Filter
ChatGPT Minder vergadermoeheid met asynchroon samenwerken [4 tips]
Je kent het wel: een agenda vol (online) meetings en een planning die het nauwelijks toelaat om even een kop koffie te pakken. Sommige kantoormedewerkers lijken wel mee te doen aan een vergadermarathon. Reden? Terwijl hybride werk steeds meer voorkomt, willen werkgevers toch op de een of andere manier de teams op één lijn houden, zo veel mogelijk betrekken en innovatie stimuleren. Maar de vergadercultuur put werknemers uit. Vergadermoeheid komt de creativiteit niet ten goede en kan kostbare tijd verspillen.
Asynchroon samenwerken kan een goede manier vormen om de hoeveelheid vergaderingen op een dag te verminderen. Met deze aanpak werken kantoormedewerkers samen aan het bereiken van een resultaat of doel, zonder gebonden te zijn aan een specifieke tijd. Hieronder deel ik tips om rekening mee te houden bij het inzetten van asynchroon samenwerken om de hoeveelheid vergaderingen te verminderen.
Tip 1: zorg voor goede afstemming
Begin met goede afstemming van de verwachtingen met betrekking tot onderlinge communicatie. Neem als teamleider de tijd met jouw team om ervoor te zorgen dat iedereen het eens is over de beste manier van asynchroon werken. Een paar belangrijke punten om te overwegen zijn:
- Transparantie: geef inzicht in de werktijden, locatie en tijdzone van iedereen uit je team
- Urgentie: maak communicatieafspraken voor verschillende urgentieniveaus (zoals deadlines om te reageren, hoe afstemming aan te geven)
- Tools: maak een selectie van tools om te gebruiken voor verschillende soorten samenwerking. Tip: gebruik er niet te veel!
- Single-source-of-truth: stem goed af waar de links naar gemeenschappelijke kennisbanken te vinden zijn, zodat informatie altijd toegankelijk is
Tip 2: kijk kritisch naar terugkerende meetings
Met het maken van duidelijke afspraken ben je er natuurlijk nog niet. De volgende stap is het kritisch heroverwegen van terugkerende vergaderingen. Veel van deze meetings waren ooit waarschijnlijk heel waardevol, maar kunnen nu ongemerkt veranderen in tijdrovende afspraken die ten koste gaan van focus en productiviteit. Daarnaast is het belangrijk dat de overgang naar asynchroon werken wordt gezien als een proces waar vallen en opstaan waarschijnlijk deel van zal uitmaken.
Misschien kom je erachter dat het verlagen of zelfs verhogen van de hoeveelheid vergaderingen tot betere resultaten leidt. Houd de dynamiek van je team voortdurend in de gaten en blijf kritisch over hoe deze aanpassingen de algehele productiviteit en betrokkenheid beïnvloeden.
Bron: insta_photos / Shutterstock.com
Tip 3: geef het goede voorbeeld
Het goede voorbeeld geven is een van de belangrijkste stappen, omdat je zo aan je team laat zien dat je deze organisatorische veranderingen serieus neemt. Als je bijvoorbeeld zegt dat je de ‘altijd aan’-mentaliteit wil vermijden, die vaak gepaard gaat met flexibel werken, zorg dan dat je duidelijk jouw werktijden communiceert en geen berichten buiten die werktijden verstuurt. Houd je daar dan ook echt aan.
Tip 4: kies de juiste tools voor jouw team
Effectieve asynchrone samenwerking valt of staat met de juiste technologie en tools. Belangrijk is dat de tools iets toevoegen, ideeën verduidelijken en tijd besparen.
Maar let op, het is ook mogelijk om te veel tools in huis te halen. Uit het 2024 Businesses at Work-rapport van OKTA blijkt dat Nederlandse bedrijven gemiddeld maar liefst 108 verschillende applicaties gebruiken. Daarmee zijn ze de koplopers in vergelijking met andere landen uit het rapport. Te veel tools inzetten kan een averecht effect hebben en voor onnodige complexiteit en verwarring zorgen. Maak bij de selectie dus een goede afweging tussen de waarde die een tool kan toevoegen en de bijkomende complexiteit die de tool met zich meebrengt.
Weer fit aan de slag
Asynchroon werken kan jouw team en organisatie aanzienlijk ten goede komen. Te beginnen draagt het bij aan meer werkgeluk door het terugdringen van vergadermoeheid. Medewerkers kunnen weer fit aan de slag gaan en vol energie achter het (virtuele) bureau plaatsnemen zodat ze kunnen komen met scherpe opmerkingen, mooie ideeën en grootse plannen.
Over de auteur
