Slimmer digitaal werken in 2024: AI, hybride & data [10 trends]

2024 wordt (alweer) een spannend jaar. Dachten we net dat we ons, na de coronacommotie, konden concentreren op het uitvogelen van hybride werken, krijgen we AI voor de kiezen. Na een jaartje verwondering en aarzeling moeten we daar volgend jaar flink mee aan de slag. Hieronder bespreek ik hoe we op echt nieuwe manieren kunnen gaan werken. Niet alleen met AI, maar ook met andere technologie.

De typemachine werd de tekstverwerker, de brievenbus je inbox en de grijze archiefkast werd het grijze SharePoint. Digitalisering betekende de afgelopen decennia vooral: hetzelfde doen, maar dan digitaal. Met als dieptepunt de hybride vergadering, die zelfs minder effectief, maar wel veel vermoeiender is dan het analoge origineel.

Welke trends en ideeën zijn er om met technologie dingen juist anders en slimmer te doen? Want wie wil er nou dag in dag uit videovergaderen terwijl ‘ie ondertussen al die ongelezen e-mails probeert weg te werken? Artificial Intelligence (AI) biedt enorme mogelijkheden, maar ook met al ingeburgerde digitale tools kun je op hele nieuwe manieren werken. Met als doel om werk beter, sneller en leuker te maken.

• 1. De AI ommezwaai
• 2. This is your copilot speaking
• 3. And this your security officer
• 4. Denk er om!
• 5. Vergaderen is uit
• 6. Verbinden is in
• 7. Sociale software
• 8. Datagedreven
• 9. Of data-omgeven?
• 10. En nu met z’n allen

1. De AI ommezwaai

Ik begin, hoe kan het ook anders, met generatieve AI. Wie nu nog niet weet dat ik het dan heb over apps als chatGPT en Midjourney, heeft afgelopen jaar onder een steen geleefd. Interessanter is de vraag wie dit soort tools ook echt al voor werk gebruikt. Ja, studenten. Maar gewone mensen?

Sommige onderzoekjes zeggen van wel en Gartner voorspelt dat 80% van de bedrijven in 2026 gebruikmaakt van generatieve AI. Maar ondertussen hoor ik vooral dat organisaties het niet gebruiken. Zo sprak ik laatst over AI op een congres, waar weliswaar 10% van de zaal het geregeld voor werk gebruikte, maar ook 10% zich er nog niet eens aan had gewaagd, en 80% er dus tussenin zat: wel eens geprobeerd, maar kennelijk nog niet overtuigd.

80% van de bedrijven zal in 2026 gebruikmaken van generatieve AI.

Dat verbaast me, want de mogelijkheden zijn eindeloos. Laten we in 2024 allemaal een voorbeeld nemen aan die studenten. Die gebruiken het dus om een start te maken met een project, om informatie, inzicht en inspiratie op te halen, om de uitvoering te versnellen en verbeteren, en om efficiënt op de hoogte te blijven. Daar heeft toch iedereen wat aan?

2. This is your copilot speaking

Wat veel mensen over de streep gaat trekken, zijn nieuwe AI-tools als Microsoft 365 Copilot en Google Duet AI. Die zijn namelijk geïntegreerd in de apps die iedereen al gebruikt voor werk. Een schrijfhulp in Word, een analysetool in Excel, een slide-generator in PowerPoint. En datzelfde in Google Docs, Sheets en Slides.

Maar wat deze tools echt krachtig maakt is dat ze putten uit je eigen bedrijfsinformatie, of tenminste dat deel waar jij toegang toe hebt. In Viva Engage (de nieuwe naam van Yammer) suggereert Copilot zelfs op basis van jouw profiel en activiteiten welke kennis je zou kunnen delen met je collega’s – en schrijft desgewenst de post voor je. Eerste onderzoeksresultaten – wel van Microsoft zelf – laten zien dat gebruikers taken maar liefst 30% sneller afronden, en ook nog eens met hogere kwaliteit.

Copilot for Microsoft365 is sinds 1 november beschikbaar voor organisaties met een Enterprise licentie, maar je moet minimaal 300 accounts afnemen. Google Duet AI werd in augustus gelanceerd. Ze kosten beide wel € 30 per gebruiker per maand. Dat betekent grofweg een verdubbeling van je licentiekosten, maar met een uurtje uitgespaard werk per maand heb je dat er natuurlijk al uit.

