Hoe voorkom je veel last-minute registraties voor jouw event? [5 tips]

Bijna iedereen heeft het, bijna dagelijks: uitstelgedrag. Het hoeft niet negatief te zijn, maar kan wel knap vervelend zijn als je een event organiseert. Het is namelijk een sterk stijgende trend; zo laat mogelijk registreren voor een event. Met alle gevolgen van dien. In dit artikel duik ik op een aantal praktische tips om dit tegen te gaan.

Als je vroeger naar een event wilde, dan kocht je gelijk een kaart en zette je dit gelijk in de agenda. Sinds corona is daar echt iets aan veranderd. Als zowel event-organisator, moderator en spreker zie ik het letterlijk op elk event waar ik aan bij mag dragen. Waar je voorheen vaak weken of zelfs maanden van tevoren met vertrouwen een gastenlijst kon vaststellen met een vast aantal deelnemers, schrijft het gros van de deelnemers zich nu pas last minute in.

Dit geldt echt voor alle typen events; corporate events, commerciële events en netwerk-events. Van meet-ups tot mega meerdaagse events, over echt alle typen topics. Maanden aan intensieve marketing daargelaten; ik heb al meerdere events gehad waar meer dan de helft van de bezoekers zich inschreef in de week voor het event zelf. Welke collega event-organisator ik ook spreek, iedereen deelt dezelfde zorg.

Cijfers over lastminute-registraties

Uit onderzoek blijkt dat 48% van de event-organisatoren, annulerings- en flexibiliteitsbeleid als hun grootste zorg noemen bij de planning van evenementen in 2024. Dit komt, omdat lastminute-registraties het noodzakelijk maken om flexibiliteit in contracten op te nemen om onverwachte gevolgen rondom budgetteringen en personeel te voorkomen.

Een recent onderzoek onder 360.000 eventregistraties van Maritz bevestigt dit. Bijna een op de vier deelnemers (22%) wachtte tot de laatste week voor het evenement om zich te registreren. 9% van de deelnemers registreerde zich pas bij aankomst op de locatie. Daarnaast stelde 45% van de deelnemers hun registratie uit tot minder dan vier weken voor het evenement.

Helaas here to stay

Volgens de eerder genoemde rapporten, is de late registratie tegenwoordig een gevolg van culturele verschuivingen en niet zomaar een trend. Het is gewoon hoe het leven in 2024 is. Dankzij online registratie is het veel eenvoudiger geworden om je aan te melden voor evenementen, wat leidt tot uitstelgedrag.

De noodzaak om vroeg reis- en verblijfplannen te maken is afgenomen door de snelle en gemakkelijke online boekingen, zelfs op het laatste moment. De onzekere economie maakt mensen ook voorzichtiger met hun uitgaven, waardoor ze wachten tot het laatste moment om te beslissen of ze een event kunnen bijwonen. Daarnaast geven jonge mensen de voorkeur aan flexibiliteit boven vroegboekkortingen en zullen ze pas registreren als ze zeker weten dat het evenement de moeite waard is.

De lockdown gaf event-organisatoren al een flinke test in het vermogen om zich flexibel en creatief op te stellen. Deze alsmaar toenemende trend maakt deze test er niet minder op. Gelukkig zijn er genoeg manieren om het aantal late registraties te verminderen. Dit zijn vijf manieren die ikzelf met succes heb toegepast op de events die ik mocht organiseren in het afgelopen half jaar:

1. Verschillende vogels

De meeste events hebben inmiddels wel verschillende categorieën tickets die beschikbaar zijn in verschillende periodes. Early birds en regular tickets. Een categorie die vaak nog wordt vergeten, is de ‘late bird’. Bijvoorbeeld voor tickets die in de laatste twee weken voor een event worden gekocht. Omdat die bij veel events er niet zijn, is er ook geen enkele prikkel voor de bezoekers om niet een dag van tevoren te registreren. Stel dus altijd een veel duurdere ‘late bird’ in, om mensen ook echt een financiële prikkel te geven om eerder te registreren.

