EHBO: Duurzaam evenement? 7 tips om dat aan te pakken

Wil jij als eventorganisator jouw evenement op een duurzame manier neerzetten? Goed idee, want duurzaamheid wordt alsmaar belangrijker. Steeds meer mensen kiezen dan ook bewust voor een evenementenlocatie die klimaatbewust bezig is. Maar hoe kies je die? Wat zijn de voordelen ervan? En hoe pak je het organiseren van een groen evenement het beste aan? Daar helpen we je graag bij in dit derde artikel van de reeks ‘EHBO: Eerste Hulp Bij Organiseren’.

In deze reeks deelt het Jaarbeurs-team 100 jaar aan expertise over evenementen organiseren. Dit keer deelt Fleur van den Berg, accountmanager congressen bij Jaarbeurs, dé tips om een groen evenement neer te zetten. Met 7 jaar ervaring als account- en eventmanager van diverse evenementenlocaties, waarvan 5 jaar bij Jaarbeurs en 3 jaar in het Jaarbeurs ‘Green Team’ is Fleur bij uitstek de persoon die je kan adviseren over hoe je een duurzaam event organiseert.

“Of je nu een congres, awardshow of vakbeurs organiseert: bij Jaarbeurs vinden we dat duurzaamheid altijd op de agenda hoort te staan. We helpen je dan ook graag om dat te realiseren. Met de ambitie om de duurzaamste evenementenlocatie van Europa te worden, zorgen we ervoor dat jij een zo duurzaam mogelijk event bij ons kunt organiseren. Van hergebruik van materialen, advies voor duurzame catering met lokale producten, tot digitale branding en social impact. Het draagt allemaal bij aan een positief imago en is ook nog eens goed voor je portemonnee én bewustwording onder jouw deelnemers.”

“Naast het organiseren van duurzame evenementen kijken we met het Jaarbeurs Green Team naar ‘duurzaamheid’ in de breedste zin van het woord en proberen we dit over alle facetten van ons bedrijf toe te passen. Ik deel daarom graag onze expertise met je, door je te vertellen hoe je zo’n duurzaam evenement nou precies aanpakt.”

1. Een duurzame locatie: “de basis voor een groen evenement”

Een goed begin is het halve werk. Door een evenementenlocatie te kiezen die duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan, en ook hun kennis en expertise hierover deelt, zet je jezelf gelijk op een voorsprong. “Een duurzame locatie wordt gekenmerkt door bijvoorbeeld energie-efficiëntie, de aanwezigheid van zonnepanelen en een strikte afvalscheiding, maar ook door het kunnen adviseren en aandragen van nieuwe groene initiatieven die je evenement verder kunnen brengen”, aldus Fleur.

Bekijk ook hoe goed de evenementenlocatie bereikbaar is met het openbaar vervoer. “Door onze centrale ligging direct naast Utrecht Centraal kunnen we zo veel mogelijk organisaties adviseren om met het OV naar onze locatie te komen”. En mochten bezoekers toch met de auto gaan? Dan is er door Jaarbeurs altijd een duurzaam alternatief bedacht. “Dan maken we gebruik van een vrijwel paperless systeem voor de parkeerkaarten met gebruik van onze nieuwe parkeerscanners. Zo minimaliseren we toch nog de impact op het milieu”.

2. Vraag je locatie en leveranciers om voorbeelden en bewijsvoering van hun duurzame karakter

Het is goed om te zien dat de vraag ‘Wat doen jullie aan duurzaamheid?’ steeds vaker terugkomt vanuit opdrachtgevers – Fleur van den Berg, accountmanager congressen bij Jaarbeurs

En niet alleen dat is mooi, het is ook goed om te zien dat locaties er steeds meer een goed antwoord op terug kunnen geven. “Ook bij Jaarbeurs kunnen we onder andere aantonen met mooie cases en samenwerkingen, wat we aan actie ondernemen. Dan straal je als locatie uit dat je ermee bezig bent, waarom je het doet en welke impact het heeft”. 

Welke recente case van Jaarbeurs eruit springt volgens Fleur? Dat is de bijeenkomst van MVO Nederland die dit jaar plaatsvond. “Een evenement waarbij het doel was om 0% waste te behalen. Geen voedselverspilling, geen onnodig papierverbruik, bezoekers die met het openbaar vervoer reizen enzovoort. Door onze handen ineen te slaan en expertise over duurzaamheid te delen, hebben we het doel behaald. Een goed gevoel en een mooie case om altijd naar terug te kunnen grijpen als het over onze duurzame aanpak gaat”.