3. And this your security officer

Die prijs is voor veel organisaties nog wel een hobbel, maar waar ze zich ook zorgen over maken zijn informatiebeveiliging en privacy. Het gebruik van generatieve AI vereist dan ook goede governance, zoals ik eerder schreef. Welke tools mag je wel en niet gebruiken? Welke data mag er wel en niet in? Wie is er verantwoordelijk voor de geproduceerde content?

Maar het gaat ook over datamanagement. Is het documentenbeheer op orde? Kan je AI-tools bijvoorbeeld toegang geven tot alle relevante documenten? Worden oude versies en kladdocumenten opgeschoond? Zijn rechten en rollen goed ingericht, zodat de AI niet per ongeluk vertrouwelijke of persoonlijke informatie openbaart?

De studenten die we hierboven tegenkwamen gebruiken AI-tools vaak illegaal, omdat hun onderwijsinstelling er nog geen beleid voor heeft, of het voor de zekerheid voorlopig maar verbiedt. Gelukkig zijn er ook voorlopers, zoals Universiteit Leiden, waar ik eerder sprak met het Learning en Innovation Center. Die open houding zou ik ook andere organisaties aanraden: wees je bewust van de risico’s, maar stimuleer vooral experimenten en nieuwe manieren van werken.

4. Denk er om!

‘Nieuwe manieren’ betekent dus niet ‘oude manieren, maar dan digitaal’. Het is tijd voor omdenken. Een hoge Microsoft-pief, die zelf al bijna een jaar met Copilot werkt, stelt zichzelf bij alles de vraag: ‘Zal ik het zelf doen, of kan AI het doen?’ Zo laat hij Copilot elke ochtend de belangrijke zaken uit zijn inbox filteren en zoveel mogelijk afhandelen. Hij gaat naar veel minder vergaderingen, want na afloop kan hij de opnames daarvan bevragen: wat zijn de actiepunten? Ben ik nog genoemd? Hoe was de sfeer?

‘Nieuwe manieren’ betekent dus niet ‘oude manieren, maar dan digitaal’.

AI wordt je persoonlijke assistent die dingen voor je uitzoekt, je werk plant en zaken voor je regelt. Het wordt je leraar, met optimaal gepersonaliseerde leerprogramma’s en antwoord op al je vragen. En het wordt je maatje, die je op weg helpt, waar je mee kan overleggen en die je op nieuwe ideeën brengt.

Ook in je persoonlijke leven trouwens. Probeer Pi maar eens, de Personal Intelligence van Inflection.ai, van de oprichters van Google DeepMind en LinkedIn. Zelfs zonder registratie kan je daar een hele persoonlijke conversatie mee hebben. (Nog een tip: Poe van Quora. Poe geeft toegang tot allerlei AI-tools en modellen, waaronder Claude van Anthropic, Google’s PaLM en Meta’s Llama.)

5. Vergaderen is uit

AI kan dus de katalysator zijn van hele nieuwe manieren van werken. Maar terwijl we daarop wachten, kunnen we een flinke slag slaan met de tools die we al hebben. Of eigenlijk: moeten we een flinke slag slaan, want dat hybride werken gaat nog allesbehalve soepel. En dat komt dus vooral omdat we veelal nog op de oude manier van werken werken. Dat betekent eindeloos vergaderen, en als de helft thuiswerkt worden dat van die vreselijke hybride vergaderingen.

De oplossing is simpel: veel minder vergaderen. Zoals Shopify doet, dat begin dit jaar zonder waarschuwing alle 12.000 reguliere meetings verwijderde uit de agenda’s van hun medewerkers. Voortgangsoverleggen, update meetings, wekelijkse stavaza’s: de meeste kun je vervangen door online updates, die iedereen kan lezen en als nodig van commentaar voorzien, op het moment dat het hen uitkomt. Asynchroon samenwerken dus. En besteed je tijd samen dan aan nieuwe ideeën ontwikkelen, mensen op één lijn krijgen en persoonlijk contact houden.

Asynchroon werken staat of valt met vertrouwen.

Ik leidde laatst een roundtable over dat onderwerp, waar de aanwezige directeuren (van ziekenhuizen, gemeenten, rijksoverheden en verzekeraars) het over één ding eens waren: asynchroon werken staat of valt met vertrouwen. Als je de hele dag in vergadering zit, ben je duidelijk druk bezig, ook al steek je er niets van op. Met asynchroon werken heb je ineens veel tijd over en moet je online laten zien wat je daarmee gaat doen. In een afrekencultuur is dat beangstigend. Begin daarom met goede teamafspraken als vertrouwensbasis.

