EHBO: Zo organiseer je in ieder seizoen een geslaagd evenement

Sinterklaas, Kerstmis, oud en nieuw. De winterperiode wordt gekenmerkt door tradities en gewoonten. In de evenementenbranche is dat niet anders. Per seizoen zijn er elementen die jij in kunt zetten bij de organisatie van je bijeenkomst, om er een passende beleving van te maken. Hoe jij op ieder moment van het jaar een geslaagd event neerzet? Dat lees je in dit vierde artikel van de reeks ‘EHBO: Eerste Hulp Bij Organiseren’.

In deze reeks deelt het Jaarbeurs-team 100 jaar aan expertise over evenementen organiseren. Om dit jaar op een bijzondere manier af te sluiten, vroegen we alle account- en eventmanagers hun favoriete tips en adviezen te delen over hoe jij jouw evenement kunt laten slagen in welk seizoen dan ook.

De aankleding van de ruimte, culinaire invulling of een interessant programma. Slechts een paar voorbeelden van elementen die je geheel in het jasje van het seizoen kunt steken om extra sfeer en beleving te creëren voor je event. Hoe je de vier jaargetijden het beste eer aan doet? We nemen ze stap voor stap met je door.

Lente: de wereld in bloei

De lente, hét seizoen van vernieuwing en bloei. De dagen worden langer, de temperaturen stijgen en overal om ons heen ontluiken bloemen en planten. De natuur ontwaakt uit haar winterse sluimer, er ontstaat overal frisse energie.

Dat zie en voel je terug bij je eventbezoekers in deze tijd van het jaar. Iedereen zit vol nieuwe energie, optimisme en zin om er weer op uit te gaan. En hoewel dat zorgt voor een grote kans van hoge opkomst voor jouw bijeenkomst, is dat ook een uitdaging. Want hoe houd je die energie vast? Hoe vang je de sfeer van de lente in de juiste beleving én houd je de focus van jouw deelnemers vast gedurende het evenement, als iedereen het liefst buiten is?

• Passende decoratie in de eventruimte

De levendigheid van de lente is een ideaal thema om door te voeren in de aankleding van jouw eventruimte. Gebruik bijvoorbeeld kleurrijke bloemstukken en verlicht de ruimte op een natuurlijke manier om daglicht te weerspiegelen. Wat voor evenement je ook organiseert: wanneer je ‘bloei en frisse energie van de lente’ in de ruimte laat zien, begint je dag gelijk al met een vrolijke noot.

• Het programma van jouw event

Die bruisende energie en dat optimisme van je bezoekers wil je de hele dag vasthouden. Een mooie manier om dat te doen, is door een ‘lente-energizer’ in je programma toe te voegen.

Denk aan een korte yogasessie of een inspirerende spreker, die kan dienen als een stimulerende start van een evenement of het publiek weet te boeien tussen diverse sessies door.

Daardoor voelen de deelnemers zich aan het begin of halverwege de bijeenkomst direct opgeladen en gemotiveerd.

• Culinaire invulling

De lente is het seizoen om op culinair gebied te gaan voor lichte, kleurrijke maaltijden. Zo kun je jouw lunchaanbod laten bestaan uit verse belegde broodjes, heerlijk geurende, lichte soepen en frisse salades.

Wil je op een verrassende manier uitpakken? Dan kun je, afhankelijk van het soort bijeenkomst, ook een uitgebreide lentebrunch overwegen. Dit brengt de deelnemers dichter bij elkaar en maakt van de lunch ook een mooi moment om te netwerken.

Kijk ook naar gerechten of ingrediënten die passend zijn voor het seizoen zoals asperges of (paas)eieren.

• De mogelijkheden van de locatie

Bekijk de omgeving van je locatie en speel daarop in met je programma. “Rondom Jaarbeurs is er in het bruisende stationsgebied van Utrecht veel te beleven. Zo kun je op dit moment alle indrukwekkende ontwikkelingen van de bouwprojecten in de omgeving goed aanschouwen maar is de historische binnenstad ook om de hoek. En zo’n setting in de buitenlucht is uitstekend om je deelnemers tijdens de lente voor een break mee te nemen op een verkwikkende wandeling!”.

Dit soort kansen rondom je eventlocatie zijn leuke extra elementen om je bezoekers een ander soort beleving mee te geven.

Zomer: vrijheid en levendigheid

Als we denken aan de zomermaanden, denken we aan ontspanning, buiten zijn en genieten van de zonnige dagen. Deze periode brengt het gevoel van vrijheid en levendigheid met zich mee en brengt mensen samen.

Dat maakt ook de zomer een goede periode om jouw bijeenkomst te organiseren. Mensen willen samen zijn, nieuwe energie opdoen en geïnspireerd raken. Dat vraagt om extra aandacht voor de beleving tijdens jouw event. Aan jou de taak als organisator om dat magische zomergevoel dus door te vertalen naar een geslaagde dag. Hoe je dat in de zomer doet? Onze account- en eventmanagers delen de volgende tips.