En ook op het gebied van samenwerkingen zijn er genoeg bijzondere voorbeelden te benoemen. “We hebben een samenwerking met Trees for All. Zo planten wij voor elke boeking een boom en bieden we opdrachtgevers de mogelijkheid een steentje bij te dragen door extra bomen te planten. En wat nog leuker is: je kunt de sprekers op jouw event ook symbolisch een boom cadeau doen. We bieden hiervoor certificaten zodat een spreker deze uitgereikt kan krijgen en kan zien dat er in zijn/haar naam een boom wordt geplant”.

“Daarnaast is de aanwezigheid van een Green Key Award een goede indicator voor een groene locatie”, voegt Fleur toe. Dit certificaat wordt uitgereikt aan plekken die zich inzetten voor duurzaamheid en milieubescherming.

“Vergeet ook de online communicatie van een organisatie niet te checken als je in de oriënterende fase zit. Een locatie die écht duurzaam is en aan kan tonen hoe zij bewust hun steentje bijdragen, heeft dit duidelijk op de website vermeld. Bij voorkeur met een hele aparte webpagina gewijd aan het onderwerp duurzaamheid”.

3. Intern draagvlak is een must

Naast deze kenmerken is het ook belangrijk dat het management en het personeel kennis hebben van het belang van duurzaamheid. Een organisatie moet duurzaamheid omarmen en open staan voor vernieuwende, groene initiatieven.

Het Green Team van Jaarbeurs is voor Fleur een mooi voorbeeld van intern draagvlak creëren. En dat is niet alleen voor een locatie belangrijk. “Ook voor de organiserende partij is het van belang dat duurzaamheid echt speelt binnen de organisatie. Zo draag je richting opdrachtgevers, medewerkers en andere betrokkenen uit dat dit onderwerp je echt aangaat.” En dat is een win-win situatie, want met die intrinsieke motivatie bij je stakeholders, staat iedereen achter de keuzes die je maakt, voorkom je greenwashing en zet je samen een écht groen event neer.

“Neem het gebruik van disposables. Dit kan de impact van een evenement op het milieu sterk beïnvloeden”, zegt Fleur. Het verminderen van wegwerpplastic is dan ook van groot belang. In januari 2024 zullen papieren bekertjes door nieuwe regelgeving vervangen moeten worden. Bij de keuze van deze nieuwe cups is het belangrijk om te kijken naar duurzame en recyclebare materialen. “Zo hebben we bij Jaarbeurs nu herbruikbare mokken ingezet zodat bezoekers geen bekers weggooien, maar we deze weer in kunnen zetten bij het volgende event. Een verandering die we eerst intern hebben doorgevoerd om onze werknemers te laten wennen aan deze milieuvriendelijke switch.”

De vervanging van disposables doet een beroep op je creativiteit en aanpassingsvermogen. Die stap minder groot aan laten voelen? Begin intern met de inzet van herbruikbare koffiekopjes.

4. Groene catering: duurzaamheid op het bord gaat verder dan vega(n)

Catering speelt een enorme rol in de ecologische voetafdruk van een evenement, maar hoe denk je verder dan de vega(n) bitterbal en pak je verrassend uit? “Onze executive chef heeft veel ervaring met het bereiden van verrassende, duurzame gerechten. Daarnaast hebben wij een samenwerking met Greendish, waarmee we een duurzaam, inspirerend foodbook hebben samengesteld om jou als opdrachtgever mee te nemen in de mogelijkheden”. 

Maar niet alleen datgene dat straks op het bordje wordt gepresenteerd is belangrijk. “Probeer duurzaamheid op het gebied van catering breder aan te pakken en kijk ook naar lokale ingrediënten, goede leveranciers die duurzaamheid net zo belangrijk vinden én food waste willen voorkomen.”, zegt Fleur.

“Wij proberen gasten zoveel mogelijk te sturen in het doorgeven van de juiste bezoekersaantallen, om zo de hoeveelheid waste te voorkomen. Daarin kijken we ook graag samen met jou als organisator naar de doelgroep van je event en welke culinaire invulling daar het beste bij past.” 