6. Verbinden is in

Cultuur en vertrouwen worden natuurlijk ook op organisatieniveau bepaald. En juist daar vallen door het vele thuiswerken grote gaten. De verbondenheid, met elkaar en met de organisatie, verwatert, net als onze kennisnetwerken. Teamoverstijgende samenwerking stokt, innovatie droogt op en medewerkers weten niet meer waar de directie heen wil.

De eerste reactie is dan altijd: haal iedereen weer (vaker) naar kantoor. Volgens een recent, maar wel Amerikaans onderzoek van KPMG sturen veel CEO’s daar op aan. Maar in Nederland is grotendeels thuiswerken inmiddels vaak een verworven recht geworden, vooral bij overheden en grotere bedrijven. Daarom maken steeds meer organisaties hun kantoren aantrekkelijker, met ontmoetingsplaatsen en goede faciliteiten.

Inzetten op digitale verbondenheid werkt voor iedereen, thuis en op kantoor. Online communities of practice, themagroepen en sociale verbanden kunnen collega’s met elkaar verbinden op rol, expertise of interesse. Leiders kunnen op een sociaal digitaal platform zien wat er speelt, om input te vragen en de strategie uitleggen. En dat alles met een veel groter bereik dan voorheen met fysieke bijeenkomsten en ontmoetingen. Zo ontstaat een lerende, wendbare organisatie met betrokken medewerkers.

7. Sociale software

Je hebt wel goede digitale tools nodig. Binnen de Microsoft suite is dat Viva Engage, waar ik eerder over schreef. Veel organisaties gebruiken Teams voor dit soort organisatiebrede groepen. In het nieuwe Teams staan de laatste berichten nu zelfs bovenaan, net als in Engage, LinkedIn en Instagram. Maar er is geen centrale tijdlijn met berichten van alle mensen en groepen die je volgt, zoals in die sociale apps. Met Teams voor je dagelijkse werk en Engage voor teamoverstijgende groepen houd je overzicht.

En als we zo nodig hybride moeten vergaderen, dan zijn daar ook betere oplossingen voor dan het standaard videobellen in Teams, Webex of Zoom. Microsoft heeft daar Signature Teams Rooms voor ontwikkeld: een opstelling waarbij je het gevoel hebt dat je samen rond een tafel zit. Het feit dat je niet wordt afgeleid door je eigen hoofd op het scherm is an sich al een grote vooruitgang. Nog een flinke stap verder is het experimentele Google Starline, dat op een plat scherm en 3D-impressie van je gesprekspartner geeft. Ideaal voor intieme bila’s!

Teams, maar ook vergelijkbare tools zoals Slack, zijn dan wel weer goed in asynchroon digitaal samenwerken met je team. Helaas gebruiken veel mensen ze alleen om te videovergaderen en blijven ze daarnaast oeverloos e-mailen. Laten we nou volgend jaar eindelijk eens gaan samenwerken in een online werkomgeving! Een leuke nieuwe tool hiervoor is MS Loop, waarmee je blokken bewerkbare content kunt delen in een bericht, een chat of, ik durf het bijna niet te zeggen, een e-mail.

8. Datagedreven

Die digitale tools leveren natuurlijk allemaal data op. Zo zagen we hierboven al dat zelfs opgenomen vergaderingen ‘digital artefacts’ kunnen worden. Als je al die data combineert met de analysekracht van AI, dan is het geen wonder dat steeds meer organisaties inzetten op datagedreven werken. Bijvoorbeeld voor beter-geïnformeerde besluitvorming, procesoptimalisatie en het sneller inspelen op klantbehoeften.

Volgens het eerder genoemde Gartner komen er bijvoorbeeld ‘generative microapps’, die vanuit je bedrijfsdata automatisch relevante inzichten tonen bij wat je aan het doen bent. Bijvoorbeeld in een CRM- of een klantcontactsysteem. En voor de traditionele bazen uit het KPMG-onderzoek hierboven kan het zelfs hybride werken verteerbaar maken, omdat datagedreven werken inzicht biedt in wat medewerkers (thuis) aan het doen zijn.

Maar daarvoor moet natuurlijk wel de data op orde zijn – en daar schort het bij veel organisaties aan. Een veelbesproken artikel eerder dit jaar legt de pijnpunten bloot: er is een enorm gebrek aan expertise, weinig uitwisselbaarheid van data door vendor lock-ins, maar wel een overvloed aan holle termen, zoals data warehouse, data lake en data fabric. Conclusie: organisaties moeten als de wiedeweerga aan de slag met datamanagement, ook als voedingsbron voor interne AI-tools, zoals we hierboven al zagen.

