Feedback vragen over je werk is vragen om problemen

Heb je het afgelopen jaar vaak feedback ontvangen? Soms misschien onverwacht kritisch en doordringend? Of vraag je er systematisch en bewust zelf om? Zo houd je je business het hele jaar op stoom toch? Je weet wat je klanten willen. Over je schouder terugkijken en reflecteren is heel belangrijk, maar vraag nooit feedback over je werk! Is dat geen mooie paradox? Feedback is een vage, brede term. Betekent het voor iedereen hetzelfde? Waar moet je iets over zeggen? En heeft het niet een negatieve lading?

Feedback vragen over je werk is vragen om problemen

Denk je een ‘quick fix‘ te hebben en vraag je positieve feedback? Helaas, dit is nog altijd doorsnee feedback die positief verpakt is. Hoe mooi de verpakking ook is, als je deze lostrekt is het resultaat hetzelfde. Onduidelijkheid leidt niet tot oplossingen, het creëert 6 problemen en voor elk probleem is een oplossing.

‘Feedback’ is een vage, brede term.

1. Feedback vragen is feedback krijgen

Probleem:

Vraag je expliciet feedback, dan voelt je klant de verplichting om iets op te merken. Een vraag laat je niet onbeantwoord. Misschien gaat je klant zelfs zoeken naar iets dat niet klopt. Het is alsof je je klant vraagt wat er mis is met je werk. Zo verankert hij zich in het verleden en reflecteert daarop. Het startschot voor het plaatsen van een negatieve spiraal die tijdens het hele project knelt. Daarnaast kan je werk ook direct goed zijn, zeker als het om een klein en afgebakend project gaat.

Oplossing:

Leg concreet uit wat je hebt gedaan, gaat doen en vertel waarom. Ga voor een strategische aanpak, want je doet alles met redenen. Belangrijk is dat de klant deze redenen ook weet. Op deze manier is je benadering anders en merk je dat je niet letterlijk om feedback vraagt, maar de dingen gewoon uitlegt. Zo weet je klant waar hij op reageert en vertelt hoe hij het ziet, of wat hij ervan denkt. Neem ze mee in het proces. Het gaat niet meer om wat er misgaat (het verleden), het wordt een mooi proces naar resultaat in de toekomst!

Je vraagt ​​je klant: ”Wat is er mis met mijn werk?”

2. Beslist de juiste persoon over je werk?

Probleem:

Een medewerker die niet alleen kantoorjargon uitbrult, de kapitein van het bedrijf die gezag wil houden en een snelle scan doet of dartelende eindklanten die je werk met liefde ontvangen? Met wie werk je samen? Het vervelende is dat je vrijwel nooit een keuze hebt. Je hebt nou eenmaal te maken met één of meerdere contactpersonen. Feedback ontstaat daardoor vaak vanuit het gezichtspunt van een toevallige passant binnen een bedrijf. Vrijwel nooit gericht op het grote geheel, of nog beter: wat eindklanten van je werk vinden.

Oplossing:

Stel voor jezelf vast met wie je te maken hebt. Zo kun je beoordelen hoe zwaar de input van je contactpersoon weegt. Waar zegt de persoon wat over? Valt dit binnen zijn vakgebied? Is het gebaseerd op feiten of emotie? En wat is zijn persoonlijkheid? Weet wat jouw rol is en wat de rol van de klant moet zijn. Stuur daarop aan en zorg ervoor dat iedereen op ‘zijn eigen stoel’ zit.

Iedere klant wil betrokken zijn, maar dat betekent niet dat hij jouw expertise beoordeelt. Zet de klant op ‘de juiste stoel’; laat hem vertellen over zijn eigen bedrijf en bemachtig waardevolle kennis. Heb je zelf de keuze met welke persoon binnen een bedrijf je samen werkt? Let op dat dit niet degene is met wie je de beste band hebt. Probeer objectief naar inhoud en kennis te kijken.

3. Je werk wordt op de verkeerde aspecten beoordeeld

Probleem:

Feedback vragen zonder instructies is nog spannender dan een achtbaan met een vrije val in het donker. Waar je in een achtbaan nog weet dat je terug slingert naar het beginpunt, kan feedback alle kanten op gaan. Wat krijg je terug na deze open vraag? Feedback kun je geven op inhoud, vorm, techniek, een persoon, op basis van eerdere ervaringen enzovoort. Stel je voor dat een tekstschrijver stompzinnige feedback geeft over een grafisch design. Ga je dan in discussie?

