Meer participatie? Dit kun je leren van de Paleis Lofen-community

Al eens gehoord van Paleis Lofen in Utrecht? Dit is dé plek waar Utrecht stad is geworden. In dit artikel beschrijven we hoe een groep van 40 actieve en betrokken Utrechters aan de slag is gegaan, in de vorm van een community, om de erfgoedlocatie van Paleis Lofen beleefbaar en toegankelijk te maken voor iedereen. De learnings en valkuilen lees je hier.

Je leest over de vorming en facilitering van deze Paleis Lofen-community. Door middel van de beschrijving van het proces – met aandacht voor diverse belangrijke ondervindingen en valkuilen – delen we hoe de vorming van communities kan ondersteunen en aanzetten tot het ervaren van erfgoed.

Dit artikel neemt jou mee door de verschillende fasen van het communityproces,  we delen dit aan de hand van de verschillende fasen.

• Fase 1: onderzoek naar het starten van een community
• Fase 2: het vormen van de kerngroep en ambassadeurs & een interactief platform
• Fase 3: het bestendigen van de community en samen de kernwaarden bepalen
• Fase 4: testen en bouwen, werken met design thinking
• Fase 5: belevingsconcept in de praktijk brengen

Fase 1: onderzoek naar het starten van een community

De focus van de onderzoeksfase ligt op het verbinden van het ‘werken met communities’ en de praktijk van stichting DOMunder. Communities zijn gemeenschappen van mensen die met elkaar verbonden zijn omdat ze eenzelfde doel nastreven, eenzelfde omstandigheid ervaren of op dezelfde plek leven. Ambities, behoeftes en verlangens van individuen komen in een community samen, zodat de groep als geheel sterker staat in het bereiken van specifieke doelen. Zowel op individueel- als op groepsniveau.

Voor stichting DOMunder zijn communities een manier om gedeeld eigenaarschap en maatschappelijke context te creëren voor het erfgoed van 2000 jaar Domplein. In de Nederlandse erfgoedwereld staat samenwerken met communities in de kinderschoenen. In Europa is een grote beweging gaande rondom erfgoedparticipatie. Dit komt mede door het Europese Verdrag van Faro uit 2005 waarin staat dat erfgoed van iedereen is en participatie daarom vanzelfsprekend moet zijn.

Stichting DOMunder heeft in het verlengde van het Europese Verdrag van Faro de paleis Lofen-community opgezet om het erfgoed van Utrecht participatief tot leven te wekken. Bij de opzet is samengewerkt met Bureau Bind om tijdens de ontwikkeling van de community geadviseerd te worden over de stappen die hierin van belang zijn.

Ideeën van de community leidend

De ideeën van de community waren leidend in het ontwikkelen van het belevingsconcept. Het ging expliciet niet om ‘participatie’ waarbij Utrechters de ideeën van experts alleen mochten verrijken. De community was en is de expert en kon bevragen en verifiëren. Daarmee is Paleis Lofen gebouwd dóór Utrecht(ers).

Participatie vanuit communities is aan te bevelen voor alle organisaties die werkelijk samen met de context van hun doelgroep of omgeving iets willen opzetten of creëren.

Communities zijn altijd horizontaal en gelijkwaardig. Belangrijk is dat het proces van community-ontwikkeling even belangrijk is als het uiteindelijke resultaat van de community. Als daar geen ruimte voor is vanwege planning of budget, kies dan voor een andere manier van participatie.

Fase 2: het vormen van de kerngroep en ambassadeurs & een interactief platform

Eerst is een brede enquête uitgezet onder mensen die op een bepaalde manier betrokken zijn bij stichting DOMunder, zoals vrijwilligers en nieuwsbrieflezers. Maar ook binnen andere netwerken in Utrecht. In deze brede enquête was de hoofdvraag: zou je meer willen weten over Paleis Lofen en zou je actief willen participeren in de Paleis Lofen-community?

Naar het deel van de vijfhonderd respondenten is vervolgens een verdiepende enquête gestuurd met gerichtere vragen: ‘Wat zou je persoonlijk kunnen toevoegen aan een community?’ en ‘Hoeveel tijd zou je erin kunnen steken?’ Zo noemden respondenten dat ze graag hun inhoudelijke kennis over geschiedenis wilden inzetten voor de community. Of dat ze er juist goed in zijn om het perspectief van de bezoekers in de gaten te houden.