9. Of data-omgeven?

Maar je kunt de data natuurlijk ook in duiken met augmented (AR), virtual (VR) en mixed reality (MR), samen ook wel extended reality (XR) genoemd. Mark Zuckerberg’s liefde voor de metaverse (VR) is, althans naar buiten toe, nogal bekoeld nadat boze beleggers tweederde van de beurswaarde van zijn bedrijf Meta in rook deden opgaan. Maar hij heeft samen met Ray-Ban wel de eerste functionele AR-bril ontwikkeld waarmee je er niet uitziet als een übernerd.

Dat geldt dan weer niet voor Apple’s nieuwste Vision Pro bril, maar als je daar $3500 voor neerlegt kan dat je misschien niet zoveel schelen. Het is wel een puik stuk techniek, met 12 camera’s, 6 microfoons en 5 sensors. Vier infraroodcamera’s aan de binnenkant tracken je ogen, zodat je objecten kunt selecteren door er alleen maar naar te kijken. Ook worden je ogen daarmee op de buitenkant van de bril geprojecteerd, zodat je ‘oogcontact’ kunt maken met mensen om je heen in AR-mode.

Niet iedereen is ervan overtuigd dat we het hele jaar met een skibril op willen rondlopen. Een aantal voormalige Apple-medewerkers heeft daarom net de Humane AI pin gelanceerd, een soort speld die je op je kleding bevestigt. Het is eigenlijk een smartphone zonder scherm, die je bestuurt met je stem of handgebaren. Revolutionair? Ik ben het met de Economist eens dat het converserende karakter van generative AI vraagt om een nieuw soort apparaat, maar dan gok ik eerder op de Ray-Bans dan het speldje.

10. En nu met z’n allen

Nieuwe apparaten, nieuwe intelligenties, nieuwe mogelijkheden: allemaal grote veranderingen. Mijn laatste trend is eigenlijk meer een wens: laten we (vanaf) volgend jaar onze collega’s goed meenemen in technologische veranderingen. In het bekende ADKAR model komt begeleiding vaak niet verder dan de K van knowledge en de (tweede) A van ability: uitleg over hoe ze met de nieuwe technologie moeten werken. Vooral aan de D van desire wordt vaak voorbijgegaan: waarom zouden collega’s de nieuwe manier van digitaal werken überhaupt willen?

We zagen hierboven al dat aversie tegen asynchroon werken vaak niets te maken heeft met digitale vaardigheden, ook al verschuilen veel mensen zich daarachter. Weten collega’s werkelijk niet hoe ze hun agenda open moeten zetten, of durven ze anderen daar geen inzicht in te geven? Wat als voor datagedreven werken al je acties worden getrackt? Goede afspraken maken, bijvoorbeeld over resultaatgericht werken of anonimiteit van tracking, is essentieel om de benodigde desire te kweken.

Waarom zouden collega’s de nieuwe manier van digitaal werken überhaupt willen?

AI voelt voor veel mensen bedreigend, vooral voor oudere en meer senior medewerkers. Maar de eerste ervaringen bij Microsoft laten zien dat domeinkennis en beoordelingsvermogen essentieel zijn om het beste uit (soms hallucinerende) AI te halen. Bovendien is het belangrijk te kunnen delegeren: context geven, de output definiëren en doorvragen. Dat zou de zorgen bij seniors en leidinggevenden moeten kunnen wegnemen.

Mogelijkheden en zorgen

Werk aan de winkel dus, vooral met AI. Jullie hebben al gemerkt dat ik enorme mogelijkheden zie, maar ik begrijp ook de zorgen. Zeker nadat de commerciële ‘boomers’ onlangs de voorzichtige ‘doomers’ hebben gewipt bij OpenAI, de makers van chatGPT en de koplopers op AI-gebied. Volgens mij des te meer aanleiding om na te gaan denken over wat we wel en niet kunnen en willen met AI – ook op ons werk.

En als er één ding mag blijven hangen na mijn epistel hierboven, dan is dat hopelijk dat we ons open moeten stellen voor echt nieuwe digitale manieren van werken. Niet alleen met AI, maar ook met hybride en datagedreven werken.

Dat hoeft niet allemaal tegelijk en al helemaal niet met reuzenstappen. Begin met proofs-of-concept, doe dan pilots en werk zo naar best-practices (om het maar eens in goed Nederlands te zeggen). Zo kunnen we leren om technologie voor ons te laten werken, om werk sneller, beter en vast ook leuker te maken.