Wat ook heel goed werkt, is om vanaf het begin heel duidelijk en transparant te zijn over de periodes en prijzen. Een prijstabel waar mensen zien wat het verschil is in prijs, als ze in een bepaalde periode boeken. Deze duidelijke vergelijking hoor ik vaker terug, dat het mensen de doorslag gaf om op tijd te registreren, omdat een ticket bijvoorbeeld de helft kostte, als mensen gewoon op tijd boeken.

Exclusieve early experiences

Mensen houden van gratis cadeaus. Vooral als ze veel waarde hebben en weinig moeite kosten om te verkrijgen. Met die insteek zorg ik voor leuke lokkertjes voor vroege inschrijvers. Bijvoorbeeld interessante webinars met sprekers, in aanloop naar een event. Maar ook VIP-ervaringen tijdens het event, van meet-and-greets met sprekers tot toegang tot VIP-lounges en speciale netwerkborrels.

2. Social subscribe

Een bedrijf als SocialDeal is er groot mee geworden; social selling. Dit zie ik ook vaker terugkomen bij events als TheNextWeb; bezoekers een mooie korting geven, als ze gelijk een andere bezoeker inschrijven. Je creëert daarmee een geweldige nieuwe laag aan ambassadeurs, die jou meehelpen het event op tijd te vullen. Zorg voor jouw volgende event dus ook voor een meerpersoonsticket met een tijdslimiet.

3. Tease time!

Omdat ik bovengemiddeld geïnteresseerd ben in dit onderwerp, heb ik veel gesprekken met bezoekers van mijn eigen events over dit onderwerp en neem het ook weleens mee in een questionnaire na het event. Een belangrijke reden voor mensen om laat in te schrijven, is blijkbaar dat veel events ook pas laat hun programma bekendmaken.

Tenzij je Lowlands heet, werkt dat dus blijkbaar averechts. Mensen willen op tijd weten hoe het programma eruitziet qua tijden, welke topics worden besproken en door welke sprekers. Ik weet zelf uit ervaring als programmeur van allerlei events, dat dit heel lastig kan zijn. De meeste sprekers willen nooit ver van tevoren al hun deelname bevestigen en sprekers vanuit partners worden vaak last minute bekendgemaakt. Tenzij je sprekers betaalt voor hun deelname, is het ontzettend moeilijk om een bevestiging op tijd te krijgen. Terwijl dit wel vaak belangrijk is om mensen zich te laten inschrijven.

Als ik zelf mag spreken op events, dan stuur ik altijd de organisatie tease-filmpjes in. Hierin vertel ik kort wat ik ga bespreken in mijn keynote. Een kleine sneak peak, om mensen alvast op te warmen en te enthousiasmeren. Dat zie ik niet alleen met sprekers, maar ook met allerlei zaken die belangrijk zijn voor mogelijke deelnemers. Foto’s van een ruimte waar je even tussendoor een call kunt doen en goede bereikbaarheid met het ov. Echt even vanuit de gast denken wat mogelijke onduidelijkheden zijn en deze ruim van tevoren al mooi kenbaar maken.

4. Denk multi-kanaal

Niet alleen rondom events, maar in het algemeen merk ik steeds meer dat professionals niet meer door hun mailbox heen komen. Ik heb al veel events gehad waar mensen gewoon binnenlopen en vragen ‘wat nu’, terwijl ze minimaal vier mails hebben gehad met QR-code’s en informatie over de registratieprocedure. De tijd van puur mailen en organische social posts plaatsen, is wat dat betreft in mijn optiek echt voorbij.

Zelf heb ik al een aantal keer geëxperimenteerd met het opzetten van communities op andere kanalen. Iets wat niet alleen voor mensen die zich al hebben geregistreerd, maar ook voor mogelijke bezoekers, echt ontzettend goed werkt. Ik varieer hier echt qua kanaal en sluit het aan op de doelgroep van het event; de ene keer gebruik ik WhatsApp, de andere keer Discord of Slack. Ik merk het niet alleen, maar lees het ook terug in questionnaires, dat steeds meer bezoekers communicatie via dit soort kanalen als veel positiever aanschouwen.