• De zomer is beleving

“We willen er op uit met het warme weer en besteden veel meer tijd aan leuke activiteiten. Als je bezoekers dus een evenement op de planning hebben staan, willen ze verrast worden. Het moet een beleving zijn die aansluit op waar ze zin in hebben: energiek, actief en uniek.”

Dat klinkt misschien als een uitdaging, maar dat hoeft het niet te zijn. Door tijdens dit seizoen nog meer de juiste ervaren hulp in te schakelen (zoals je account- of eventmanager) tijdens dit, kom je sneller op een out-of-the-box idee.

Zo werkten we voor een van onze opdrachtgevers aan een uniek concept waarbij we één van onze zalen omtoveren tot een zomerse ontmoetingsplek. “Foodtrucks, kleine muziekpodia, zitzakken en strandstoelen in het zand. We halen alles wat je buiten verwacht, gewoon naar binnen en laten de bezoekers wanen in een indoor zomerfestival.”

• Het programma van jouw event

Je denkt er misschien sneller aan om rond de jaarwisseling je nieuwe plannen en doelen te delen. Maar ook de zomer is hét geschikte moment om even stil te staan bij dit soort belangrijke mijlpalen in je organisatie. Deel dus succesverhalen!

Zo geef je je deelnemers een boost om toe te werken naar het einde van het jaar, weten ze dat ze goed op weg zijn én haak je mooi in op het optimisme dat heerst tijdens de warme zomermaanden.

• Culinaire invulling

Een unieke beleving is tijdens de zomer essentieel. En hoewel je bezoekers dit seizoen associëren met ‘buiten zijn’, is het nu extra leuk om op een verrassende manier gebruik te maken van je locatie.

Tover bijvoorbeeld het lunchmoment om tot een indoor picknick voor een zomerse touch aan je evenement. Zo creëer je een ontspannen sfeer met lichte hapjes, lekkere mocktails en informele zitplaatsen.

• De mogelijkheden van de locatie

Na je indoor lunch ook nog genieten van het zonnetje dat extra lang blijft schijnen in deze maanden? Kijk dan of je locatie een tuin, terras of andere plek in de buitenlucht heeft die je om kunt toveren in zomerse sferen.

Als je op zoek bent naar een buitenlocatie is het bij Jaarbeurs  mogelijk om je afsluitende borrel in ons restaurant Speys te organiseren, waarbij je een mooi en exclusief terras tot je beschikking hebt. Gelegen in hetzelfde gebouw en een uitstekend alternatief om buiten gezellig te proosten in het zonnetje.

Herfst: transformeer de sfeer

Zodra de herfst zijn intrede doet, ondergaat de omgeving een opmerkelijke transformatie. De temperaturen nemen een duik, de bladeren aan de bomen schilderen zich in warme tinten, en onze sjaals, mutsen en vooral paraplu’s vinden hun weg uit de kast. Deze veranderingen laten ook hun stempel achter op jouw evenement.

De aankleding vraagt om een vleugje extra warmte, en gasten verlangen naar meer interactie om een knusse sfeer te bevorderen. Hoe zorg je ervoor dat jouw herfstevent een doorslaand succes wordt? Onze account- en eventmanagers reiken je de volgende tips aan:

• Sfeervolle decoratie

Deze periode vraagt om bijzonder sfeervolle decoratie in je evenementenruimte. Kies voor warme herfstkleuren zoals diep oranje, bruin en bordeaux, en maak gebruik van subtiele (sfeer-)verlichting om een gezellige ambiance te creëren. De herfst biedt een uitgelezen kans om groots uit te pakken met de aankleding en een duidelijke sfeer neer te zetten.

• Netwerkwandeling

Een ideale manier om je deelnemers bij te praten is terwijl je geniet van een fraaie herfstwandeling in de frisse lucht. Door een zakelijke netwerkwandeling in de stad te organiseren, geef je een informele touch aan zakelijke connecties.

Mijd je liever de kou of wil je minder afhankelijk zijn van het weer? Grijp dan de kans om een netwerkwandeling te combineren met een sfeervol gedecoreerde ruimte.

Verander bijvoorbeeld jouw netwerkruimte van binnen in een herfstig bos, zodat je bezoekers ook midden in de stad kunnen genieten van de herfstsfeer.

• Culinaire herfstinspiratie

Pompoen, een verwarmend stoofgerecht of een klassieke stamppot in een uniek jasje – de herfst biedt talloze mogelijkheden voor een passende culinaire invulling. Laat deelnemers seizoensgebonden producten proeven of stel een duurzame lunch met lokale ingrediënten samen. Ga bij je locatie na welke culinaire mogelijkheden er zijn, om hier samen iets bijzonders van te maken.

• Workshop

Vind je het lastig om je event concreet vorm te geven in deze periode? De herfst leent zich uitstekend voor het organiseren van workshops.

