Pak je publiek in met deze 5 trends voor zakelijke events

De zakelijke evenementen-industrie staat niet stil. In tegendeel; het is een sector die snel verandert en gevoelig is voor trends. Zakelijke evenementen worden vaak ingezet voor interne en externe branding en eventmanagers willen zichzelf liefst telkens weer overtreffen om nog een gaver event neer te zetten. Ook de bezoeker wordt intussen veeleisender en verwacht een steeds persoonlijker programma, met een verhoogde totaalbeleving.

In dit artikel zet ik de belangrijkste zakelijke event-trends voor 2024 op een rijtje. Ook licht ik toe welke rol techniek speelt en geef ik aan waarom we hier liefst niet in door moeten willen slaan.

1. Hybride evenementen

Een belangrijke trend is de hybride event-vorm: een combinatie van een live en online event. Na corona wilden we liefst weer terug naar (alleen) fysieke ontmoetingen en live events, maar ook online en hybride events bleken prima geschikt te zijn voor het behalen van zakelijke event-doelstellingen.

We zien dat bezoekers na corona nu vooral slimmere keuzes maken. Je wil niet vanzelfsprekend meer een jetlag oplopen voor een zakelijk evenement aan de andere kant van de wereld of je (thuiswerk)planning zomaar opzij zetten.

Voor een hybride event is het van groot belang dat ook mensen thuis zich onderdeel voelen van het programma. Dat kan door het inzetten van slimme interactie-opties als stellingen of vragen, die zowel de kijkers thuis als live aanwezigen voorgelegd krijgen. Daarnaast is het belangrijk dat het uitgezonden evenement het format heeft van een tv-programma. Iemand thuis een online platform voorschotelen met allerlei toeters en bellen, leidt alleen maar af en mensen hebben thuis al genoeg afleiding. Voordeel van een hybride event-vorm is ook dat de opgenomen content later ingezet kan worden.

2. Congrestival

De tweede trend die zich voortzet, is die van het congrestival. Zakelijke events zijn natuurlijk al lang niet meer stoffig, saai of een verplicht nummertje. Mensen vinden het leuk elkaar weer op te zoeken en zien een zakelijk evenement echt als een dagje uit. De trend van verschillende stages, sprekers, een sfeervolle omgeving en gevarieerde catering wordt ook wel de ‘festivalisering’ van zakelijke events genoemd. Ook in 2024 is deze vorm weer eerder regel dan uitzondering.

3. Event-app

Werd de event-app voorheen vaak ingezet als interactietool, nu is het ook steeds meer een persoonlijke gids waarin je je persoonlijke programma kunt zien, push-notificaties ontvangt, looptijden kunt zien, etc. In de event-app kunnen bezoekers ook hun gegevens of voorkeuren aanvullen in het persoonlijke profiel, waardoor organisatoren slimmere keuzes kunnen maken rondom het programma, catering of logistiek.

Voor netwerkevents kun je op deze manier bijvoorbeeld slimme ‘matchmaking’ inzetten.

4. Meten is weten

Je verbetert het resultaat van je (volgende) zakelijke evenement door het efficiënt en gestructureerd verzamelen en analyseren van data. Denk bijvoorbeeld aan het uitvragen van wensen vooraf. En het verzamelen en analyseren van antwoorden op stellingen vanuit het gepersonaliseerde evaluatieformulier.

Meten is weten. Ga je eventdata zelfs organisatiebreed organiseren, dan leidt dat natuurlijk tot nog interessantere inzichten. Het analyseren en verzamelen van persoonsdata betekent uiteraard wel dat voorzichtigheid geboden is. Ga daarom altijd AVG/GDPR-proof te werk.

5. Duurzaamheid

We ontkomen er niet aan om ook onze zakelijke events duurzamer te gaan organiseren. Nu lijkt dit misschien een hele opgave, maar kleine stapjes kunnen al een groot verschil maken. Vraag vooraf bijvoorbeeld wat en hoeveel mensen willen lunchen en of ze wel of niet een goodiebag willen. Of introduceer zelfs een ‘digitale goodiebag’.

Het organiseren van een duurzaam event moet wat mij betreft niet omslaan in window dressing (“kijk ons eens met ons super-duurzame evenement!”) om bezoekers zo over de streep te trekken. Leg bijvoorbeeld wel aan bezoekers uit waarom je bepaalde zaken wil weten en neem ze stapsgewijs mee in je streven naar een duurzamer georganiseerd zakelijke evenement.

De rol van techniek bij een zakelijk event

Techniek kan een belangrijke rol spelen als je met steeds meer versnippering (programma, hybride, catering) te maken krijgt. Ook kan de inzet ervan bijdragen aan het stimuleren van interactie. Wat mij betreft kent het ook grenzen: een zakelijk evenement is en blijft een dagje uit. Bezoekers hebben echt geen zin in een hologram dat komt presenteren of om online als avatar rond te moeten lopen.

Zo durf ik ook te stellen dat zelfs de event-app niet voor ieder event en iedere doelgroep geschikt is. Hoe tegenstrijdig het misschien ook klinkt: we mogen de techniek in 2024 op sommige vlakken dus ook best een halt toeroepen.

Heb jij nog aanvullingen? Deel ze in de comments.