5. Stel je flexibel op

In mijn eventtrend-artikel voor dit jaar schreef ik er al over, de mogelijkheid geven om een flexibel ticket te kopen. Het is handig om niet direct alles definitief vast te leggen, maar om de optie open te houden om later te annuleren. Dit model wordt vaak gebruikt door webwinkels. Uit onderzoek blijkt dat het mensen sneller over de streep helpt vanwege de psychologische veiligheid die het biedt.

Je kunt deze aanpak uiteraard ook toepassen op jouw event. Door niet alleen de mogelijkheid te bieden om tot twee weken voor het evenement te annuleren, maak je het aantrekkelijker voor mensen om zich aan te melden. Bied daarnaast ook een goede doorverkoop-mogelijkheid aan, zoals bijvoorbeeld met TicketSwap.

Het zijn niet alleen de bezoekers

Helaas merk ik in het afsluiten van partnerships hetzelfde als bij de bezoekers; liever heel laat dan ruim van tevoren. Hier heb ik gemerkt dat er één ding ontzettend goed werkt, omdat veel bedrijven nu eenmaal zo werken: een deadline-lijst. Wil je nog in de nieuwsbrief mee? Dan is de deadline om ‘ja’ te zeggen X. Wil je nog op de sponsor-rolbanner mee? Dan is de deadline om ‘ja’ te zeggen X. Wil je een panelist voor op het podium aanleveren? Dan is de deadline om ‘ja’ te zeggen X. Daarna is het te laat.

Veel bedrijven hebben nu eenmaal scherpe deadlines nodig, om ook echt iets als een partnership intern te pushen en laten accorderen. Vooral heel wat online uitingen twee of drie maanden in aanloop naar een event aanbieden, wordt goed ontvangen. Vooral omdat je daarna vooral bezig bent met het communiceren van praktische details en veel minder ruimte hebt voor de boodschappen van de sponsoren.

Zorg voor een flexibele planning

Wees flexibel met je planning. De beste manier om chaos door lastminute-registraties te voorkomen, is in mijn optiek door overal flexibiliteit in te bouwen in verschillende aspecten van je evenement. Je kunt niet voorspellen hoeveel mensen zich op het laatste moment zullen aanmelden, maar je kunt wel voorbereidingen treffen om te voorkomen dat een hoger dan verwacht aantal gasten alles in de war schopt.

Als ik in plaats van organisator op een event mag spreken en vraag naar plannen, dan missen die vaak. Maak altijd alternatieve plannen gebaseerd op verschillende aantallen aanwezigen of minimale, gemiddelde en hoge opkomstplannen. Plannen met ook echt een goede mate van flexibiliteit met betrekking tot catering, zitplaatsen, goodiebags en andere zaken die worden beïnvloed door het aantal gasten.

Ik bespreek dit soort plannen ook met leveranciers en houd hen doorlopend op de hoogte, zodat zij eventueel snel kunnen inspringen bij een grote toename van gasten. Liever goed voorbereid zijn en het niet nodig hebben, dan andersom.

Net als je financiële planning is het belangrijk om extra tijd in je schema op te nemen. Deze buffer geeft je de ruimte om de extra opbouw en inkopen die nodig zijn bij een toename van gasten te beheren zonder andere verantwoordelijkheden te verwaarlozen.

Omgaan met late registraties

Tijd en geld zijn je twee belangrijkste middelen, vooral bij het omgaan met late registraties. Door flexibel te plannen, kun je onverwachte situaties de baas blijven en ervoor zorgen dat je evenement een succes wordt, ongeacht het aantal gasten.

Ik hoop dat de tips jou gaan helpen om de bezoekers op jouw volgende event weer op tijd te laten inschrijven! Heb ik een tip gemist? Deel hem in de comments!