Op basis van deze antwoorden is, na nadere persoonlijke kennismaking met de communityfacilitator, een kerncommunity samengesteld. De kerncommunity is een groep van 15 personen die wekelijks een paar uur aan de slag wilden gaan om een belevingsconcept voor Paleis Lofen te ontwikkelen. Zij vormen in wezen de kern van de community, waar de meeste tijd en energie werd geïnvesteerd.

Daarnaast vormt een groep van ongeveer 30 ambassadeurs – mensen uit de erfgoedwereld, ondernemers uit de stad of liefhebbers van Utrecht – een schil om de kerncommunity heen. Deze ambassadeurs zijn op een minder intensieve manier betrokken, zo’n één tot twee keer per maand gedurende een aantal uur. Zij vormden met hun ambassadeurschap juist het visitekaartje van de Paleis Lofen-community naar buiten.

Inclusiviteit versus homogeniteit binnen communities

‘Met en voor de stad en vóór iedere bezoeker’ is een belangrijke leidraad voor dit project. Toch reageerde een redelijk homogene groep op de vraag om mee te denken en te doen. Hier zijn meerdere potentiële redenen voor aan te wijzen. Denk aan: wie is al in de erfgoedwereld actief maar ook, wie heeft er tijd om als vrijwilliger bij te dragen én wie voelt zich zeker genoeg om zijn mening en visie hierover te delen?

Alhoewel de community gelijk was verdeeld voor wat betreft man/vrouw, en leeftijd (twee derde tussen de 50 en 70 jaar oud, een derde tussen de 18 en 50 jaar), was er verder weinig sprake van diversiteit. Dat is jammer, vooral als je een vertegenwoordiging van de burger van Utrecht wil hebben.

Wat we hebben geleerd hieruit is dat als je meer diversiteit wenst binnen je community, je daar vanaf het begin prioriteit aan moet geven en er dus op moet sturen. Wanneer communities meer uit zichzelf ontstaan, ook wanneer dat gebeurt op basis van een uitnodiging, zie je vaak homogeniteit ontstaan.

Fase 3: het bestendigen van de community en samen de kernwaarden bepalen

De communityfacilitator heeft persoonlijke kennismakingsgesprekken met de kerncommunityleden gevoerd. Tijdens deze gesprekken werd toegelicht wat een community is en hoe deze doorgaans functioneert. Daarnaast werden er vragen gesteld als: “Wie ben jij?”, “Waar krijg jij energie van?” en “Wat vind jij leuk?” Maar ook: “Waar krijg je geen energie van?” Aan iedereen werd vervolgens een voorstel gedaan met betrekking tot een rol die zij kunnen vervullen binnen de community en gevraagd of zij deze rol passend vonden en wilden vervullen in de Paleis Lofen-community.

Rollen binnen de kerncommunity

Verhalen-vinder, verhalenverteller, belevingsbewaker, procesbewaker en aanjager. Dit zijn de verschillende rollen die communityleden aannemen. Deze rollen zijn vanuit de theorie van Bureau Bind bedacht en toegepast op de behoefte en het doel van de Paleis Lofen-community.

Zo heeft de verhalenvinder een focus op de inhoud en de geschiedenis, maar let ook op historische correctheid. De verhalenverteller gaat juist voor de groep staan en het verhaal van Paleis Lofen overbrengen. Deze verhalenverteller wil het verhaal van de community naar buiten brengen.

De belevingsbewaker let in de community op dat het belevingsconcept wat de Paleis Lofen-community opstelt daadwerkelijk een beleving was voor de bezoekers. En of het concept klopt met de missie en visie van DOMunder. Maar de belevingsbewaker let ook op de sfeer in de community onderling.

De procesbewaker is alert op het communityproces en op de voortgang van het toewerken naar het belevingsconcept. Dit gaat namelijk hand in hand: het communityproces bepaalt de voortgang van het belevingsconcept. Soms is een interventie nodig en kan je rekenen op de procesbewakers om dat aan te geven.

Verschillende soorten mensen die allemaal hun rol pakken in één groep, ik vind dat dat heel goed werkt. Ik ben procesbewaker. Ik heb geen achtergrond in geschiedenis. Mijn rol houdt in dat ik zorg dat niemand zich verliest in de inhoud. Zo let ik op dat deadlines gehaald worden en zit ik vergaderingen voor. Het verrassende van deze community vind ik dat iedereen zijn taak zo serieus neemt en iedereen meewerkt. – Communitylid Marijke.

