Maak van verandercommunicatie geen crisiscommunicatie

Je kent het wel: het veranderplan is al uitgedacht en aan jou de vraag om ‘nog even’ draagvlak te creëren. Het is een herkenbare en vaak frustrerende situatie voor veel communicatieprofessionals: te laat betrokken worden bij veranderingen, maar wel de zware verantwoordelijkheid krijgen om deze te laten slagen. Na het lezen van dit artikel zit je voortaan vanaf het begin aan tafel zodat jij als communicatieprofessional het verschil kan maken bij een verandering.

Interne communicatie is cruciaal bij verandertrajecten. Als managers en medewerkers de verandering niet begrijpen en ondersteunen, zal deze waarschijnlijk niet slagen. Goede communicatie kan ook helpen om de onzekerheid die er vaak is rond veranderingen te verminderen en de dialoog hierover te faciliteren. Wil jij je organisatie overtuigen om communicatie te betrekken voordat een verandertraject van start gaat? Met deze vier argumenten toon jij aan waarom je als communicatieprofessional vanaf het begin aan tafel hoort te zitten.

Samen kom je tot een helder vraagstuk met heldere doelen
Alles begint bij helderheid over het vraagstuk. Waarom is de verandering nodig en welk probleem lossen we hiermee op? Wat betekent het voor medewerkers? Als communicatieprofessional ken je de verschillende doelgroepen en weet je de juiste vragen te stellen. Pas als het vraagstuk helder is, kunnen communicatiedoelen aan je organisatiedoelen worden gekoppeld. Zo bepaal je de beste aanpak voor de verandercommunicatie.

Tip: pas de methode van vijf keer ‘waarom’ vragen toe. Bijvoorbeeld tijdens een kick-offbijeenkomst met het management of de projectgroep. Door vijf keer achter elkaar een ‘waarom-vraag’ te stellen, leg je de kern van de verandering bloot. Bepaal daarmee je communicatieboodschap.

Communicatie is cruciaal, in elke fase van de verandering

Verandertrajecten kennen verschillende fases. Door je communicatie aan te passen aan de fase waarin het verandertraject zich bevindt, werk je mee aan het slagen van de verandering. Neem medewerkers mee in de aanloop ernaartoe en betrek hen hier actief bij. Zo creëer je ruimte om te wennen aan de verandering die eraan komt. Als medewerkers het begrijpen en ondersteunen, is verandering mogelijk.
Procescommunicatie helpt ook om medewerkers aangehaakt te houden: geen nieuws is ook nieuws.

Tip: verdiep je in de trap van Quirke. Dit is een praktisch model dat helpt om je communicatie aan te laten sluiten op de verschillende fases van een verandertraject.

Meer tijd en regie voor de communicatie helpt het verandertraject
Verandertrajecten kunnen ingewikkeld en tijdsintensief zijn. Door vanaf het begin actief betrokken te zijn, kan jij de controle pakken over de communicatie en de projectgroep hierin ontzorgen. Meer tijd geeft ook meer mogelijkheden voor de activiteiten die je wil organiseren en ruimte voor creativiteit. Zo kan je ook communicatie vanuit twee richtingen inzetten. Niet alleen top-down maar ook bottom-up, vanuit de medewerkers naar het management en de projectgroep. Met de inzet van communicatie kan je ophalen wat er leeft in de organisatie, wat medewerkers vinden van de verandering en waar zij mee zitten. Dit levert belangrijke informatie op voor het implementeren van het verandertraject.

Tip: maak het probleem en de plannen van de verandering bespreekbaar. Bijvoorbeeld tijdens rondetafelgesprekken, webinars of dialoogsessies.

Met communicatie komt het management in positie

In een verandertraject is de rol van leidinggevenden belangrijk. Adviseer het management hierover en faciliteer hen hierin. Als zij de verandering omarmen en een voorbeeldrol innemen, krijg je medewerkers in de organisatie eerder mee. Ga het gesprek aan met de leidinggevenden die te maken krijgen met de verandering. Welke vragen hebben zij? Wat hebben ze nodig waar communicatie mee kan helpen? Om een verandering te realiseren is veel meer nodig dan alleen het informeren van medewerkers. Communicatie kan ook die dialoog faciliteren.

Tip: Zorg voor een goede kernboodschap die niet alleen jij maar ook leidinggevenden kunnen gebruiken. Heb je tijd, schrijf dan samen een veranderverhaal. Leidinggevenden kunnen hiermee in hun eigen woorden het gesprek aangaan met hun medewerkers.

Hoe zorg je dat je aan tafel komt?

Denk je nu ‘allemaal leuk en aardig, maar eerder of überhaupt aan tafel komen lukt niet in mijn organisatie’? In sommige organisaties is dat best lastig. Misschien heb je als communicatieadviseur die rol niet door de organisatiestructuur of vind je het spannend om die rol te pakken. We geven je graag enkele tips!

Zorg dat je als communicatieadviseur op de hoogte bent van de ontwikkelingen die spelen binnen én buiten je organisatie. Toon belangstelling en stel vragen hierover aan collega’s. Wees betrokken bij het kernproces van de organisatie en bespreek de rol van communicatie bij de uitvoering van de plannen. Zo kun je hier tijdig op inspelen en een actieve rol oppakken.

Heb je nog niet die positie bereikt dat je aan tafel zit? Probeer dan je weg te vinden via collega’s die wel aan tafel zitten. Een projectmanager of afdelingshoofd bijvoorbeeld. Ga met hen in gesprek over wat communicatie kan betekenen bij veranderingen en de kansen die jij ziet.

Tenslotte: heb vertrouwen in je professionaliteit. Claim je plek aan de voorkant van veranderingen en maak duidelijk welke bijdrage jij aan de verandering kan leveren. Vaak weten collega’s niet wat een communicatieprofessional kan toevoegen aan het verandertraject. Wanneer zij de meerwaarde inzien, krijg je vanzelf jouw plek aan tafel!