen te staan als ze de factuur openen. Scheelt weer een vervelende discussie achteraf.

3 redenen om uren te schrijven

Kortom, uren schrijven levert veel op:

• Blije klanten: met juiste inschattingen stuur je altijd een kloppende factuur en voorkom je onduidelijkheid achteraf.
• Betrouwbare stuurinformatie: omdat je precies weet waar de tijd heen gaat, kan je erop sturen. Dat geeft ruimte om strategische beslissingen te maken die goed zijn voor je bedrijf én je team.
• Blije medewerkers: door je werk af te bakenen, heeft iedereen genoeg tijd voor creativiteit én kwaliteit. Voor creatieven een fijne omgeving om in te werken.

Zo creëer je draagvlak: 5 tips

De voordelen zijn duidelijk, maar hoe overtuig je je creatieve team om ook écht netjes uren te schrijven? Met deze 5 tips leg je een goede basis.

1. Betrek je medewerkers in doelstellingen
   Leg je teamleden uit wat jullie willen bereiken. En maak ze verantwoordelijk voor hun deel, zoals binnen budget blijven en de productiviteitsnorm halen. Vraag wat er goed gaat en hoe het nog beter kan. Zo wordt het leuk om samen verbeteringen door te voeren.
2. Reserveer 20% tijd voor interne projecten
   Deze tijd kan je besteden aan teamoverleg, persoonlijke ontwikkeling of inspiratie zoeken. En laat iedereen uren schrijven op die interne projecten. Daarmee laat je zien dat jouw bureau het echt belangrijk vindt dat je collega’s tijd vrijmaken voor hun eigen ontwikkeling.
3. Creëer een cultuur met ruimte voor fouten
   Tijdschrijven kan voelen als een controlemiddel, terwijl dat helemaal niet zo is. Creëer daarom een cultuur waarin collega’s zich veilig voelen om hun uren te verantwoorden, ook als ze flink over budget gaan. Daar leer je het meest van. Pak de resultaten erbij en start een open gesprek. Wat gaan jullie volgende keer anders doen?
4. Maak uren schrijven zo eenvoudig mogelijk
   Foutgevoelige Excel-bestanden of ingewikkelde software, ze maken uren schrijven niet leuker. Een gebruiksvriendelijke app zorgt dat tijd registreren zo gebeurd is. Extra tip: koppel je urenregistratie aan je agenda, of zet een timer op je uren-app aan.
5. Beloon uren schrijven
   Er zijn bedrijven waarbij de laatste persoon die de uren doorgeeft, corvee krijgt. Ludiek? Ja. Maar je kan ook positief belonen. Bijvoorbeeld met een (kleine) prijs voor het team dat als eerste alle uren heeft ingediend. Of door teams te laten ‘strijden’ om de hoogste productiviteit van de maand.

Urenregistratie op orde, en dan?

Met de nieuwe inzichten die je krijgt door je uren te schrijven, heb je de ruimte om te groeien. Zowel in je professionele kwaliteit, als in de ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Daarmee kan je de financiële gezondheid van je bureau verbeteren. Ik weet zeker dat als jouw team dat inziet, uren schrijven (bijna!) leuk wordt. Succes!