Laat je deelnemers bijvoorbeeld kransen, kaarsen of andere creatieve projecten zelfstandig of samen maken. Dit kan een prominente rol spelen in je programma, maar ook als energizer midden op de dag of als afsluiter plaatsvinden.

Winter: wees de tegenhanger van donker en kou

De dagen worden korter, de feestdagen staan voor de deur en ons land lijkt zich te hullen in een deken van kou. De winter is het seizoen waarin de behoefte aan warmte en knusheid toeneemt. En dat is ook de associatie van jouw doelgroep. Deze periode vraagt om gezelligheid, warme dekens, winterse lekkernijen, samenzijn en feest.

En hoewel we die opsomming vaak associëren met een geslaagd evenement, blijft het soms lastig om in de winter een hoog percentage opkomst te genereren. Door drukte, maar ook door slechte weersomstandigheden die gevolgen kunnen hebben voor de reis naar je evenement. Dat vraagt om een andere aanpak.

• Technologie is essentieel

Winterbijeenkomsten zijn voor ons het signaal om in te zetten op innovatieve technologie. Met virtuele mogelijkheden om deel te nemen aan sessies, vergaderingen of andere bijeenkomsten, kunnen deelnemers zelfs bij slecht weer comfortabel vanuit huis aan het event deelnemen. Dit seizoen vraagt om een hybride aanpak.

Hier kan natuurlijk ook in gevarieerd worden om het wat spannender te maken. Weet je bijvoorbeeld vooraf dat de weersvoorspelling slecht is en er daarom minder deelnemers aanwezig kunnen zijn? Zorg er dan voor dat mensen zich vanuit huis kunnen voorbereiden om toch mee te doen aan die ene creatieve workshop of andere interactieve sessie.

• Snakken naar verwondering

Misschien is het voor jouw type evenement niet mogelijk om deze (gedeeltelijk) online plaats te laten vinden. Dan is het extra belangrijk om te investeren in beleving. Mensen snakken naar verwondering in deze tijd die zich ook door de feestdagen magisch aan laat voelen.

Een concept dat altijd slaagt: het creëren van een Winter Wonderland. Hiermee tover je de locatie om tot een betoverend winterparadijs met bijvoorbeeld sneeuwdecoraties, fonkelende lichtjes en een vuurkorf.

We maken graag herinneringen rond deze tijd waarin ook het jaar net is afgerond of juist begonnen, en dat is extra reden om hier een memorabele touch aan te geven.

• Combineer energizers met je netwerkmomenten

Al eerder gaven we de tip om een wandeling of energizer te organiseren. En hoewel die associatie eerder bij bijeenkomsten in de lente of zomer wordt gemaakt, is het ook voor de winter een leuke mogelijkheid. Wel adviseren we je om bijvoorbeeld een wandeling of andere vorm van een break een speciale twist te geven. Combineer het bijvoorbeeld met de lunch of een ander netwerkmoment.

Ook kun je de wandeling eerst beginnen door het indoor winterlandschap, om vervolgens naar buiten via een korte route richting restaurant Speys (of andere borrellocatie) te lopen. Verwelkom ze dan weer met een kop warme chocolademelk, erwtensoep of glühwein om het helemaal af te maken.

Want niet alleen tijdens het hoogseizoen biedt ons restaurant de ideale in- en outdoor gelegenheid voor een lunch of borrel, maar ook tijdens de winter. Zo kun je het ook hier feestelijk en sfeervol aankleden met verlichting, warme dekens en een vuurkorf.

Ieder seizoen heeft zijn charme

Of je het komende jaar nu jouw evenement organiseert in de lente, zomer, herfst of winter, ieder seizoen heeft zijn charme en krijgt met de juiste invulling de ideale sfeer én opkomst. Niet alleen zorg je er hiermee voor dat je deelnemers het hele jaar door unieke bijeenkomsten beleven, maar het is ook een goede manier om je event makkelijk een stuk duurzamer te maken.

We deelden de tip al eerder in dit artikel, maar zeker in de culinaire invulling biedt een seizoensgebonden thema veel kansen. Winterse groenten in de winter en frisse salades in de zomer geven je de mogelijkheid om lokale producten te serveren aan je gasten. En dat is zeker een stap in de goede, groene richting.

Benieuwd naar meer tips voor een duurzaam evenement? Lees dan het vorige artikel uit de reeks EHBO: Eerste Hulp Bij Organiseren. Ook schreven we eerder hoe jij je eventbezoeker het beste kunt verrassen en deelden we tips om het beste event te organiseren.

Ontdek de mogelijkheden

Laat het komende jaar jouw evenement stralen in elk seizoen. Of het nu de frisse energie van de lente is, de levendigheid van de zomer, de sfeervolle herfst, of de knusheid van de winter. Wij staan klaar om je te ondersteunen bij het realiseren van jouw ideale bijeenkomst.

Ben je benieuwd naar onze ideeën voor jouw specifieke event? Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek de mogelijkheden die Jaarbeurs te bieden heeft.