Organiseer je een webinar? 6 tips voor meer deelnemers

Het delen van kennis staat centraal bij het toepassen van social selling. Een webinar is daarvoor meer dan geschikt. Het is ideaal om een grote groep mensen te informeren. Voor potentiële klanten een leuke manier om op een laagdrempelige manier kennis te laten maken. Voor bestaande klanten is het leuk om met je in contact te blijven.

Inmiddels is het organiseren van een webinar voor mij een vast onderdeel van mijn social selling-strategie. Organiseer jij ook weleens een webinar of wil je dat binnenkort gaan doen? In dit artikel leg ik je uit wat je kunt doen om tot een mooi aantal deelnemers te komen. Kleine spoiler… Een goede voorbereiding is het halve werk!

Tip 1. Planning

‘Een goede voorbereiding is het halve werk’ geldt ook voor het organiseren van een webinar. In de eerste plaats is het belangrijk dat je nadenkt over het moment waarop je het webinar wil organiseren. Het heeft geen zin om een week van tevoren een webinar aan te kondigen. Dan is de kans namelijk groot dat de agenda van klanten en prospects al vol staat met andere afspraken en dat ze geen tijd hebben om je webinar te volgen. Zelf hanteer ik een aanlooptijd van minimaal 4 weken. Die tijd heb je echt nodig om een mooi aantal deelnemers te verzamelen.

Heb je een mogelijke datum gedachten? Kijk dan even of deze datum niet net voor, tijdens of na een schoolvakantie of feestdag is. Dit werkt ook niet bevorderlijk om tot een mooi aantal deelnemers te komen voor je webinar. Ook is het belangrijk om na te denken over het meest geschikte moment waarop je het webinar organiseert. Voor mij als verkoper blijkt de dinsdag tussen 10.00 – 11.00 uur het beste moment te zijn. Maar dat kan voor jou natuurlijk anders zijn. De kans is groot dat een leerkracht of tandarts niet kan deelnemen op dit moment.

Tip 2. Bepalen van een geschikt onderwerp

Maak bij het bepalen van het onderwerp van het webinar gebruik van bestaande klanten. Bedenk zelf een aantal onderwerpen en vraag aan je klanten over welk onderwerp ze meer willen weten. Om dit bij een grote groep klanten na te vragen, kun je ook de opiniepeiling op LinkedIn gebruiken.

Mijn advies is om je klanten echt te betrekken bij het bepalen van de inhoud. Een webinar organiseren doe je namelijk voor klanten en prospects en niet voor jezelf, toch? Wanneer je het onderwerp hebt vastgesteld, is het tijd om te gaan nadenken over de inhoud van het webinar dat je gaat organiseren.

Tip 3. Hanteer de 80-20-regel

Onthoud dat het organiseren van een webinar bij social selling draait om het delen van waardevolle informatie. Een kwalitatief webinar heeft geen salespitch nodig. Wanneer deelnemers het webinar als goed ervaren, zullen ze bij interesse vanzelf contact met je opnemen voor meer informatie over een product of dienst. Gebruik een webinar om de relaties met klanten en prospects (verder) te versterken.

Hanteer om die reden altijd de 80-20-regel bij het bepalen van de inhoud. Hiermee bedoel ik dat 80% van het webinar moet gaan over het bieden van waardevolle informatie. De overige 20% mag gaan over het aanbod dat je te bieden hebt. Probeer die 20% uit te smeren over de totale inhoud van het webinar. Of kies er een keer voor om helemaal niets te promoten. Na afloop kun je de deelnemers altijd nog informatie toesturen over een dienst of product.

Tip 4. Promotie

Na het bepalen van de inhoud is het tijd om het webinar dat je gaat organiseren te promoten. Zelf promoot ik een webinar altijd via de digitale nieuwsbrief. Ook plaats ik minimaal één keer per week een bericht op LinkedIn (kan ook een ander socialmedia-kanaal zijn) om mijn netwerk te informeren over het webinar.

Plaats niet steeds hetzelfde bericht, maar deel korte previews over wat de deelnemers kunnen verwachten aan informatie tijdens het webinar. Dit is tevens een manier om te bouwen aan jezelf als autoriteit in het vakgebied. Laat zien aan de mensen in je netwerk dat je weet waar je het over hebt.

Soms lukt het niet om je doelgroep te bereiken op socialmedia-kanalen zoals LinkedIn. Wanneer ik op de radar wil komen van een bedrijf om zaken te doen, grijp ik voor het organiseren van het webinar ook naar mijn telefoon. Bel het bedrijf op middels koud bellen en vervang die salespitch voor de boodschap dat je iemand wil uitnodigen voor een relevant webinar. Mijn ervaring is dat het hiermee vaak lukt om voorbij de receptioniste te komen en potentiële klanten als deelnemer te scoren.

Tip 5. Urgentie om deel te nemen

Regelmatig hoor ik van anderen dat het aantal aanmeldingen vele malen hoger was dan het uiteindelijke aantal deelnemers. Een manier om de urgentie tot deelname te verhogen is vooraf communiceren dat het niet mogelijk is om het webinar achteraf terug te kijken. Zeg eens eerlijk, hoeveel van die linkjes om een webinar achteraf terug te kijken heb jij nog op je to-do-lijstje staan?

Mijn ervaring is dat deelnemers eerder de neiging hebben om deel te nemen, omdat ze niets willen missen. Zijn er een aantal mensen die echt niet kunnen deelnemen? Organiseer het webinar dan bij een groot aantal deelnemers later nog een keer. Bij potentiële klanten bied ik vaak aan om de inhoud van een webinar in een individuele, online sessie toe te lichten. Je hebt dan meteen een afspraak te pakken om na afloop een dienst of product te promoten.

Tip 6. Exclusieve content

Mijn laatste tip voor een groot aantal deelnemers voor je webinar: het werkt vaak goed om vooraf aan te geven dat alle deelnemers na afloop iets exclusief zullen ontvangen. Hierbij kun je denken aan een gratis factsheet, stappenplan of een e-book. Het werkt goed om deze exclusieve content achteraf te delen met de deelnemers van het webinar. Na elk webinar zie ik dan ook steeds weer een groei in het aantal deelnemers op de nieuwsbrief.

Heel veel succes met het organiseren van je webinar. Hopelijk helpt deze informatie je aan een groot aantal deelnemers.