Cynefin, Scrum & Iteratief werken: 3 Agile-termen uitgelegd

Al een aantal jaar vliegen de Agile- en Lean-termen je om de oren. Wat zijn de belangrijkste termen die jij als communicatieadviseur écht wel moet weten? In dit artikel bespreek ik Cynefin, Scrum en Iteratief werken.

Ik ben benieuwd of je deze termen al kent en zo niet of ze nuttig zijn voor je. Laat je het weten onderaan dit artikel?

Agile is een mindset en Lean een managementfilosofie

Allereerst is het goed om te weten dat Agile eigenlijk een mindset is. Letterlijk betekent de term: behendigheid, wendbaar of lenigheid. Om dat te kunnen, werk je met korte sprints (kleine feedbackloops) rondom wat je oplevert, zodat je de feedback makkelijk kunt verwerken. Het product wordt elke keer iets beter.

Lean daarentegen is een managementfilosofie met focus op procesoptimalisatie. Vaak worden deze beide (Agile en Lean) tegelijkertijd ingezet in verandertrajecten. Want een efficiënt soepel lopend proces ondersteunt je Agile-aanpak.

Binnen Agile werk je in teams samen met eindgebruikers en ontwikkelaars. Dit zijn multidisciplinaire teams, gericht op het leveren van toegevoegde waarde. Je bepaalt samen wat die waarde is. Het strategisch doel van je project of programma bepaalt de juiste aanpak. Dit kan ingewikkeld klinken. Je hebt best wat keuzes om te maken voordat je écht gaat beginnen. Meer begrip van de theorie helpt je bij het maken van de juiste keuzes.

1. Cynefin

Cynefin spreek je uit als kuh-nev-in. Het Cynefin-framework kun je gebruiken om de omstandigheden rondom het vraagstuk of de opdracht waar jij aan werkt te analyseren en de aanpak te bepalen. Erg nuttig omdat een lineair plan bijvoorbeeld niet werkt in een ongeordende omgeving.

‘Scrum werkt niet voor mij’, hoor ik weleens. Dat kan heel goed kloppen als je bijvoorbeeld solo werkt aan projecten met externe leveranciers in een geordende omgeving. Maar vroeg of laat kun je er niet omheen en kom je vast ook projecten tegen uit het ongeordende domein. En hier past scrum juist wel. In deze dynamische tijd komen we steeds vaker in dit domein.

Dave Snowden is de ontwerper van het Cynefin-framework. Het is een conceptueel raamwerk met 5 domeinen

1. eenvoudig
2. gecompliceerd
3. complex
4. chaotisch
5. wanorde

Het cynefine-framework:

• helpt je om met collega’s en managers in gesprek te gaan over welke aanpak bij welk soort werk past,
• zorgt ervoor dat je stilstaat bij de relatie tussen oorzaak en gevolg. Hierdoor begrijp je de relatie tussen die twee en het effect ervan op het werk, en
• maakt het mogelijk om de juiste keuze te maken.

Scrum is een zeer geschikt framework voor het complexe Cynefin-domein. ‘Scrummen’ in teamverband is binnen IT-projecten heel normaal. Maar binnen onze communicatiewereld nog niet. Je kunt je vast voorstellen dat een project met een communicatiedoelstelling als ‘draagvlak creëren’ of ‘verandering teweegbrengen’ in het ingewikkelde en complexe domein valt. In dit voorbeeld kun je namelijk minder effectief voortgang boeken met alleen een planning. Dat kan beter in een voorspelbaar en geordend project waar je weet wat er opgeleverd moet worden op basis van bijvoorbeeld een best practice.

2. Scrum

Scrum is een framework voor werk dat valt in het complexe domein. Dit framework is daardoor niet geschikt voor alle soorten werk. In de praktijk zie je dat als automatische reactie op beter samenwerken wordt geroepen: ‘We moeten scrummen!’ Nou, niet zomaar dus.

Scrum helpt ons om samen verantwoordelijkheid te dragen voor wat moet gebeuren. We kunnen makkelijker de juiste prioriteiten stellen gedurende onze werkweek als individu en als team zonder dat we elkaar dagelijks zien. Hybride werken is onze standaard en zo weten we wie waarmee bezig is, kunnen we evalueren en successen vieren op een overzichtelijke manier.

Scrum helpt ons om samen verantwoordelijkheid te dragen voor wat moet gebeuren.

