Hoe live events bijdragen aan een betere employer branding

Employer branding is een hot topic, want betrokken, enthousiaste medewerkers zijn een belangrijke factor voor het succes van je organisatie. Gemakkelijk en vanzelfsprekend is het tegenwoordig niet: we leven in een tijd van hybride werken, digitalisering, de arbeidsmarkt is krap en de privé-werkbalans is belangrijker dan ooit, zeker voor Gen Z. Oproep van UWW was recent dan ook: focus op het behouden van medewerkers. Tijd om aan de slag te gaan met live events.

Alleen via goede, interne live communicatie, ook wel events, kun je betrokkenheid realiseren. Hetzelfde geldt voor verandering: zonder één of meerdere interne verander-events, krijgt een verandering geen grip. In dit artikel ga ik daarom in op de belangrijke rol van interne (live) events en ook waarom dataverzameling rondom medewerkers via interne events van groot belang kan zijn.

Wat is interne live communicatie?

Bij live communicatie en events wordt vaak gedacht aan externe events, zoals beurzen en webinars. Maar ook interne events zijn een belangrijke vorm van live communicatie. Ze zijn vaak wel wat informeler en vertrouwelijker van karakter, omdat de gedeelde informatie niet altijd bedoeld is voor de buitenwereld. Bij interne events kun je bijvoorbeeld denken aan een HR-verandertraject, programma kick-off, innovatiesessie, training, kerstmarkt, workshop, cursus, vergadering, Algemene Ledenvergadering (ALV), inspraakavond of introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers.

Vaak wordt nog niet de naam ‘event’ aan zo’n bijeenkomst gegeven, maar in feite is het organisatie-technisch altijd een event. Er moeten uitnodigingen verstuurd worden, er moet een programma gemaakt worden, catering geregeld worden, etc. Zo worden er organisatie-overkoepelend en intern vaak meer events georganiseerd dan je doorhebt.

Waarom interne events werken

Of je nu meer betrokkenheid wil of een verandering wil bewerkstelligen: als het gaat om communicatie, gaat het om emotie. Persoonlijke interactie is de sleutel tot het opbouwen van betekenisvolle, menselijke relaties en vertrouwen. Non verbale-communicatie, zoals een knipoog, een stevige handdruk of een glimlach, voegt namelijk een emotionele lading toe die vaak verloren gaat in digitale interacties. Na de COVID-pandemie realiseren we ons daarom als geen ander hoe belangrijk menselijke interactie en het maken van herinneringen is. Ook de toegenomen digitalisering draagt bij aan de herwaardering van live communicatie. Dat stelt ook de branchevereniging voor live communicatie en evenementenbureaus in hun rapport, dat heel toepasselijk ‘Live in de lift’ heet.

Realiseren van verandering

Bijna alle bedrijven organiseren al leuke events voor medewerkers om betrokkenheid te realiseren en aan teambuilding te doen. Wat organisaties soms vergeten, is dat ook verandering alleen te realiseren is via goede live communicatie, zoals overleg, 1-op-1’s, meetings, workshops, trainingen en bijeenkomsten voor medewerkers, in kleinere of grotere groepssamenstellingen. Verandering teweegbrengen gaat simpelweg niet door het versturen van een interne nieuwsbrief of wat berichtjes op het interne messenger-kanaal.

Dat geldt voor een minimale verandering, maar natuurlijk al helemaal voor een cultuurverandering. Deze is niet van de één op de andere dag gerealiseerd. Rondom een cultuurverandering is het bijvoorbeeld belangrijk een reeks aan (terugkerende) events te organiseren, waarin je (nieuwe) kernwaarden doorlopend naar voren laat komen. Je gaat daarin op zoek naar overeenkomsten, want overeenkomsten betekent per definitie verbinding. Door onderling vertrouwen presteren medewerkers bovendien beter en je creëert een hecht team, dat verantwoordelijk is voor een gemeenschappelijk doel. Zo’n event-traject kan bijvoorbeeld bestaan uit sportdagen, borrels, hutje op de hei-sessies, etc.

Weerstand

Ik hoor je misschien denken: het organiseren van een event is niet gemakkelijk én wel kostbaar. Klopt. Je moet een locatie regelen, lunch regelen en mensen ‘werken’ tijdens het event niet. Het is een feit dat elk event, groot of klein, vaak veel gedoe, stress en rompslomp oplevert. Iedere keer is er weer een andere afdeling of persoon verantwoordelijk (HR, communicatie, marketing), terwijl events organiseren niet per se hun core business is. Toch moet de kwaliteit wel optimaal en professioneel zijn, want ook aan interne, zakelijke evenementen hangen immers serieuze doelstellingen.

Als klap op de vuurpijl hebben sommige mensen ook nog eens weerstand tegen verandering. Dit kan natuurlijk een teken van betrokkenheid zijn, maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. Sommige mensen hebben er gewoon geen zin in.

Neem interne events serieus: zet vooruitstrevende techniek in

Goed: je hebt dus te maken met het feit dat events organiseren niet altijd makkelijk is, dat verandering weerstand oproept en ook met het feit dat medewerkers steeds meer van een werkgever verwachten. Belangrijk is dus in ieder geval dat de organisatie en uitvoering van je interne event tiptop in orde is en dat je interne events nét zo serieus neemt als externe events. Hieronder licht ik toe hoe de techniek je daar een flinke hand bij kan helpen.

