Je organisatie transformeren? Gebruik dit model voor de eerste 100 dagen

Transformatie. Het idee van een verregaande of meer fundamentele verandering is iets waar steeds meer organisaties mee stoeien. Voorheen betrof dit vooral de digitale transformatie. De term wordt nu steeds vaker toegepast in andere domeinen, zoals in de transformatie van het businessmodel, customer experience of employee experience. Het lijkt dus vaker voor te komen. Maar hoe begeleid je succesvol een transformatie?

In dit artikel help ik je om invulling te geven aan de eerste 100 dagen van een transformatieprogramma. Deze beginperiode is cruciaal voor het opbouwen van voldoende voorwaarts momentum. Dit doe ik aan de hand van 14 onderzoeksvragen die jij in jouw organisatie kunt gebruiken om te achterhalen of deze succesfactoren voldoende aanwezig zijn. Daarbij gebruik ik het onderstaande model:

Dag 1-10 |Vragen over momentum

Het eerste onderwerp waar ik vragen over stel in een transformatieprogramma zijn de (strategische) doelen. Doelstellingen helpen om richting te geven aan de gewenste verandering. Maar goede ‘goalsetting’ is nog niet zo eenvoudig. Wij hebben drie onderzoeksvragen opgesteld rondom de doelen van het transformatieprogramma:

• In hoeverre zijn de doelen helder?
• In hoeverre zijn de doelen voldoende (maar niet té) uitdagend?
• In hoeverre zijn de medewerkers gecommitteerd aan de doelen?

💡Pro tip: het kan verleidelijk zijn om een transformatieprogramma te voorzien van concrete resultaatdoelen. De meeste transformaties bewegen een organisatie echter richting onbekend terrein. Dan kun je beter werken met leerdoelen. Hierin formuleer je wat het is dat jouw organisatie wil leren in dit proces. Bijvoorbeeld: in plaats van ‘’de NPS met 50% verhogen’’ (= resultaatdoel) werken aan ‘’leren hoe we de NPS met 50% kunnen verhogen’’ (l= eerdoel). Dit laatste geeft meer ruimte en voorkomt bijvoorbeeld de demotivatie die komt kijken bij het meekrijgen van een onhaalbare doelstelling.

Dag 11-20 | Vragen over motivatie

Het tweede onderwerp waar ik vragen over stel is op het niveau van motivatie. Motivatie heeft vanzelfsprekend veel te maken met hoe medewerkers hun werk ervaren. Motivatie kent meer aspecten dan ik hier kan behandelen, maar ik begin met de volgende onderzoeksvragen:

• In hoeverre zijn de resultaten die worden geboekt voldoende zichtbaar?
• In hoeverre is het duidelijk hoe deze resultaten zullen worden beoordeeld?
• In hoeverre zorgen we ervoor dat goede resultaten ook de juiste waardering krijgen?

💡Pro tip: motivatie is het proces van het omzetten van energie in behoeftebevrediging. Om motivatie te begrijpen moet je dus weten welke behoeften medewerkers hebben, zodat je hen op een motiverende wijze kunt waarderen.

Dag 21-30 | Vragen op persoonlijk niveau

Het volgende waar waar ik vragen over stel zijn drie onderwerpen op het persoonlijke niveau. Ik kijk naar houding, gedrag en persoonlijkheid. Het mobiliseren van de juiste cultuurdragers is een belangrijk onderdeel van een transformatieprogramma. Ik begin met de volgende onderzoeksvragen:

• In hoeverre hebben medewerkers de gewenste houding?
• In hoeverre vertonen medewerkers het gewenste gedrag?
• In hoeverre hebben medewerkers een *persoonlijkheid die aansluit bij hun rol?

*Dit inschatten vraagt om expertise, het belangrijkste is om te weten dat mensen niet oneindig maakbaar zijn, ook niet in hun werk.

💡Pro tip: mensen in het algemeen zijn heel slecht in het interpreteren van het gedrag van anderen. In jouw transformatieprogramma zul je informatie aangereikt krijgen over andere medewerkers. Probeer je eigen oordeel zo lang mogelijk uit te stellen, pas op voor een ‘self fulfilling prophecy’!

Dag 31-60 | Vragen op teamniveau

Het volgende waar waar ik vragen over stel zijn drie onderwerpen op het team niveau. Ik kijk naar leiderschap, autonomie en conflict. Het bouwen van goed functionerende teams is een belangrijk onderdeel van een transformatieprogramma. Ik begin met de volgende onderzoeksvragen:

• In hoeverre is er sprake van een gepaste leiderschapsstijl?
• In hoeverre hebben de teamleden het gevoel dat zij voldoende autonoom zijn?
• In hoeverre worden conflicten constructief afgehandeld?

💡Pro tip: in veel (vooral Nederlandse) organisaties is het vermogen om constructief conflict te maken sterk onderontwikkeld. Een duidelijk signaal is wanneer medewerkers worden verleid om lastige gesprekken onnodig snel weg te maken.

Dag 61-100 | Vragen op organisatieniveau

Het laatste waar waar ik vragen over stel zijn twee onderwerpen op het organisatorisch niveau. Ik kijk naar de structuur en cultuur. Ik begin met de volgende onderzoeksvragen:

• In hoeverre is de structuur (hoe het werk georganiseerd is) van de organisatie remmend of juist drijvend voor het behalen van de (strategische) programmadoelen?
• In hoeverre is de cultuur van de organisatie remmend of juist drijvend voor het behalen van de (strategische) programmadoelen?

💡Pro tip: cultuur is een enorm containerbegrip waar in de literatuur sterk uiteenlopende definities voor zijn. Wij werken vanwege praktische redenen met de volgende definitie: cultuur is de manier waarop organisaties problemen oplossen.

Allereerst geeft, wat organisaties als problemen zien, veel weer over de waarden binnen de organisatie. Ten tweede kun je observeren hoe teams problemen oplossen (cultuur is het sterkst op teamniveau). Verander de manier waarop problemen worden gesignaleerd en opgelost: verander de cultuur.

Vergroot de kans op succes

Het begeleiden van transformatieprogramma’s kent behoorlijk wat uitdagingen. Ik zie dan ook dan er meer verandertrajecten mislukken dan nodig. Met behulp van deze onderzoeksvragen zorg je er in ieder geval voor dat je de belangrijke succesfactoren tegen het licht kunt houden waardoor de kans op succes toeneemt.