De kracht van een goede briefing: efficiëntie én kwaliteit

Hoe zorg je ervoor dat iedereen tevreden is met een eindresultaat? Na ervaringen vanuit verschillende bureau’s, in samenwerking met diverse organisaties, zie ik maar één goede oplossing: een ijzersterke briefing.

Als ik praat met verschillende organisaties over contentmarketing, kom ik telkens één steeds terugkerend probleem tegen: inconsistente kwaliteit. Of het nu gaat om het werk van hun eigen contentmakers, of dat van externe bureaus, het blijft een heikel punt.

Natuurlijk, een tekst moet foutloos zijn en een ontwerp moet de huisstijl ademen – dat is vanzelfsprekend, maar kwaliteit? Dat is een breed en complex begrip.

Als contentmaker raak je vaak genoeg in discussies verzeild waarbij de opdrachtgever iets afwijst omdat ze het simpelweg ‘niet mooi’ vonden, terwijl het ontwerp juist scherp afgestemd was op de doelgroep.

‘Dat vind ik niet zo mooi’

Dit moet wel de meest frustrerende feedback zijn voor een ontwerper of videomaker. Eén van mijn eerste lessen in samenwerking met contentmakers was het belang van onderbouwde feedback. Dus, vraag jezelf als opdrachtgever af waarom je iets niet mooi vindt en, belangrijker nog, of dat ertoe doet als het jou persoonlijk niet aanspreekt.

Ben jij de doelgroep? Wat zouden zij ervan vinden? Draagt het bij aan het beoogde doel? Is het geschikt voor het kanaal waarop het wordt gepubliceerd? Dit zijn de essentiële vragen die het belang van een gedegen briefing onderstrepen.

Door van tevoren duidelijke verwachtingen en criteria vast te stellen, voorkom je eindeloze discussies over persoonlijke smaak.

De content is niet zoals verwacht

Een ander veelvoorkomend scenario: de content is ‘mooi’ of ‘goed’, maar voldoet niet aan de verwachtingen van de organisatie. Misschien is de video te lang, wijkt het ontwerp te veel af van de huisstijl, of sluit de tekst niet aan bij de tone of voice van de organisatie.

Dan heb je nog die collega van een andere afdeling die er achteraf problemen mee heeft. Irritant, maar te voorkomen als dit duidelijk in de briefing is opgenomen.

De bias die ontstaat tussen opdrachtgever en opdrachtnemer

Misinterpretaties van een opdracht liggen altijd op de loer. Hier is zowel de opdrachtgever, als de opdrachtnemer verantwoordelijk voor. De debriefing is hiervoor cruciaal. In simpele woorden: terugkoppelen hoe je de briefing begrepen hebt.

Zorg er als opdrachtgever voor dat je om een debriefing vraagt. Als opdrachtnemer, zorg dat je deze feedbackmomenten duidelijk documenteert, of het nu via e-mail in een paar bulletpoints, een document of op een andere manier gebeurt. Zo weet je zeker dat iedereen dezelfde visie heeft.

Het proces ziet er dan als volgt uit:

1. Briefing opdrachtgever (kies de vorm die het beste past: e-mail, persoonlijk, meeting)
2. Debriefing opdrachtnemer (pas de briefing aan, vul deze aan, en leg het vast zodat het niet bij een mondelinge bespreking blijft)
3. Eventuele aanvulling op debriefing door de opdrachtgever
4. Start contentcreatie

Hoe maak je dan een ijzersterke briefing?

Of het nu voor een video, een blog of een hele contentreeks is, een goede briefing bevat altijd de volgende basiselementen. De briefing volgt ook een logisch proces om de kwaliteit van je content te verhogen en tijdverlies tijdens feedbackrondes te verminderen.

Een briefing zou te allen tijden moeten bestaan uit:

• • Doelstelling
  • Doelgroep
  • Boodschap
  • Huisstijl en/of tone of voice
• Formaat en scope
• Overige eisen

Laten we er een voorbeeld bij pakken voor organisatie X die e-bikes verkoopt. Zij geven een contentbureau de opdracht om een plan te maken voor een online campagne.

Zo kan je briefing er bijvoorbeeld uitzien:

Doelstelling	BHAG: De verkoop van onze e-bikes met 10% verhogen dit jaar. Communicatiedoelstelling: Een bereik van 10.000 consumenten binnen de doelgroep en stijging van websiteverkeer met 5%.
Doelgroep	Nederlanders van 30 t/m 55 met een baan op fietsafstand (5 – 15 km) Nederlanders van 55 t/m 70 jaar met een interesse in buitenleven
Boodschap	Ervaar ongekende vrijheid en gemak met de e-bikes van Organisatie X. Of je nu naar je werk fietst of de natuur verkent, onze e-bikes bieden de perfecte combinatie van kracht, comfort en duurzaamheid. Met een innovatief design en topklasse technologie zorgt Organisatie X ervoor dat elke rit soepel, snel en stijlvol is. Stap over op een gezonder, milieuvriendelijker en plezieriger woon-werkverkeer of uitstapjes met onze state-of-the-art e-bikes.
Huisstijl en/of tone of voice	[Bijgevoegde pdf]
Formaat en scope	Het totale beschikbare budget voor de campagne is €___ (inclusief advertentiebudget nader te bepalen) We willen in februari van start en maximale looptijd t/m augustus i.v.m. de piek in verkoopkansen
Overige eisen	Moet in lijn zijn met eerdere campagnes van Organisatie X We noemen geen prijzen in de content Gebruik maken van huidige actieve social kanalen Facebook, Instagram en TikTok Rekening houden in planning met vakantie __ in week__ en vakantie __ in week __ (in die weken geen feedbackronde mogelijk)

Bij overige eisen kun je natuurlijk eindeloze invullingen geven. Zorg er daarbij voor dat het relevant is voor deze briefing, maar zet er eerder te veel dan te weinig in. Heeft het invloed op de planning, campagne, content en/of meer? Benoem het dan voor de zekerheid.

Denk hierbij niet aan een uitgebreid document voor een simpel contentstuk, zoals een flyer. Zorg wel dat je deze stappen altijd naloopt voordat je aan de slag gaat.

Efficiëntie én kwaliteit

Voldoet je briefing aan deze basiselementen én doorloop je het juiste briefingsproces, dan gaat de kwaliteit van je content sterk omhoog. Bovendien verlies je een stuk minder tijd aan feedbackrondes. Efficiëntie én kwaliteit, tel uit je winst.