De grote impact van employee silence op organisaties

‘Employee silence’ verwijst naar een situatie waarin werknemers er bewust voor kiezen om hun meningen, ideeën, zorgen of feedback niet te uiten binnen hun werkomgeving. Dit kan verschillende redenen hebben, zoals angst voor negatieve gevolgen, het gevoel dat hun mening niet gewaardeerd wordt, of de overtuiging dat het uiten van hun gedachten geen verschil maakt.

Employee silence kan nadelig zijn voor organisaties, omdat het innovatie en positieve veranderingen kan belemmeren. Het kan ook wijzen op dieperliggende problemen in de organisatiecultuur, zoals een gebrek aan vertrouwen of open communicatie.

Hardekernzwijgers op de werkvloer

In haar boek ‘The Dark Side‘ (affiliate) bespreekt Peggy de Prins de verschillende donkere kanten van werk en management. Ze legt uit hoe je deze donkere kanten benoemt, begrenst of omdenkt. Employee silence is een van de thema’s die ze bespreekt en waar ze zelf onderzoek naar heeft gedaan.

Deze term refereert, zoals eerder gezegd, aan situaties waarin werknemers bewust of onbewust informatie achterhouden die potentieel nuttig is voor de organisatie of het team waarvan zij deel uitmaken. Sommige ideeën, vragen, suggesties en feedback kennen op die manier een eigen leven in het hoofd van de werknemers. Ook al zijn er heel wat inspraakmogelijkheden in de organisatie, toch wordt er over veel thema’s gezwegen.

Feedback geven of vragen

Heel wat werknemers vinden het spannend om feedback te geven of te vragen. Het gaat hier niet alleen over grensoverschrijdend gedrag, maar ook over bijvoorbeeld professioneel disfunctioneren. Bovendien zwijgen mensen ook vaak uit cynisme of teleurstelling; ze geven aan dat ze al eerder hun input hebben gegeven, maar dat er toen niets mee gedaan is. Het zogenaamde ‘deaf ear-syndroom’.

Uit onderzoek van Prins blijkt dat 18% van de bevraagde respondenten zich als ‘hardekernzwijgers’ op de werkvloer profileert. Het zijn de diehards op het vlak van employee silence. Wat verder opviel in het onderzoek is het gegeven dat medewerkers niet alleen zwijgen over ethisch gevoelige of persoonlijke kwesties, maar ook over HR-gerelateerde thema’s. Het kan hierbij gaan om issues op het vlak van in- en doorstroom, competenties en werkdruk.

Er zijn veel verschillende factoren die van invloed zijn op employee silence. Denk aan:

• Organisatorische hiërarchie 
  In organisaties met een strikte hiërarchie is het moeilijker voor werknemers om hun stem te laten horen. Vooral als er geen duidelijke mechanismen zijn om feedback op een veilige en constructieve manier te geven.
• Culturele factoren
  De culture achtergrond van werknemers kan een grote rol spelen in hoe zij omgaan met het uiten van hun mening. In sommige culturen is het direct uitdrukken van je mening of zorgen tegen autoriteitsfiguren ongepast en respectloos.
• Technologie
  Moderne communicatietechnologieën kunnen zowel een positieve als negatieve impact hebben op employee silence. Deze nieuwe kanalen zijn een laagdrempelige manier om feedback te delen, maar ook leiden ze tot een overbelasting aan informatie, waarbij individuele stemmen verloren gaan.

Aan de slag met employee silence

Wat kun je aan employee silence doen? Dat bekijken we vanuit drie rollen.

1. Werknemers

Wees je bewust van je eigen stilte in de organisatie. Over welke thema’s, op welke momenten en tegen wie zwijg je? Doorbreek de stilte die je niet langer wenst. Probeer een passieve, gelaten houding opnieuw te activeren. Een teleurstelling in het verleden hoeft niet per definitie te betekenen dat er vandaag geen participatiezuurstof aanwezig is.

