Voorkom gênante taferelen: begin en eindig je Engelse e-mail correct

Begin jij je Engelstalige e-mail met Hi, Hello of het nettere Dear Mrs.? En hoe sluit je die e-mail af? Sommige opties, zoals ‘Have a blessed day’, kun je maar beter vermijden. Waarom? En hoe begin en eindig je een Engelstalige e-mail op de juiste manier? Dat lees je in dit artikel.

Nederlanders staan wereldwijd bekend om het feit dat ze goed Engels kunnen. Uit onderzoek van het CBS blijkt dat Engels voor veel Nederlanders de een na beste taal is die ze kunnen spreken of verstaan. Ook bij het schrijven in het Engels kunnen veel mensen in Nederland zich uit de voeten maken.

Maar: hoe zit dat met een officiële e-mail? Als je bijvoorbeeld voor werk weleens te maken krijgt met een buitenlandse klant of opdrachtgever wordt vaak de Engelse taal gehanteerd om te kunnen communiceren. De vraag is alleen hoe je zo’n mail precies begint en eindigt. In dit artikel geven we je een paar tips.

Waarom moet je goed in Engels kunnen schrijven?

Er is een aantal redenen waarom het vandaag de dag van belang is om probleemloos een Engelse brief of mail te kunnen schrijven. De kans wordt namelijk alsmaar groter dat je in het Engels moet solliciteren als je op zoek bent naar een baan. Er zijn tegenwoordig meer multinationals in Nederland die internationaal handelen dan een aantal jaren geleden, blijkt uit cijfers. Naast solliciteren is het klantencontact daarom ook vaker in het Engels. Ook binnen zo’n bedrijf kan er volledig of deels Engels worden gecommuniceerd.

Tel daarbij op dat Nederlanders zelf van oudsher al ondernemend zijn en je hebt een duidelijke reden waarom het kunnen van Engels van belang is. Gelukkig zit de basis van de Engelse taal er bij de meeste Nederlanders al goed in. We kijken in Nederland bijvoorbeeld veel Engelse (of Amerikaanse) films en series met ondertiteling. Ook leren we tegenwoordig op de basisschool op jonge leeftijd al meer over de Engelse taal. Dat is bijvoorbeeld totaal anders bij onze oosterburen: in Duitsland worden vrijwel alle films nagesynchroniseerd. Daardoor hebben Duitsers veel minder feeling met het Engels.

Hoe schrijf je een aanhef in een Engelse e-mail?

Maar: Engels spreken is net even anders dan Engels schrijven, want hoe schrijf je een goede e-mail? Het is natuurlijk afhankelijk van de ontvanger hoe je schrijfstijl in een e-mail is. Tik je een e-mail voor een buitenlandse klant in het kader van ondernemen, dan is de norm dat je dit op een formele manier doet. Voor de aanhef moet je informele woorden vermijden. Ga liever voor het nettere ‘Dear Mr. (naam)’ of ‘Dear Mrs. of Miss (naam)’ om het op die manier formeel te houden. Hiermee wordt de huwelijkse status aangegeven. Weet je die status niet? Dan is ‘Mr’ voor mannen en ‘Ms’ voor vrouwen gewenst.

Een e-mail naar een directe collega in het Engels mag natuurlijk wel wat informeler. Daarin is ‘Hello’ of ‘Hi’ prima om te gebruiken. Het is goed om te weten dat er na de aanhef in een Engelse brief nooit een komma komt. Boven de aanhef in een brief komt het adres van de afzender met daaronder het adres van de ontvanger. Tussen de adressen en de aanhef komt nog de datum van het moment van schrijven. In een e-mail hoeft dit niet. Na de aanhef vertel je meer over de reden waarom je de mail of brief schrijft.

Zo schrijf je de afsluiting van een Engelse e-mail

In de mail zelf vertel je meer over de reden en wat je verwacht van de ontvanger. Daaronder sluit je de mail af met een alinea met een afsluitende zin. Dit kunnen verschillende soorten zinnen zijn. De mail eindigen met:

• ‘I appreciate your help’ of
• ‘Don’t hesitate to contact me’

zorgt ervoor dat de lezer weet dat de e-mail ten einde komt. Zinnen als:

• ‘Looking forward to hearing from you’, en
• ‘Have a blessed day’

zouden in het Nederland (‘In afwachting van uw reactie’ en ‘Fijne dag’) heel normaal zijn, maar kun je in het Engels beter vermijden. De eerste zin is te passief agressief en impliceert dat diegene terug moet mailen.

De ‘Have a blessed day’ klinkt vriendelijk, maar wordt door het woordje ‘blessed’ als te religieus gezien. Ook dat soort woorden kun je beter achterwege laten. Onder de afsluitende zin is het wel zo netjes om de mail echt af te sluiten met een formele groet.

De meeste ondernemers sluiten een Engelse mail af met ‘kind regards’. Wat ook een goede optie is, is ‘best wishes’. Als je de ontvanger (nog) niet kent, is het wat nettere ‘yours sincerely’ of ‘sincerely’ ook een veilige keuze.

Overige tips

Weet je eenmaal een beetje meer over de opbouw en de stijl van een Engelse mail? Dan is het aan te raden om gewoon te beginnen. Uiteindelijk leer je vooral van het schrijven in de praktijk. Er is nog wel een aantal belangrijke tips en tricks dat je hierbij kunt gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het is goed om te weten of de ontvanger Amerikaans of Engels is. Sommige woorden worden namelijk net even anders geschreven (zoals ‘favorite’ en ‘favourite’). De meeste bedrijven in Europa gebruiken Brits-Engels, dus daarmee heb je altijd een veilige keuze te pakken. Wees in ieder geval consistent in één van de twee talen.
• Houd de mail simpel en gebruik geen lange zinnen of veel superlatieven. De ontvanger wil binnen no-time kunnen lezen waar de mail over gaat en wat je van diegene verwacht.
• Twijfel je over een Engels woord? Schroom niet om dat woord even op te zoeken. In sommige gevallen is Google Translate je beste vriend, maar let op: haal hier niet complete vertalingen vandaan. Daarvoor is Google Translate niet accuraat genoeg.

Cheers!