Oplossing:

Geef je klant zo nu en dan een klein duwtje. Stel vragen als: hoe kunnen we dit verbeteren? Wat zou dit optimaliseren? Wat voor invloed heeft dit op het eindresultaat? Laat een klant zelf uitleggen waarom hij iets wil veranderen. Houd de leiding en stuur aan op aanbevelingen, suggesties, verbeteringen, meningen of voorstellen om hun ideeën te delen. Dat levert constructieve antwoorden op.

Wil een klant iets zonder het uit te kunnen leggen? Dan is het pertinent zonder reden. Je zult zien dat een klant met je meegaat als jij wel hardmaakt waarom iets is zoals het is. Heeft je klant een groot ego? En dan bedoelen we een ego waar het gehele universum zich minuscuul naast voelt? Dan zul je merken dat overleg niet werkt. Er is geen proces. Geen samenwerking. In zo’n situatie is het verstandig om de wensen van de klant precies op te volgen. Veeg goedbedoelde adviezen en trots dan opzij. De klant zal tevreden zijn over je werk, want je hebt precies gedaan wat hij vroeg. Ook al is het resultaat minder.

4. Feedback op het verkeerde moment

Probleem:

Feedback komt niet altijd op de juiste momenten. Feedback achteraf kan bijvoorbeeld veel frustraties opleveren: het project duurt langer en/of wordt duurder. Je raadt al wie ervoor opdraait. Ook kan feedback te vroeg komen, wanneer het gaat om ‘work in progress’. De klant heeft zich onnodig druk gemaakt en jij wordt afgeleid.

Oplossing:

Betrokkenheid van je klant elimineert dit probleem. Als jij een klant laat weten wat er speelt, weet een klant ook wanneer en waarover hij wel of niet input of advies hoeft te geven. Is een klant niet zo betrokken en krijg je achteraf pas feedback, die ook vooraf gegeven had kunnen worden? Zorg er altijd voor dat vooraf duidelijk is wat binnen een project valt en wat onder meerwerk valt. Dat houdt de klant zo scherp als het alarm van een bank.

Vraag hoe je klanten het zien en neem ze mee in het proces.

5. Je raakt de leiding kwijt

Probleem:

Feedback vragen is een uitnodiging om de leiding weg te geven. Je mailt je werk en leunt tevreden achterover, totdat je bureaustoel bijna kantelt. Dan laat je de klant beslissen hoe het nu verder moet. Vanaf nu ben je een trouwe volgeling van je klant geworden. Die klant hoeft jou alleen nog een tikje te geven om te vallen en neemt vervolgens je stoel over.

Oplossing:

Als iets echt mis is, vinden klanten heus jouw bel waar ze aan gaan trekken. Ze pakken de leiding wanneer het moet. Vertrouw een beetje op je klant en vertrouw een beetje op jezelf. Stuur je werk op met vertrouwen, zonder direct feedback te vragen. Communiceer kennis van zaken. Is er iets waar je niet zeker over bent? Wees er open over. Als je je klant daarin actief meeneemt is deze ook content met de oplossing.

Stuur je werk op met vertrouwen, zonder feedback te vragen.

6. Een vast aantal feedbackrondes

Probleem:

Om duidelijkheid te scheppen stel je vooraf een aantal feedbackrondes vast. Of is het uit angst dat je misschien te vaak moet corrigeren? Stel dat je 2 feedbackrondes vaststelt, dan weet je dat je ook 2 keer feedback krijgt. Vaak onnodig.

Oplossing:

Communiceer nooit vooraf feedback- of correctierondes. Je laat onbedoeld je eigen onkunde zien. Wat als je 2 feedbackrondes hebt verkocht, maar je maakt zelf doorlopend nieuwe fouten? Worden die na 2 keer niet meer gecorrigeerd? Neem de klant mee in het proces en peil regelmatig of jullie op één lijn zitten. De ervaring leert dat je achteraf minder hoeft te corrigeren, dan wanneer je vooraf beperkte feedbackrondes hebt bekrachtigd. Laat je angst varen!

Kijk vooruit!

Heb jij te maken met feedback over je werk? Schrijf op hoe deze 6 oplossingen binnen jouw werkwijze passen. Voer het structureel uit. Verval niet in oude normen en blijf vooruitkijken. Zo voorkom je dat feedback blijft bestaan en uitmondt in strenge toetsingsrondes, die smaken als te pittig gepeperde tussendoortjes. Projecten verlopen soepeler als je klanten betrokken houdt en samen denkt en werkt!