Start in je micro-omgeving en vergroot systematisch je scope. Blijf niet hangen in cynisme. Op termijn heeft dit negatieve welzijnsgevolgen. Grijp de oorzaken aan om initiatief te nemen, de dialoog aan te gaan, verandering te initiëren en/of bepaalde imperfecties en kortsluitingen te aanvaarden of relativeren. Choose your battles.

2. Leidinggevenden

Wees je bewust van het fenomeen employee silence in de organisatie. Welk type stilte is kenmerkend voor jezelf als leidinggevende en voor je teamleden? Wat is de businesscase van stilte? Wat verlies/win jij, het team en de organisatie?
Je hebt als leidinggevende een grote impact op de employee silence. Beperk jouw my-way-or-the-highway-impact. Door te investeren in een kwalitatieve vertrouwensrelatie met je collega’s creëer je de randvoorwaarden voor een gezond voice-klimaat.

In een psychologisch veilige omgeving is er ruimte voor wederzijdse kritische feedback. Je kunt die positief uitlokken en faciliteren. Verklein de sociale afstand en stimuleer voorbeeldgedrag. Wanneer je je als manager kwetsbaar opstelt, vergroot je de kans dat de stilte structureel wordt doorbroken. Toets managementwaardigheid voortdurend aan de waarheden van anderen. Breng thema’s, waarvan er indicaties zijn dat hierover een stil verzet leeft, bewust op de agenda.

3. HR-professionals

Investeer in een continue feedback- en leercultuur, waarin werknemers elkaar aanmoedigen en constructief aanspreken op gedrag. Zet in op het ontwikkelen van feedbackcompetenties. Deze zullen de gereserveerde onzekere zwijgers sterker maken.

Feedback mag hierbij niet worden gezien als bron van conflict, maar juist als een uitgelezen manier om conflict te vermijden. Signaleer stil verzet in de organisatie. Vanuit een HR-rol is het soms makkelijk deze signalen op te vangen. Ondersteun leidinggevenden in hun rol om stil verzet te buigen.

Is employee silence onvermijdelijk?

In een klassieke bureaucratische organisatiestructuur weegt de stem van werknemers vaak te licht, terwijl in een trending-organisatie (term uit het boek voor een moderne organisatie) het soms net teveel de andere kant op schiet. Naarmate de arbeidsmarkt krapper wordt, denken mensen meer na over wat zou kunnen zijn, maar ook over hun frustraties en dromen, alternatieve manieren van werken en een betere jobfit binnen, maar ook buiten de organisatie. Capeteer je deze verhalen niet, dan dreig je werknemers te verliezen. Continous listening, zo luidt het advies dan ook vandaag. Als we werknemers willen aantrekken en houden, dan zullen we echt moeten luisteren.

In beide organisaties wordt nog steeds gezwegen. Employee silence lijkt onvermijdelijk, terwijl langdurige employee silence leidt tot een gevoel van machteloosheid bij werknemers. Dit beïnvloed hun algemene welzijn en de tevredenheid over hun baan.

Organisaties die actief werken aan het verminderen van employee silence, bevorderen een cultuur van openheid. Dit leidt op lange termijn tot een grotere organisatorische veerkracht en aanpassingsvermogen. Het aanmoedigen van open communicatie en het luisteren naar werknemers verhoogt hun betrokkenheid en loyaliteit, omdat zij zich gewaardeerd en gehoord voelen. De eerste stap is het erkennen van employee silence binnen jouw organisatie.

Herken je je in het verhaal? En wat doen jullie binnen de organisatie om employee silence te verminderen?

Over het boek

Ik vind het een verfrissend boek (affiliate), omdat het verhaal eerlijk is. Werk is niet alleen maar leuk. Binnen teams en organisaties speelt altijd wel iets waar aan gewerkt moet worden. Het boek informeert je over belangrijke thema’s als arbeidsrelaties, motivatie, kwaliteit van het werk, beoordelen, belonen, organisatie- en werkplekdesign, diversiteit en inclusie. Vooral interessant voor HR-professionals, maar zeker ook als je vanuit een andere rol bezig bent met organisatiecultuur.