Zo krijg jij dit jaar je shit wél done

De grootste verandering in mijn carrière was het moment dat ik besloot niet meer afhankelijk te zijn van anderen bij het opleveren van mijn werk. Ik besloot om vanuit autonomie te werken, alles te bevragen en werk op te hakken in kleine stukjes. En vervolgens daarin de lead te nemen, elke keer weer. Jaren later kwam ik erachter dat dit de essentie is van agile werken. En dat het een naam heeft: iteratief en zelforganiserend werken. Door meer agile te werken kreeg ik mijn shit done.

In dit artikel kijk ik met een nuchtere projectmanagementbril naar wat er achter agile werken zit. Ik deel graag 7 best practices waarmee je vanaf morgen shit done krijgt én de basis legt voor agile werken.

1. Finishing als super power

Een gevleugelde uitspraak binnen agile en lean werken is:

Stop starting, Start finishing

En met een goede reden. Als je te veel werk onderhanden hebt, krijg je niks af.

Een paar maanden terug zag ik het fragment uit een interview met Barack Obama. Hij legt uit dat leren hoe je stuff done krijgt een belangrijke skill is om te leren. Het gaat uit van autonoom handelen, met respect voor je eigen grens en die van de ander. Het is een skill die wordt opgemerkt en gewaardeerd. Door elke laag van de organisatie. Getting stuff done is belangrijk, want het:

1. Maakt je betrouwbaar
2. Getuigt van leiderschap
3. Maakt samenwerken heel prettig😊

2. Focus op Flow

De reden dat je wil beginnen met Finishing – een uitgangspunt binnen Lean en Agile werken – is om flow te creëren in je werk. Als je de flow optimaal maakt, dan krijg je je shit done.

Flow betekent: continue doorstroming van ‘waarde’, informatie en werk. Het is het 3e principe uit lean agile werken en een uitgangspunt binnen agile werken. Als je je flow optimaliseert, dan lever je zo snel mogelijk waarde. Ook een kleine hoeveelheid waarde telt.

Flow kan alleen ontstaan als:

1. Een product/kleine batch of dienst door een proces stroomt zonder stil te staan.
2. Het product of de dienst eerst helemaal wordt afgemaakt, voordat er aan een nieuw product of dienst begonnen wordt.
3. De verschillende processtappen elkaar snel opvolgen. Hierdoor worden er diensten geleverd zonder dat er in de tussentijd gewacht moet worden op bijvoorbeeld aanvullende informatie.

Finishing als focus stelt je in staat om je shit done te krijgen. Besef dat omdat je meer doet, je niet meer gedaan krijgt. Verwar beweging niet met voortgang.

Als je het moeilijk vindt om je te beperken, maak dan afspraken met collega’s en je leidinggevende over multitasken. Binnen lean werken heet dit een WIP-limit, oftewel: Work in Progress Limit.

• Als lean agile team spreek je voor ieder teamlid een WIP-limit af, bijvoorbeeld 2 items onderhanden werk. Met als doel dat je eerst die twee items afmaakt, voordat je aan iets nieuws begint.
• Lukt dat niet, dan vraag je het hele team om te helpen beweging te krijgen in het obstakel en met je mee te werken

3. Multitasken bestaat niet

Vaak beginnen we aan een taak, levert een collega niet wat is afgesproken en beginnen we maar met iets anders. Als dit aan de orde van de dag is, heb je veel werk onderhanden. Een vorm van multitasken.

Wist je dat onze hersenen helemaal niet kunnen multitasken? Ze kunnen enkel één ding tegelijkertijd doen. Wat we dus doen is taak switchen. Dit heeft een negatief effect op jouw kracht om je shit done te krijgen. En wel als volgt:

1. Taak switchen verlaagt de snelheid waarmee informatie wordt verwerkt. Dat betekent dat je er langer over doet om waarde te creëren en je shit op done te krijgen.
2. Je maakt meer fouten als je van taak switcht.
3. Je verbruikt kostbare energie, omdat taak switchen vier gebieden in je hersenen aanzet. Als die de hele dag hard werken ben je kapot, nog voor het middag is.
4. Het verlaagt je IQ, vergelijkbaar met iemand die een nacht nauwelijks heeft geslapen.

Daarnaast heb je op een dag gewoon maar een bepaalde hoeveelheid aandacht te vergeven. Stop je die niet in de dingen die het belangrijkst zijn, dan kom je aan het eind van de dag tekort.

4. Klein maken

Als je iteratief werkt, dan deel je je werk op in kleine stukken. Dat kunnen verschillende expertises zijn, maar het gaat om het kleinste stukje werk dat waarde creëert. En dat je die waarde kunt toetsen.

Hoe kleiner het stuk dat je oplevert, hoe groter de kans dat je het haalt. Een olifant eet je immers ook in stukjes. Het liefst kleine stukjes.

Maar het werk opknippen is niet het hele verhaal. Het gaat er ook om dat je afspraken maakt over de omvang/grootte, zodat je verwachtingen in goede banen leidt.