Aantrekkelijk programma, locatie en catering

Buiten kijf staat natuurlijk het regelen van een inspirerend programma (met subsessies) op een fijne locatie met passende catering. Ook wil je het liefst zoveel mogelijk service verlenen richting je medewerkers. Regel bijvoorbeeld vervoer naar de locatie van het event of vraag vooraf dieetwensen uit. Ook een soepele bezoekersregistratie op de dag zelf is van groot belang. Je wil immers dat de binnenkomst vlot en duidelijk verloopt, zodat deelnemers met een goed humeur aan het event beginnen.

Duurzaamheid

Het uitvragen van wensen rondom lunch en vervoer hangt ook samen met het onderwerp duurzaamheid. Je wil dat medewerkers meer betrokkenheid tonen of de nieuwe kernwaarden doorvoelen, maar verander je als organisatie zelf ook? Let je bijvoorbeeld al op je food- en wasteprint? Je zou bijvoorbeeld ook kunnen uitvragen of medewerkers überhaupt wel interesse hebben in een kerstpakket of goodiebag.

Live communicatie en interactie

Als je dan eenmaal iedereen bij elkaar hebt verzameld op een event, heb je een mooie kans om relevante informatie op te halen bij je normaal drukke medewerkers. Vraag via een interactietool verschillende zaken live uit of test stellingen en hypotheses. Je kunt vervolgens live in gesprek gaan op basis van interessante antwoorden, maar je kunt de input later ook weer gebruiken voor in je strategie. Medewerkers waarderen het als hun mening gehoord wordt en als er daadwerkelijk iets mee gedaan wordt. Ook dit leidt indirect weer tot meer betrokkenheid.

Genereer bijvoorbeeld ook extra energie door via de event-app push-notificaties te sturen op het moment dat er iets speciaals gebeurt. Creëer reuring en maak er een memorabel event van.

Interne netwerkbijeenkomst

Verbinden met andere medewerkers betekent dus ook verbinden met de organisatie. Je zou je interne event daarom ook kunnen inzetten als een intern netwerkevenement. Natuurlijk is dit ook afhankelijk van de grootte van de organisatie, maar je kunt het via een event-app bijvoorbeeld mogelijk maken dat mensen met elkaar kunnen chatten of connectieverzoeken kunnen sturen.

Laat je medewerkers een persoonlijk profiel creëren waarin ze, naast (standaard) persoonsgegevens, ook hun interesses en andere leuke gegevens kunnen delen. Hoe leuk is het als bijvoorbeeld muzikanten of padellers binnen je organisatie elkaar nu weten te vinden?

Follow-up en nul- en eenmeting

Stuur natuurlijk na het event een follow-up en enquête uit waarin je mensen bedankt voor hun aanwezigheid en waarin je kort verslag doet van het event. Als je voorafgaand aan het event of de eventreeks ook data van medewerkers hebt verzameld, kun je vanuit een nulmeting ook gemakkelijker een eenmeting doen. Meten is weten!

Gen Z is kritischer

Denk ook aan hoe de (kritische) generatie ‘Gen Z’ denkt en tegen events aankijkt. Voor hen is een event niet per se een ‘leuk uitje’ meer om naar uit te kijken. Het moet vooral nuttig zijn. Het liefst toon je je daarom op alle fronten steeds flexibeler en kun je meer personalisatie aanbieden. Denk aan de inzet van een event-app, waarin je een congrestival met een gevarieerd programma aanbiedt. Vraag ook vooraf dieet- of (digitale) goodiebag-wensen uit en wees flexibel in deadlines rondom aan- of afmelden. Met oubollige methodes maak je sowieso geen goede indruk op talenten uit deze generatie.

Structureel medewerkersdata verzamelen

Het structureel verzamelen van medewerkersdata rondom interne live events, levert uiteindelijk een schat aan waardevolle informatie op voor je interne organisatie en HR-afdeling. Blijkt bijvoorbeeld dat mensen, die positief over het verandertraject spreken, ook langer bij je blijven werken? Of denk aan input over arbeidsvoorwaarden, die (introverte) medewerker A terug gaf vanuit de interactietool. Deze input was voorheen mogelijk achterwege gebleven en medewerker A was misschien alweer vertrokken.

De rol van techniek binnen employer branding

Techniek kan dus een belangrijke rol spelen in live communicatie met medewerkers. Sowieso om op een zo goed mogelijke manier met medewerkers te communiceren, hen van service te voorzien (dieet/vervoerswensen) en om het event soepel te laten verlopen. Ook kan de inzet van event-techniek bijdragen aan het ophalen van relevante medewerkersinformatie. Óók bij introverte medewerkers die zich normaal niet zo snel zouden uitspreken. Deze input vanuit events levert een schat aan waardevolle informatie op voor verschillende afdelingen en je algehele employer branding. Medewerkers moeten natuurlijk geen ‘big brother is watching you’-gevoel krijgen, maar daar kunnen verschillende privacy-maatregelen en -instellingen voor zorgen

Nog een laatste voordeel van techniek: in principe organiseer je dus liefst een live event, maar is dit niet mogelijk? Dan kun je altijd nog gaan voor een hybride event: een combinatie tussen live en offline. Vernuftige techniek kan ervoor zorgen dat zowel thuisblijvers als live-aanwezigen dezelfde beleving ervaren.

Organiseer jij al interne events en hoe speelt techniek hierin voor jou een rol? Ik ben benieuwd.