Een gedeelde interesse in Paleis Lofen betekende niet automatisch dat er direct een gezamenlijke basis was. Vijftien personen met ieder een eigen rol, een eigen karakter en een eigen motivatie, dat zorgde soms best voor wrijving. Vandaar dat werd gezocht naar een gemeenschappelijke deler die iedereen wilde en kon onderschrijven.

We hebben bijeenkomsten gehad waarin we onze kernwaardes opstelden. Dat is de kwaliteit van de community, dat niemand je ze van bovenaf oplegt, maar dat je dat met z’n allen beslist. – Communitylid Marcella.

6 kernwaardes

Tijdens deze bijeenkomsten kregen alle communityleden vellen papier met vele kernwaardes. Iedereen koos er vijf uit die zij persoonlijk vonden passen bij zichzelf en bij Paleis Lofen. Uiteindelijk zijn deze kernwaardes gezamenlijk teruggebracht tot zes gemeenschappelijke kernwaardes. Na deze stap zijn de kernwaardes onderverdeeld in ‘product’ en ‘proces’.

Bij product hoorden deze kernwaarden:

• kwaliteit
• originaliteit
• klantgerichtheid

Bij proces hoorden deze kernwaarden:

• enthousiasme
• verbinding
• gelijkwaardigheid

Samen de kernwaardes bepalen bleek een belangrijke stap om dit te bewerkstelligen. Het zorgde voor verbinding, omdat iedereen na afloop hetzelfde kon onderschrijven. Tijdens het gehele proces kon de community er dan ook vaak op terugvallen.

Overzichtelijker proces

De scheiding tussen product en proces was een belangrijk basisprincipe in de community. Het product, de uiteindelijke tour die ontwikkeld ging worden, én tegelijkertijd het proces, de verbinding en saamhorigheid tussen communityleden, waren even waardevol en belangrijk. Door deze scheiding aan te brengen, werd het proces overzichtelijker voor leden.

Deze fase (van het bestendigen en kernwaarden kiezen) liet zien dat, alhoewel de uitkomsten van communities krachtig kunnen zijn, er altijd tijd en ruimte nodig is voor het creëren van een goede en veilige basis. Door de community te vroeg richting ‘resultaten’ te sturen, ga je voorbij aan wat communities van nature nodig hebben om waardevol te kunnen zijn. Ruimte geven voor groei van het gemeenschapsgevoel.

Wel moet hierbij gezegd worden dat bij de Paleis Lofen-community een aantal mensen juist wel de behoefte hadden om direct de inhoud in te gaan. En om dit paralel te laten lopen aan het groepsproces. Maar gedacht vanuit de community werkwijze van Bind en rekening houdend met het tempo van de hele groep hebben we ervoor gekozen dat niet te doen.

Er is een basis van verbinding nodig die ontstaat wanneer er ruimte is voor begrip, vertrouwen en authenticiteit. Daarom zou je kunnen zeggen dat wanneer je ervoor kiest om communities in te zetten, je weer een stukje menselijkheid terugbrengt in de maatschappij.

Fase 4: testen en bouwen, werken met design thinking

Om een Programma van Eisen op te stellen voor het ontwerp van het belevingsconcept voor Paleis Lofen, is gewerkt met de methode design thinking. Design Thinking is een werkvorm waarbij ideeën over een te ontwikkelen product (in dit geval het belevingsconcept) via een bepaalde werkwijze doorlopen en tot een of meerdere prototypes uitgewerkt worden.

Een prototype is een model van een idee of ontwerp. Door te werken met prototypes kan de ontwerper verschillende richtingen verkennen, creatieve ideeën uitproberen, versies testen en steeds verder verbeteren. Door de prototypes uitgebreid te evalueren kun je op basis van deze uitkomsten een definitieve keuze maken.

In Design Thinking wordt een specifieke route gevolgd om het concept te verbeteren. Die route kenmerkt zich doordat deze meerdere keren doorlopen kan worden, tot je tevreden bent met het resultaat. Vanaf september 2021 tot maart 2022 heeft de community drie design thinking-cycli doorlopen.

