Zo schrijven collega’s eindelijk in je tone of voice (met hulp van ChatGPT)

Je hele organisatie laten communiceren met de juiste tone of voice. Ga er maar aan staan. Ik kan niet schrijven, zegt Rebecca van Recruitment. Die wollige bijzinnen zijn echt nodig, zegt Lina van Legal. Het kost me te veel tijd (en dus geld), zegt Frans van Finance. Gelukkig voor Rebecca, Lina, Frans (en vooral ook voor jou) is er ChatGPT.

Met veel bloed, zweet en tranen is de merktaal van je organisatie vastgelegd. Je communicatiecollega’s en jij trokken daarna teksten strak en alles ademt nu de juiste stijl. Jullie zijn loeitrots op wat jullie samen hebben neergezet. Maar al snel hoor je een gil naast je. “Wie heeft de teksten in die offerte geschreven?”, mort je buurvrouw. Niet veel later een grom van je buurman: “Die reactie van de klantenservice, dat kan écht niet.”

Met andere woorden: hartstikke mooi die nieuwe tone of voice en schrijfafspraken, maar als je andere afdelingen niet meeneemt en helpt, is al je harde werk voor niets. Dan worden alle juiste woorden in jouw teksten in één keer tenietgedaan door alle slecht gekozen woorden in betalingsherinneringen, algemene voorwaarden of uitnodigingen voor een sollicitatiegesprek.

Iedereen moet aan de merktaal

Aan de bak, dus. Ook Rebecca, Lina en Frans en alle andere niet-contentcollega’s moeten tikken in de merktaal. Of het in ieder geval begrijpen wanneer wat zij maken niet goed genoeg is (en ze jou of een andere collega met schrijftalent dus moeten vragen om hulp). En nee, dat bereik je niet door je merktaaldocument ergens in een Sharepoint-map te zetten. Daar vind je ‘m zelf niet eens terug. Je hebt minimaal een interne campagne, een berg workshops en een breed gedeelde onepager nodig.

De ervaring leert (helaas) dat het zelfs dan voor sommige collega’s een uitdaging is de hoge schrijflat van de communicatie- of merkafdeling te halen. Niet gek voor mensen die bij de instructie om actief te schrijven geen hulpwerkwoorden schrappen, maar squatend hun content tikken. Of die bij de term B1 niet begrijpelijkere woorden gebruiken, maar denken aan het voetbalteam waarin ze speelden tijdens hun jeugd. Mooi dus als je het zo nog makkelijker kan maken.

ChatGPT maar weer eens to the rescue

Dat kan. Met ChatGPT. Bij ongeveer elke aan AI gerelateerde sessie die ik gaf, kreeg ik de vraag of de tool ‘kon schrijven in onze tone of voice’. Het antwoord ging in een jaar van ‘Mwah’ naar ‘Jawel, als je weet wat je moet doen’. Zoals een van de deelnemers tijdens een workshop bij een niet nader te noemen organisatie zei: “Het is nu al beter dan wat ik krijg toegestuurd door 80% van mijn collega’s.”

Oké, oké. Maar hoe dan? Ik geef je eerst 3 manieren om ChatGPT jouw merktaal te laten volgen.

1. Prompt een prompt

We beginnen bij de meest voor de hand liggende manier. Je ontwikkelt een prompt waarmee je ChatGPT de instructies geeft te schrijven in jouw tone of voice en met jouw regels.

Voorbeeldprompt

Onze tone of voice is <eigenschap>, <eigenschap>, <eigenschap>, en <eigenschap>. Maar, deze woorden mogen niet letterlijk terugkomen in de tekst. Ook hanteren we de volgende regels bij onze teksten: geen <regel>, wel <regel>, geen <regel>. De teksten zijn <stijl>, <stijl>, <stijl>.

Moeite met zelf een prompt samenstellen? Laat ChatGPT jou daar dan weer mee helpen.

Voorbeeldprompt

Je bent een specialist in het herkennen van tone of voice. Analyseer deze tekst en probeer de stijl en regels te herkennen. [tekst invoeren].

Je laat ChatGPT zijn werk doen en na de analyse geef je de volgende prompt:

Schrijf een prompt waarmee ik jou, ChatGPT, in nieuwe gesprekken de opdracht kan geven teksten te schrijven of te controleren, waarbij je deze tone of voice gebruikt.

Het resultaat deel je met je collega’s.

Nadeel: je moet de prompt bij elke chat die je begint opnieuw invoeren. Samen met alle andere instructies die je geeft.

2. Instructies voor custom instructions

Iets omslachtiger is je collega’s de opdracht geven om hun custom instructions aan te passen. Je stuurt een uitgebreide mail waarin je uitlegt waar ze dat kunnen doen (beweeg je cursor naar linksonder > klik op je naam > klik op Customize ChatGPT) en geeft ze de exacte instructies die ze in twee vakken moeten kopiëren en plakken (Ctrl-c > Ctrl-v). Wat die instructies zijn? De stijl(en) en regels die jij in je merktaaldocument hebt opgeschreven. In maximaal 1500 tekens, dat wel.

Nadeel: ChatGPT houdt zich bij alle nieuwe chats aan de regels. Dus ook als je geen teksten wil schrijven of controleren.

3. Een eigen GPT, wie wil dat nou niet

De beste manier om ChatGPT te laten helpen bij het volgen van schrijfafspraken, is het maken van een custom GPT. Je bouwt een hele eigen omgeving om in te werken, volgens jouw regels. Het fijne is dat je ChatGPT kunt voeden met heel veel instructies. Je kunt de tool zelfs je merktaaldocument en stapels teksten laten analyseren. Bovendien kun je aan de achterkant continu bijschaven. Als je tevreden bent kun je een link naar jouw eigen merktaal-GPT delen met al je collega’s.

Nadeel: custom GPT’s zijn alleen beschikbaar met een Plus- of Team-account. En dat kost een paar duiten.

Merktaal klaar, maken of controleren maar

Welke van de 3 manieren hierboven je ook kiest, het is pas het begin. Want ChatGPT kent je merktaal, maar heeft nog geen tekst geschreven of nagekeken. Daarvoor moet je collega ook nog opdracht geven. Het is aan jullie om uit te vinden wat goed werkt, maar je kunt denken in deze richting:

Voorbeeldprompt schrijven

Je bent copywriter. Schrijf een [soort tekst], over [onderwerp]. Gebruik maximaal [aantal] woorden. Schrijf de tekst volgens onze tone of voice.

Voorbeeldprompt nakijken

Je bent een hele scherpe eindredacteur. Controleer deze tekst op de tone of voice die ik met je gedeeld heb. Vertel me wat goed gaat. Geef, als die er zijn, ook tips om de tekst verder te verbeteren. [tekst].

Collega’s in je tone of voice laten schrijven met ChatGPT

Je collega’s teksten laten schrijven met ChatGPT zorgt ervoor dat wat ze opleveren in de basis beter is. En het is een extra manier om ze te beïnvloeden en ze het belang van de merktaal in te laten zien. Ze worden zich bewuster van hun eigen tekortkomingen. En dat is uiteindelijk jouw doel: iedereen snapt wanneer iets goed genoeg is om namens jullie organisatie met de wereld te delen.