Van pijnpunt naar pluspunt: zo tackle je 4 pijnpunten bij het organiseren van je event [congreshacks]

Je hebt nog niet zoveel ervaring met het organiseren van een evenement. Aan welke eisen voldoet een goede planning? Hoe ga je slim om met budget? Wat kan je doen om te zorgen dat alle faciliteiten aanwezig en werkend op locatie zijn? Hoe trek je voldoende bezoekers aan? Geen stress! In dit artikel geven event-experts en Congrescoaches Corry en Anke jou de ultieme tips om je te wapenen tegen de grootste uitdagingen die komen kijken bij het organiseren van een event.

Corry Neggers en Anke Verstraten zijn beide account- en eventmanager bij Jaarbeurs in Utrecht. Met gezamenlijk meer dan 10 jaar ervaring helpen zij, in de rol van Congrescoach, eventorganisatoren bij het neerzetten van een succesvol evenement. Dat doen ze van intake tot aftercare: zo kun je als “leek” in evenementenland toch gebruik maken van jarenlange ervaring. Handig! Speciaal voor dit artikel delen Corry en Anke hun ervaring ook met jou, en geven ze je tips om de 4 grootste pijnpunten bij het organiseren van een evenement zo goed mogelijk te kunnen tackelen.

#1 Gebrek aan ervaring

Eens moet de eerste keer zijn, maar dat betekent niet dat het niet spannend is om een evenement te organiseren. Je wil iets tofs neerzetten, tevreden bezoekers, en ook niet onbelangrijk: de doelstelling van je evenement bereiken. Anke: “Je ziet regelmatig dat – het gebrek aan – ervaring voor organisatoren een pijnpunt is. Dat iemand zegt: ja, ik ben op dit project gezet, maar eigenlijk heb ik nog nooit zo’n grootschalig zakelijk event georganiseerd.” Je bent dus zeker niet de enige of de eerste die daar tegenaan loopt en toch een succes van je evenement kunt maken. 

De gouden tip? Zorg dat je een sparringpartner hebt! Dat jij het event organiseert, betekent niet dat je niet je voordeel kunt doen met de kennis van iemand die wèl jarenlang ervaring heeft. Zo vertellen Anke en Corry hoe zij dat als Congrescoach doen: “Wat zoek je, waar loop je tegenaan, heb je hier al aan gedacht? Als Congrescoach is ons doel om de organisator te ontzorgen. Zij hoeven zich niet druk te maken of ze wel aan alles gedacht hebben als we zorgen dat we al die punten aftikken in het voortraject.” Je hoeft op die manier dus niet bang te zijn dat je iets over het hoofd ziet, je hebt iemand die je bij de les houdt als het gaat om het bereiken van jouw eventdoel op de best mogelijke manier. En dat doe je dus vooral door vooraf een aantal punten af te tikken. In dit artikel deelden de Jaarbeurs-experts hoe zo’n goede voorbereiding er dan precies uitziet.

#2 Tijd en planning

Wanneer begin je met…alles eigenlijk? “ Als je iets organiseert, bedenk dan niet dat je dat volgende maand of over twee maanden wilt organiseren. Neem aanlooptijd om deelnemers te kunnen benaderen, dat zij de kans krijgen om te reageren en een blok in hun agenda te zetten”, aldus Corry. “Als het echt moet, dan kunnen we natuurlijk snel schakelen en binnen een korte tijd een mooi event neerzetten. Maar het liefste geef je jezelf en alle partners een paar maanden de tijd om alles in te plannen en goed neer te zetten. Hoe groter of uitgebreider je event, hoe meer erbij komt kijken en hoe meer tijd je wilt hebben om het te organiseren. Als je een checklist maakt met verschillende tijdsblokken, dus wanneer je iets kan doen, wanneer je iets nodig hebt of wanneer je iets moet aanleveren, dan zorgt dat ook voor rust in je hoofd.” Zorg dat je in die checklist ook afspraken plant met stakeholders zoals locatie, catering en techniek om details met hen te bespreken.

De handigste manier om tijdens je event zelf de planning goed te bewaken is door een draaiboek op te stellen en deze te delen met de betrokken partijen. Zo weet iedereen wat er op welk moment gaat gebeuren en wat daarvoor nodig is. Maak je draaiboek zo uitgebreid mogelijk: eigenlijk moet iemand die niet op het event aanwezig is, puur op basis van het draaiboek, toch kunnen vertellen hoe de dag er organisatorisch uit heeft gezien. Zo wordt jouw draaiboek ook een handig naslagwerk voor de events die jij of je collega in de toekomst gaat organiseren. Belangrijke onderdelen van je draaiboek zijn in ieder geval:

• Taakverdeling: wie vervult welke rol op het event, wie is het aanspreekpunt voor wat en hoe kun je deze persoon bereiken. Wie scant bijvoorbeeld de badges, wie begeleidt sprekers en wie ontvangt vrijwilligers?
  
• Plattegrond: denk daarbij niet alleen praktisch, maar ook inhoudelijk. Waar zijn de sprekers, waar staat de catering, hoe loop ik naar het toilet, waar staan de stands en wat vind ik op die stands?
• Programma: hoe laat staat wat op de planning? Hoeveel pauze heb je ingecalculeerd? Hoe laat komt de catering voor de lunchpauze, wie ontvangt dat?