Scrumbord: kanban

Scrum ken je vast van het bekende scrumbord: een weergave van taken die in kolommen gesleept worden om de voortgang te tonen. Dit bord heet een kanban-bord: afkomstig uit het Japans. ‘Kan’ betekent ‘visueel’ en ‘ban’ betekent ‘kaart of bord’. Het is een manier om op de meest logische wijze een signaal af te geven als er iets moet gebeuren. De meestgebruikte kolommen zijn: Backlog – Doing – Review – Done. Deze kolommen geven de status van werk aan.

Bij Vice Versa scrummen wij ook. En daar hebben we bewust voor gekozen. Scrum laat je samenwerken met elkaar op een overzichtelijke manier, waarin het hele proces zichtbaar is op het Kanban-bord. Hier vind je taken:

• in de toekomst (Backlog)
• die je deze sprint doet (Sprint – to)
• waar je mee bezig bent (Sprint – busy)
• wat klaar is (Sprint-done)

Als je scrumt, breng je focus aan in de inhoud en het doel van je overleg. Hierdoor garandeer je een logische flow en verzeker je dat de output van het overleg de juiste input is voor het daarop volgende overleg. De scrumceremonies van Vice Versa zijn:

1. Stand-up (wekelijks) – 30 min
2. Sprint retro (maandelijks) – 45 min
3. Sprint planning (maandelijks) – 45 min
4. Refinement (wanneer nodig)
5. Product portfolio overleg (elk kwartaal) – 1,5 uur

Scrumceremonies

Zelf ben ik van mening dat je scrumt, of niet. Je kunt geen pannenkoeken bakken met alleen melk en een ei. Ga je voor scrum? Voer dan ook de ceremonies in. Dat kan wel op een voor jullie passende manier. Een stand-up hoeft niet een stand-up te heten. Dagstart of check-in kan ook. En als je een snelle stand-up wil, dan kun je natuurlijk ook de vorm aanpassen.

De scrum rollen

Bij de scrum werkwijze horen ook rollen. Die rollen hebben elk een eigen focus. Zo garandeert scrum dat niets van de wagen valt om effectief samen te werken. De rollen zijn:

1. Product owner of eigenaar: de eindverantwoordelijke. De focus is ‘waarde toevoegen’.
2. Scrum Master: de procesbegeleider die het team begeleidt naar het gewenste resultaat op procesniveau. De focus is het continu verbeteren van zaken als het proces, de samenwerking en de kwaliteit.
3. Scrumteam met experts en uitvoerders erin passend bij het sprintdoel. Hun focus is ‘op tijd iets leveren van hoge kwaliteit’.

Als communicatieadviseur en projectmanager heb je vaak alle 3 de petten tegelijkertijd op. Dat betekent dat je de ene week meer focus hebt op het ene en de andere week op het andere. Door met de scrumrollen te werken en taken te verdelen is er altijd focus op alle aspecten.

Wijzelf hanteren ook de rol ‘stakeholders’. We hebben graag inzichtelijk wie dit zijn, geven hen graag ook een (gedeelde) verantwoordelijkheid en betrekken hen bij ons werkproces. Zo kunnen we tussentijds veel makkelijker bijsturen. Zo verliest niemand geld en tijd.

Wanner kies je niet voor Scrum?

Scrum is niet het juiste framework, als je:

• vooral solo werkt met externe leveranciers, en/of
• in communicatieprojecten in een voorspelbare omgeving.

Als je merkt dat er (te) veel verantwoordelijkheid op jouw bordje ligt als communicatieadviseur, dan kan scrummen wel degelijk helpen. Dan is een goed gesprek over een betere werkwijze heel zinvol. Voer juist het gesprek over waar je focus moet liggen, over input en output en maak het team- of projectwerk goed zichtbaar.

3. Iteratief werken

Iteratief en incrementeel werken passen allebei bij het Agile-gedachtegoed.

Incrementeel:

• Bij een incrementeel proces lever je het eindproduct stapsgewijs op.
• Je kunt beginnen met een eerste stap, een eerste versie van je website of app bijvoorbeeld, die je vervolgens telkens gaat verbeteren. Zo kom je uiteindelijk tot een eindproduct waar direct feedback in is verwerkt.

Iteratief:

• In een situatie waarin je een probleem wil oplossen, heb je een creatieve aanpak nodig. In kleine stapjes los je een probleem op. Ook wil je oplossingen testen om te weten of het werkt en hoe goed het werkt.
• Je weet vooraf niet wat de oplossing is en je komt stap voor stap tot het eindresultaat. Je beweegt vooruit en achteruit met passen en meten. Bij elke fase of stap kijk je of je hiermee tot je doel komt. Accountable werken is hierbij essentieel.

Ik ben erg benieuwd: welke termen kende je wel en niet? En in welk domein werk jij veel? Laat het weten door te reageren onder dit artikel.