Congreshacks: 3 essentiële tips voor een goede voorbereiding van je event

Een evenement organiseren is niet alleen leuk om te doen, het kan ook bijdragen aan het versterken van relaties, het opbouwen van je merk, groei stimuleren… Maar laten we eerlijk zijn: het kan ook behoorlijk stressvol zijn, vooral als je het niet vaak doet. Maak daarom eens kennis met de Jaarbeurs Congrescoaches. Vanuit hun jarenlange ervaring delen zij zogenaamde congreshacks die het organiseren van je event meteen makkelijker maken. In dit artikel nemen we je mee in de 3 essentiële onderdelen van een goede voorbereiding. Want een goede voorbereiding is het halve werk de eerste stap richting een succesvol evenement!

Fleur van den Berg en Lieke Smits-Martens zijn beide accountmanager bij Jaarbeurs Utrecht. Als Congrescoach helpen zij organisatoren van events. In die rol ondersteunen zij hun opdrachtgevers van intake tot aftercare. Want hoe fijn is het als je als onervaren organisator gebruik kunt maken van jarenlange expertise? Speciaal voor dit artikel delen zij een aantal cruciale tips waarmee jij beslagen ten ijs komt.

1. Begin op tijd

Het lijkt een beetje een open deur, maar bijtijds beginnen is ontzettend belangrijk. Daarnaast is de definitie van ‘op tijd’ behoorlijk veranderd de afgelopen jaren. Waar je voorheen meestal goed wegkwam met een half jaar voorbereidingstijd, mis je nu dan echt vaak de boot als het aankomt op locaties, sprekers en artiesten. Voor evenementen boven de 300 man is het verstandig om een jaar van tevoren te starten met de voorbereiding. Vooral als je evenement plaatsvindt in een drukke periode of op een gewilde dag. Fleur: “Het najaar is echt de drukste periode van het jaar, dat geldt niet alleen voor onze locatie. Over het algemeen zijn juni, september, oktober en november nu drukke maanden. Als je dan een half jaar van tevoren begint, heb je bijna geen keuze meer.”

Iets wat goed aansluit op het feit dat je bijtijds moet beginnen, is het belang van strenge deadlines. Daarbij kun je ook slim anticiperen op deadlines van de externe partijen waar je mee te maken krijgt. Als je bijvoorbeeld twee weken voorafgaand aan je event de aantallen voor catering moet doorgeven, moet je dus zorgen dat de deadline voor cateringwensen van je gasten nog vóór die twee weken is. Zo zorg je dat jij de benodigde informatie op tijd in handen hebt.

2. Weet wat je gaat doen

Voor communicatiespecialisten, tekstschrijvers en journalisten is het een bekend begrip, maar ook als event organisator is het een must: zorg dat je antwoord kunt geven op de 5 W’s en de H van jouw evenement:

• Wie: wie is de doelgroep van je event? Maak deze zo concreet mogelijk!
• Wat: wat staat er tijdens jouw evenement op het programma? Als je tijdig nadenkt over de invulling van je programma kun je ook een betere locatiekeuze maken.
• Waar: op welke locatie? Denk na over bereikbaarheid, capaciteit en benodigde faciliteiten.
• Wanneer: concreet: welke dag en tijd. Maar ook: welke fase van het jaar of bijvoorbeeld op welk moment in de klantencyclus.
• Waarom: waarom organiseer je dit evenement, wat is het uiteindelijke doel? Bijvoorbeeld: we vieren het 20-jarig bestaan van ons bedrijf. Het uiteindelijke doel kan dan zijn om relaties te versterken, merkbekendheid te vergroten of inspiratie en motivatie te bieden.
• Hoe: dit gaat over de praktische zaken van de organisatie. Denk aan je budget, promotie, logistiek, techniek en eventuele beveiliging.

Wat wil je bereiken met het organiseren van deze dag?

Als je een helder antwoord op bovenstaande vragen kunt geven, sta je al met 1-0 voor. Dit zal je ook helpen bij het kiezen van de juiste locatie en volgende stappen van de organisatie. Op basis van die informatie kan een Congrescoach je ook passend advies geven om te zorgen dat het doel van je event bereikt wordt. Lieke en Fleur: “Bij een intake gaan we echt de diepte in. We zorgen dat we de juiste vragen stellen: waarom organiseer je dit evenement, wat is de doelgroep die erop afkomt, wat wil je bereiken met het organiseren van deze dag… Dan kunnen wij advies geven over de beste zaalopstelling, indeling van het programma, het aantal en de duur van de pauzes en meer.”

3. Communicatie is key

Het is niet alleen belangrijk om deze informatie helder te hebben voor jezelf en stakeholders zoals je locatie en Congrescoach, je moet ook je deelnemers goed kunnen informeren. Eigenlijk wil je voorafgaand aan het event zoveel mogelijk vragen, twijfels en onzekerheden wegnemen bij alle partijen. Zo zorg je voor een soepel lopend evenement. Fleur en Lieke: “Hoe meer informatie van tevoren bij de deelnemer ligt, hoe beter. Een linkje naar de routebeschrijving richting je locatie, parkeergelegenheid, dieetwensen, zo voorkom je hick-ups op de dag zelf. Dat is zowel voor jou als opdrachtgever als voor ons prettig. Een win-win dus.”

Maar hoe kies je welke informatie je deelt, zonder dat je een vloedgolf aan informatie over je gasten uitstort? Lieke: “Het is belangrijk om het beknopt te houden. Je wilt dat mensen vooraf alle informatie bij de hand hebben, bijvoorbeeld via een eventpagina met handige linkjes naar de benodigde informatie.” Het is dus niet per se een kwestie van informatie schrappen, maar van kort, bondig en duidelijk zijn. Mensen moeten vooral weten waar ze welke informatie kunnen vinden.

Daarnaast is het ook fijn om op de locatie zelf een contactpersoon aan te wijzen, zowel iemand die een aanspreekpunt is voor medewerkers van de locatie als iemand bij wie gasten terechtkunnen met vragen. Communiceer ook hierbij vooraf wie deze aangewezen persoon is en hoe deze te herkennen is. Pro tip: check vooraf ook wat voor mogelijkheden er op locatie zijn om te communiceren met je bezoekers om ze van de nodige informatie te voorzien. Denk aan verplaatsbare schermen, projectietools en apps.

De rode draad

Op tijd beginnen, een duidelijk uitgedacht plan qua middelen en doelen en goede communicatie zijn belangrijke pijlers bij het organiseren van je evenement. Maar bestaat er nu zoiets als de ultieme tip? Lieke: “Waarom komen mensen naar jouw event? Dat is vaak vanwege een bepaald thema of de sprekers die komen.” Houd het ultieme doel van het evenement voor jou als organisator en voor je bezoekers scherp en houd dit altijd in je achterhoofd bij het maken van beslissingen.

Maak je leven makkelijk met congreshacks

Bij Jaarbeurs begrijpen we als geen ander dat er bij het organiseren van een event nogal veel komt kijken. Maak daarom eens kennis met de Jaarbeurs congrescoaches: jouw gidsen in de wereld van het organiseren van evenementen of congressen! Met hun ingenieuze congreshacks (tips en tricks die het leven als congresorganisator makkelijker maken) helpen zij het maximale uit je evenement te halen, zelfs als je geen dagelijkse organisator bent. Ontdek de congreshacks hier.