Als je jouw draaiboek van tevoren deelt met alle betrokken partijen kun je ook tijdig foutjes tackelen. Een Congrescoach kan bijvoorbeeld ook spotten of je iets over het hoofd hebt gezien. Corry: “Zo kunnen wij eruit halen van hey, ik zie dat jij zegt dat we om negen uur gaan beginnen, maar de deelnemers hoeven pas uiterlijk om half tien binnen te zijn. Daarnaast kunnen wij op basis van een draaiboek puntsgewijs afvinken of alles geregeld is.” Dus: hoe completer, hoe beter! 

#3 Budget 

Een event organiseren is niet per se goedkoop. Het kan dan ook lastig zijn om keuzes te maken over je budget: hoe weet je bijvoorbeeld welke prijzen ‘normaal’ zijn, of waar je op kunt bezuinigen zonder dat de kwaliteit van je evenement achteruit gaat? Vergelijken! Vraag offertes uit en kijk wat je krijgt en voor welk bedrag. Misschien is de apparatuur van partij X veel goedkoper dan die van partij Y, maar helpt partij Y je met volledige installatie en checks en gooit partij X alleen de spullen af om daarna met gierende banden naar de volgende klus te rijden. Anke en Corry denken graag mee met hun opdrachtgevers wanneer die twijfelen: “Is alles ook daadwerkelijk nodig? Je kunt het natuurlijk heel gek en groot maken. Maar daar is het van afhankelijk, wat wil je gaan doen, wat ga je vertellen, wat is de essentie?” 

Een fijne tip is dus om een lijst te maken van de essentiële onderdelen om van jouw event een geslaagde dag te maken. Wat is er voor nodig om jouw bezoekers de beleving te geven die je voor ogen hebt? Maak hierin onderscheid tussen behoeften en wensen, ofwel must haves en nice to haves. Zo weet je welke onderdelen prioriteit hebben in het budget en kun je betere keuzes maken. 

Daarnaast zijn er ook nog eens praktische zaken die je kunnen helpen slim om te gaan met je budget. Denk bijvoorbeeld aan creatieve samenwerkingen met partners, digitalisering in plaats van papier – ook nog eens duurzaam, win-win! – en de inzet van vrijwilligers of werkstudenten. Je kunt ook overwegen om je evenement te organiseren tijdens het low season of op minder populaire dagen in de (zakelijke-) eventwereld, zoals de vrijdag, mits dit natuurlijk past bij het doel van je evenement en je bezoekers.

#4 Bezoekers aantrekken

Horror: je organiseert een event voor 500 mensen, en er komen er maar 150 opdagen. Dat wil je natuurlijk te allen tijde voorkomen! 

Voordat je evenement begint, wil je weten wat er bij je doelgroep speelt en hoe je hen het beste kunt benaderen. Daarbij kan het je helpen om een communicatieplan te maken waarin je beschrijft welk middel je wanneer inzet. E-mails, social media, influencers, social advertising… Anke: “Het is belangrijk dat je weet wat er speelt bij je doelgroep, en waarom zij naar jouw evenement zouden willen komen.” Ga dus na, what’s in it for them? Corry vult aan: “Je moet echt de essentie zoeken. Waarom willen mensen komen? Ik moet geïnspireerd worden, ik moet geïnformeerd worden, of er moet genetwerkt worden. Dat zijn drie hele belangrijke punten voor een event.” 

Je wilt er dus voor zorgen dat jouw bezoekers echt het idee hebben dat ze jouw event niet kunnen, willen en moeten missen. Kortom: je wil FOMO creëren. Dit creëer je niet alleen door duidelijk te communiceren wat voor positief effect het bezoeken van jouw event hen op zal leveren. Het is belangrijk om te luisteren naar de behoefte van jouw doelgroep en daarop in te spelen, en niet om te zenden. Dus niet: ‘Wij hebben een jaar lang gewerkt aan een nieuwe app, kom naar ons evenement want daar lanceren we ‘m.” Maar wel: ‘Wil jij alle belangrijke data, apps, boekingen en verzekeringen voor je vakantie veilig op één plek bewaren? Dan wil je de lancering van onze nieuwe app niet missen.”  

Je kunt dat gevoel van FOMO extra benadrukken met slimme tweaks in je communicatie. Zet bijvoorbeeld het beïnvloedingsprincipe schaarste in door in je communicatie termen als vol = vol, beperkt aantal plekken of exclusief te gebruiken.

Wil je meer tips om van jouw event een succes te maken?

Bij Jaarbeurs begrijpen we als geen ander dat er bij het organiseren van een event nogal veel komt kijken. Maak daarom eens kennis met de Jaarbeurs congrescoaches: jouw gidsen in de wereld van het organiseren van evenementen of congressen! Met hun ingenieuze congreshacks (tips en tricks die het leven als congresorganisator makkelijker maken) helpen zij het maximale uit je evenement te halen, zelfs als je geen dagelijkse organisator bent. Ontdek de congreshacks hier.