Eerste cyclus

De eerste design thinking-cyclus liep van september tot november 2021. Hierin zijn een lange lijst (alle onderwerpen die voor de inhoud van het belevingsconcept van belang waren) en een korte lijst (de belangrijkste onderwerpen van de lange lijst) van het belevingsconcept opgesteld. Ook is gezocht naar vormen om die inhoud te presenteren. Tijdens de bijeenkomsten werd vanuit verschillende invalshoeken gewerkt: vorm, inhoud en proces.

Tweede en derde cyclus

De tweede cyclus liep van november tot en met december. Het eerste prototype werd getest en verbeterd. De Paleis Lofen-community ging in vijf groepen aan de slag. Deze groepen onderzochten allemaal een onderdeel van de tour. De ontvangst en wandeling, de visbrug, de pilaar, het dwalen en de filmruimte werden steeds opnieuw bekeken en volgens design thinking getest. Deze testen gaven weer goede input en ideeën over hoe we het product konden verbeteren.

Een voorbeeld van zo’n verbetering was dat de community tijdens het doorlopen van de eerste cyclus een bepaalde route in gedachten had voor het doorlopen van de ruimtes. Dat was zo bedacht en daar hielden we ons aan vast. Tot we in de derde cyclus in januari opeens een nieuwe blik (in de vorm van een nieuw communitylid) daarop kregen. De volgorde van het lopen door de ruimtes van Paleis Lofen moest precies andersom, eigenlijk veel logischer!

Hieruit kwam opnieuw een prototype. Deze is tijdens de derde cyclus van december tot eind februari getest. Vanaf eind januari 2022 lieten de coronamaatregelen het toe om fysieke test-tours te laten plaatsvinden in de inmiddels fysiek toegankelijk gemaakte kelders met daarin de resten van Paleis Lofen.

Essentieel voor de community was dat we aan het einde van iedere cyclus ook de tijd namen om terug te kijken. Een reflectie waarbij we iedereen langsgingen. Voel je je nog goed, wat verwacht je, voel je je gezien, zit je op je plek, is dit wat je verwacht van de community, is dit nog waar je naartoe wil? Het was goed om iedereen even aan het woord te laten, zo voelde iedereen zich gehoord en werd het proces door iedereen gedragen. – Kerncommunitylid Marijke

Vertrouwen versus wantrouwen

Vertrouwen is een van de belangrijkste pijlers voor een succesvolle community. Onderling vertrouwen is essentieel voor het komen tot verbinding. En juist die verbinding is nodig om constructieve gesprekken met elkaar te kunnen voeren en fijn samen te werken.

Daarnaast is het van belang dat er vertrouwen is naar de faciliterende partij en visa versa. Belangen moeten helder zijn, goed gecommuniceerd worden en zo nu en dan herhaald worden. In het proces van het samenwerken met de Paleis Lofen-community waren er op dit vlak meerdere uitdagingen. Een valkuil was bijvoorbeeld dat iets even snel geregeld moest worden en daardoor niet iedereen op de hoogte gebracht kon worden. We zijn er achtergekomen dat het belangrijk is om altijd te communiceren. Lukt het niet voorhand, doe het dan alsnog direct erna.

In het kader van vertrouwen opbouwen en behouden, zijn de eerder beschreven kernwaarden ook bepalend geweest. Door deze met elkaar te bepalen en regelmatig te herhalen, ontstaat er een zekere cultuur binnen de groep die zorgt voor richting en kaders. Leden weten waar ze aan toe zijn en nemen hier eigenaarschap over vanuit autonomie en intrinsieke motivatie.

Samenwerken onder (tijds)druk

Stichting DOMunder heeft vanaf het begin hoge ambities met betrekking tot de inzet van een community om samen een kwalitatief belevingsconcept te ontwikkelen voor de nieuwe historische attractie Paleis Lofen.

Deze hoge ambities hebben de juiste leden voor de community aangetrokken en gestimuleerd gedurende het traject. Anderzijds creëren hoge ambities ook hoge verwachtingen. Zowel voor het eindresultaat van het product als voor het proces van de community zelf.

Een belangrijke les was dat, om van hoge ambities tot goede resultaten te komen, structuur en communicatie essentieel is.

Fase 5: belevingsconcept in de praktijk brengen

Op 1 maart 2022 is de design thinking-cyclus afgesloten met een Programma van Eisen. Hierin werd de visie van de community op het belevingsconcept verwoord. Dit document is aan belevingsarchitect Tinker geleverd.