Komen er veel mannen op het evenement die aangeven echte vleeseters te zijn? Dan is een vega(n) bitterbal niet passend, maar kan er wel gekeken worden naar een duurzamere optie. “Áls we vlees serveren, kijken we naar de beste leverancier met de meest lokale producten. Zo minimaliseer je de impact op het milieu en zijn je gasten tevreden”.

Nog een tip die Fleur jou als organisator mee wil geven: vraag de evenementenlocatie naar wat zij concreet doen tegen voedselverspilling. “Bij Jaarbeurs werken wij bijvoorbeeld samen met Winnow. Zij voorzien ons in slimme afvalbakken waardoor wij als locatie meer grip krijgen op voedselverspilling. Zo weten we precies welke hoeveelheden we ergens van kunnen uitserveren bij een volgende editie van jouw bijeenkomst”.

5. Afvalbeheer en recyclen

“Het voorbeeld van Winnow is een mooie aanleiding om aan te duiden hoe belangrijk het minimaliseren van afval- en voedselverspilling is. Recyclen en bewustwording creëren bij bezoekers heeft een grote, positieve impact op jouw bijeenkomst”.

Afvalscheidingssystemen op een evenementenlocatie dragen bij aan een betere afvalverwerking, maar ook daar moet kritisch naar gekeken worden. “Vraag jezelf af of het duidelijk is hoe het recyclesysteem werkt en of jouw gasten dit makkelijk kunnen naleven.”

Bij Jaarbeurs gebruiken we afvalbakken met duidelijke symbolen die het eenvoudig maken om afval correct te scheiden. Ga bijvoorbeeld voor emoji’s. Zo wordt afval weggooien voor de bezoekers ook direct een stuk leuker.

Een bijzondere benadering van afvalvermindering is het hergebruiken van beursmaterialen en afval om nieuwe meubels mee te maken. “Dit komt de duurzaamheid van zowel jouw evenement als de eventlocatie ten goede, en er zijn steeds meer organisaties op de markt die hier iets mee doen.”

6. Inclusiviteit en diversiteit

Misschien denk je er niet direct aan, maar ook inclusiviteit en diversiteit zijn onderdeel van duurzaamheid. “Wanneer je hier aandacht aan schenkt bij de invulling van je evenement laat het zien dat je maatschappelijk betrokken bent en ieder individu ziet, hoort en betrekt. Daarnaast investeer je in het behoud van tevreden medewerkers op de lange termijn”.

Inclusiviteit is ook een belangrijk aspect bij het selecteren van een locatie. Kan iedereen zich welkom voelen en is bijvoorbeeld het personeel de bediening divers en inclusief? “Zelf werken wij graag samen met Academie Spelderholt: een plek waar jongeren met een beperking leren, wonen en werken. Wij nodigen dan een aantal studenten met een beperking uit om ons horecateam die dag te versterken.”

7. Digitale duurzaamheid

“Een punt dat je niet vaak voorbij hoort komen, maar waaraan we bij Jaarbeurs al jaren veel aandacht aan besteden is digitale duurzaamheid”. Staat jouw computer of werklaptop vol met oude bestanden van jaren geleden waar je niet meer naar omkijkt? Begin dan met opschonen. “Zo hoef je niet telkens nieuw materiaal aan te schaffen om die oude data in op te slaan, zoals externe harde schijven en usb’s“.

Dit punt kun je ook vanuit een ander perspectief bekijken, vertelt Fleur. “Digitale duurzaamheid is ook het inzetten op veel mogelijkheden tot branding en signing op een event. Denk aan banners en borden. Mediaplaza, een ruimte op onze locatie, heeft tal van dit soort mogelijkheden. We adviseren jou als organisator dan ook altijd om hier optimaal gebruik van te maken. Dat bespaart weer een hoop geprinte bewegwijzering, menukaarten en andere signing die later weggegooid zou worden”.

Deel jij onze ambitie?

Zoek je een locatie die duurzaamheid net zo belangrijk vindt als jouw organisatie? Bij Jaarbeurs streven we naar groene evenementen die de wereld een beetje beter maken.

Met onze opgedane ervaring op het gebied van duurzame evenementen organiseren laten wij je graag zien welk succes er te behalen valt. Neem contact met ons op of kom langs en laat je inspireren door onze duurzame mogelijkheden.