Werk klein maken gaat niet alleen over de hoeveel tijd je er mee kwijt bent. Het gaat des te meer over:

• Hoe complex is het werk? Heb ik veel collega’s met specifieke expertise nodig om het stukje werk op te leveren?
• Kan ik met deze grootte de afhankelijkheden nog managen?

Tip: als je acties en besluiten deelt na een overleg heb je ook een klein stapje gezet; die samenvatting heeft waarde en is in feite een sub-deliverable in je project.

5. Prioriteren als vaste gewoonte

Een van de moeilijkste maar meest waardevolle elementen binnen agile en lean werken is prioriteren. Of het om grote dingen (projecten en producten) of kleine dingen (taken) gaat.

Als het rustig is dan lukt prioriteren best goed. Maar onder tijdsdruk is prioriteren lastig. Het vraagt namelijk een mate van zelfdiscipline en emotieregulatie. En die skill kun je leren! Hoe?

1. Door elke dag in het klein te oefenen. Begin pas met werken als je overzicht hebt op wat eerst af moet vandaag.
2. Door in elke samenvatting een prioritering aan te brengen. Bijvoorbeeld een lijst met actiepunten aan het einde van een vergadering.
3. Door het gesprek aan te gaan met anderen over wat echt prioriteit heeft. Het maakt niet uit of dat je collega, leidinggevende of andere belangrijke pief is. Je hebt immers een gemeenschappelijk doel voor ogen. En niemand wil dat je je tijd besteed aan minder belangrijke dingen.

Binnen agile werken ga je een stap verder. Het proces van prioriteren vindt doelgericht plaats, met een specifieke focus qua middelen en technieken:

• De focus (in omvang/grootte) zie je terug in het niveau van uitwerking. Elk niveau heeft een ander middel (artefact) om het geprioriteerde werk op te slaan:
  • Portfolio backlog: hoogste niveau van werk, waarbij je op product/service/dienstniveau werk prioriteert op strategische thema’s en visie. Hier spreek je van epic’s
  • Product backlog
  • Team/sprint backlog
• Je gebruikt brainstormtechnieken om met een groep effectief besluiten te kunnen nemen over wat eerst moet worden geleverd. Denk daarbij aan:
  • Impact-Effort matrix
  • 3×3 methode (Small-Medium-Large), gericht op impact of effort

6. Stop met je werk enkel in uren inschatten

Wij mensen zijn nu eenmaal slecht in absolute inschatting. Relatieve inschatting daarentegen kunnen we heel goed. Waarom denken we dan nog steeds alleen aan hoeveel uur werk iets kost? En daarbij vergeten we te denken aan:

1. Hoe vaak heb ik dit werk/deze taak eerder gedaan?
2. Hoeveel afhankelijkheden zijn er?
3. Welke invloed heb ik op die afhankelijkheden?

Relatieve inschatting is daarom een sleutel tot stuff done krijgen. In onderstaande video zie en hoor je (in Jip & Janneke-taal) hoe het werkt.

7. Stop met je verstoppen

Het agile principe hierachter is: Transparantie. Het is in mijn carrière misschien wel de belangrijkste les geweest: communiceer zo vaak als je kunt. En vooral als het fout gaat. Laat op elk moment zien waar je aan werkt en hoe ver je bent. Ook als je achterloopt.

Als je agile werkt spreken we van transparant werken. Dit kun je doen door met een kanbanbord te werken. Voor je eigen werk, maar ook met je (project)team. Een aantal praktische tips:

1. Werk met een visueel taakmanagementsysteem. Geen verborgen werk meer. Als je agile werkt gebruik je daarom een kanbanbord waarop al het werk zichtbaar is.
2. Bouw feedbackloops in; hoe eerder je weet of het goed is, hoe eerder je shit done is.
3. Leer jezelf aan dat alles wat minder dan 2 minuten kost, je ook nu moet doen.
4. Help je collega’s om de complexiteit goed af te wegen. Ja, je mag in twijfel trekken of het haalbaar is waar iemand ja tegen zegt. Het is immers een gedeeld belang om shit done te krijgen.
5. Schrijf tijdens een overleg de acties en besluiten mee, zodat verwachtingen duidelijk zijn.

De grootste verandering komt als je de psychologische laag, die in elk gesprek zit, bespreekbaar maakt. Wat zeggen we nou echt tegen elkaar?

Het ‘echte gesprek’ voeren kun je leren. En je team ook. Een eenvoudige ‘bril’ in naar het gesprek te kijken is de dramadriehoek van Stephen Karpman. Het is mijn favoriete instrument voor gespreksvoering, omdat het toegankelijk is en praktisch. In onderstaande video een korte (5:33 min) introductie. In een volgend artikel laat ik je zien hoe je dit in je dagelijkse werk kunt inzetten.

Aan welke tip heb jij het meest?

Wil jij deze 7 best practices doorvertalen naar jouw marketingcommunicatie werk? Zodat je jouw stuff done krijgt? In de volgende blog zijn deze 7 tips verder uitgewerkt naar de praktijk. In de tussentijd ben ik benieuwd aan welke tip je het meeste hebt. Laat het weten door te reageren onder dit artikel.