Tijdens de productiefase is de Paleis Lofen-community continu geïnformeerd over de (ontwerp)stappen. De community bleef aangehaakt om de verhalen en beelden te verifiëren die door Tinker voor de Paleis Lofen ontwikkeld werden.

Een les die we in deze fase hebben geleerd is dat communicatie en verwachtingsmanagement essentieel was in het overdragen van het belevingsconcept naar de creatieve vormgever. De community had verwacht veel nauwer betrokken te worden bij de uitwerking van de creatieve en inhoudelijke aspecten van het belevingsconcept. Dat dit niet zo was, zorgde voor teleurstelling. Dit hadden we kunnen voorkomen door de belevingsarchitect eerder in direct contact te brengen met de community.

Uiteindelijk, na maanden hard werken aan verificatie, test-tours lopen en het organiseren van het openingsfeest opende op 2 juni 2022 Paleis Lofen dan tijdens het 900 jarig bestaan van Utrecht als stad haar deuren.

Grote investering

De leden van de Paleis Lofen-community, en specifiek die van de kerngroep, hebben gedurende een langere periode enorm veel tijd gestoken in de community en alles waarmee de community aan de slag moest. De community voelde de meerwaarde van hun werk. Dit is waarom iedereen er vol voor ging, ondanks dat het soms veel was. Dit hele project had nooit gerealiseerd kunnen worden zonder de investering van al deze mensen.

Zingeving in communities

Vanuit de opgedane ervaring met de Paleis Lofen-community trekken we de conclusie dat communities worden gevormd door mensen die zingeving ervaren wanneer ze deelnemen aan een gemeenschappelijk streven.

De community valt of staat met of mensen mee willen doen. Er moet iets intrinsiek gemotiveerd worden bij deze mensen. Vanwege deze zingeving wordt de community een prioriteit in levens. Alle betrokken leden van een community worden gedreven door intrinsieke motivatie zoals autonomie, verbondenheid of competentie.

Het is een van de taken van de community-facilitator om zingeving te identificeren bij diverse leden, maar ook om deze te faciliteren waar nodig. De community-facilitator neemt hier de leiding in en dient positief om te gaan met irritaties of meningsverschillen en maakt deze bespreekbaar in de groep.

Binnen het in dit artikel beschreven proces, heeft het continu samen reflecteren op de community-vorming, een significante bijdrage geleverd aan het inhoudelijk slagen ervan.

Iets kunnen betekenen

Leden van de Paleis Lofen-community haalden hun zingeving uit verschillende dingen. Een belangrijke motivatie was het ‘iets kunnen betekenen’ voor je stad en voor het erfgoed van je stad. Zingeving kwam ook voort uit het samenwerken met gelijkgestemden en met een stichting zoals DOMunder. Veel leden gaven tijdens de evaluatie ook aan dat werken in een community hen erg had verrast en dat ze positief waren beïnvloed door het gemeenschapsgevoel en alles wat daaruit voortvloeide. Zoals bijvoorbeeld hun rol in de stad.

Daarmee is individuele persoonlijke, intrinsieke zingeving bepalend geweest voor het slagen en creëren van het collectieve doel. We zijn er in geslaagd ons product (belevingsconcept Paleis Lofen) en het proces (de community) met een positieve uitkomst op elkaar in te laten werken.

Wat we hebben geleerd

Een van de lessen die we hebben geleerd van de community is dat er veel verschillende manieren zijn om mensen te interesseren en hen zingeving te bieden. We hebben ook ontdekt dat er vele manieren zijn waarop we samen een geheel kunnen vormen, waarbij iedereen een bijdrage kan leveren.

Door de inzet van een community kan je een breed scala aan mensen bereiken. Er ontstaat dan mogelijkheid tot verbinding en verdieping. Communities en erfgoedparticipatie bieden mensen de mogelijkheid om zichzelf te onderwijzen over onderwerpen waar ze nog geen ervaring mee hebben of waarin ze geïnteresseerd zijn. Daarnaast kunnen mensen ervaren hoe het is om te werken in communities. Dit levert veel toegevoegde waarde op zowel inhoudelijk als persoonlijk vlak.

Wil je meer participatie faciliteren en denk je erover om dat te doen door middel van community-ontwikkeling, dan kunnen bovenstaande stappen je ondersteunen. Samen met je community kun je dan verder invulling gaan geven aan wat ervoor nodig is om je doelen te bereiken.