Bewust prioriteren kun je leren

Mijn weekenden plan ik altijd veel te vol. Ik wil sporten, de stad in, uit eten met vrienden en als het kan nog naar die verjaardag of langsgaan bij mijn moeder. Helaas kan niet alles tegelijkertijd. Daarom stel je bewust of onbewust prioriteiten: je gaat eerst de stad in, vervolgens sporten en als je dan nog tijd over hebt spreek je af met vrienden. Als je het bewust doet, geef je aan dat je later in de stad bent en zeg je tegen je moeder dat je morgen komt. Doe je dit onbewust, dan kom je overal te laat of ben je er maar heel kort.

Op je werk is het eigenlijk net zo. Je moet kiezen wat je wel en wat je niet gaat doen. Zo kan, in mijn ervaring, een slechte manager alleen vertellen wat er wel gedaan moet worden en kan een goede manager ook aangeven wat er niet gedaan moet worden. De sleutel is bewust prioriteren. Dit gaat in 2 fases:

1. Volgorde prioriteren
2. Strategisch prioriteren

Volgorde prioriteren

De eerste fase is het prioriteren van de volgorde. Je wil weten welke wens er belangrijker is ten opzichte van een andere wens. Een taak is alleen belangrijk als een andere taak minder belangrijk is. Als alles belangrijk is, is eigenlijk niets belangrijk.

Daarbij is de meest bekende vorm de backlog. Op de backlog verzamel je alle wensen die er zijn met relatie tot een bepaald product op een lijst. De bovenste wensen uit de lijst zijn het belangrijkst en hoe lager op de lijst hoe onbelangrijker. Door het op een lijst te zetten, ontkom je er niet aan om een wens boven of onder een ander te zetten en voorkom je dus dat ze beide ‘even belangrijk zijn’. Je moet keuzes maken.

Het is een goede manier om te bepalen wat je als eerste gaat doen, maar je kan dan nog een stap verder gaan. Stel je moet je keuken opruimen. Je maakt voor jezelf een lijst op basis van prioriteiten, die kan er zo uitzien als deze lijst: Als ik naar mezelf kijk, ben ik na een uur opruimen wel klaar en wil ik wat anders doen. Ik heb dan eigenlijk 3 keuzes in dat uur:

1. Van boven naar beneden werken en accepteren dat ik de oven niet ga schoonmaken en misschien ook de pannen niet ga afwassen.
2. Een schoonmaker vragen om te helpen, zodat we samen de hele lijst in een uur kunnen doen.
3. Het allemaal snel afraffelen. Het is misschien niet brandschoon, maar ik heb het wel gedaan.

Feitelijk kan ik dus kiezen hoeveel tijd ik spendeer aan elke klus, hoeveel capaciteit/geld (de schoonmaker kost ook meer geld) of hoeveel kwaliteit ik wil leveren.

In elke project of IT-ontwikkeling maken we vaak bewust de keuze wat we als eerste gaan ontwikkelen, maar we prioriteren vaak onbewust op tijd, geld en kwaliteit.

Strategisch prioriteren

Nadat je hebt bepaald welke wens het belangrijkst is en je de backlog zo compleet hebt gemaakt, is de vervolgstap om na te denken over de assen: tijd, geld en kwaliteit. In het voorbeeld van de keuken sta je dan stil bij je lijst en zie je dat je dat nooit in één uur afkrijgt. Daarom stel je prioriteiten op de 3 assen, hieronder afgebeeld in de driehoek. Hierbij kan je maar één kant kiezen, je moet dus één van de 3 assen lager prioriteren. Hierbij zijn de volgende 3 stelregels:

Een nieuwe ontwikkeling kan:

1. … weinig geld kosten en hoge kwaliteit hebben, maar zal veel tijd kosten.
2. … weinig tijd kosten en hoge kwaliteit hebben, maar zal veel geld kosten.
3. … weinig geld en tijd kosten, maar zal een lagere kwaliteit hebben.

Wat zijn dan precies je keuzes?

Kwaliteit

Dit is hoe goed het eindproduct is wat je oplevert, maar ook de begeleiding die het kost om je nieuwe software over te dragen aan de business. Denk bijvoorbeeld aan een werkinstructie voor een geautomatiseerd proces.

In het voorbeeld van de keuken opruimen, zeg je dan, de kwaliteit staat vast, alles moet goed schoongemaakt zijn.

Geld

Op de as ‘geld’ staat alles wat geld kost, bijvoorbeeld ontwikkelkosten, inkoopkosten, capaciteit van het team en onderhoudskosten. Beknibbel je op de kosten, hou er dan rekening mee dat je op de andere assen moet inleveren. If you pay peanuts, you get monkeys.

In het voorbeeld van de keuken opruimen, zeg je dan: de kosten staan vast. Ik kan geen extra schoonmaker inhuren.

Tijd

Uiteraard kun je altijd de ontwikkeltijd verkorten of verruimen. Hou alleen wel rekening met doorlooptijden die je hebt met externe partijen. Die zijn lastig te verkorten, tenzij je de as ‘geld’ ook hiervoor wil inzetten. Daarbij is soms de tijd niet verder in te korten, meerdere IT-ontwikkelaars aan hetzelfde laten werken is inefficiënt.

In het voorbeeld van de keuken opruimen zeg je dan: de tijd die ik aan opruimen spendeer, staat vast. Ik moet binnen één uur klaar zijn.

Maak bewuste keuzes

Maak dus bewust de keuze welke assen voor jou belangrijk zijn als je ergens mee start. Bedenk dit voordat je aan een project start en accepteer de consequenties. Ook hier geldt, niet alle 3 de assen kunnen even belangrijk zijn. En als laatste tegeltjeswijsheid nogmaals de belangrijkste tegeltjeswijsheid: ‘When everything is important, nothing is!’ (vrije vertaling van de Incredibles: ‘If everyone is super, no one is’)