Aanhef, afsluiting & toon: zo mail je correct in het Duits

We mailen dagelijks. Of dat nu in het Nederlands of in een andere taal is, er zijn een aantal zaken waar je op moet letten, zoals de aanhef en afsluiting. In feite geldt altijd dat je rekening moet houden met de ontvanger en hoe je deze persoon aanspreekt. In dit artikel deel ik voorbeelden en tips voor je Duitse e-mail.

Het lijkt vrij simpel om een Duitse e-mail op te stellen, vooral als je de basis van de Duitse taal goed beheerst. Maar het is belangrijk om rekening te houden met de culturele verschillen, zoals aanspreekvormen, hiërarchieën binnen bedrijven en de manier van zaken doen.

Duitsers zijn formeel

Duitsers zijn heel formeel en houden het graag zakelijk.  Volgens het Goethe Instituut is dat een erfenis van de kleine staatjes die continu met elkaar in oorlog waren. Het land heeft zoveel meegemaakt, dat het behoefte heeft aan vastigheid en structuur. Dat proberen ze bereiken door aanpassingen te maken in hoe ze met elkaar omgaan in de zakenwereld.

In je e-mail houd je je dan ook aan bepaalde regels. Afspraken, doelgerichtheid en argumenten zijn belangrijk voor Duitsers. Houd je in een e-mail bij de feiten, dan is de kans groter dat je serieus wordt genomen dan als je een subtiel grapje maakt. In Nederland kunnen we een tongue-in-cheek wel waarderen, maar in je communicatie met Duitsers sla je de plank compleet mis. Hieronder bespreek ik 5 belangrijke zaken om op te letten.

1. De aanhef van een e-mail in het Duits

Normaliter wordt als eerste het geslacht van de ontvanger benoemd (Herr/Frau). Daarop volgt, indien bekend, de achternaam. Indien je de ontvanger (persoonlijk) kent, kun je zowel de voor- als achternaam benoemen.

• Sehr geehrter Herr Schmitz,
• Sehr geehrte Frau Manuela Wolf,

2. Meerdere ontvangers

Schrijf je jouw e-mail voor meerdere personen? Dan is het slim om de ontvangers in de juiste volgorde te zetten. Ik leg graag uit hoe je dit het beste kunt doen.

Bij personen van hetzelfde geslacht, kun je de ontvangers op alfabetische volgorde zetten:

• Sehr geehrter Herr Müller, sehr geehrter Herr Schneider,
• Sehr geehrte Frau Jansen, sehr geehrte Frau Koch,

Zijn de ontvangers een man en een vrouw? Noem dan de vrouwelijke ontvanger als eerste:

• Sehr geehrte Frau Koch, sehr geehrter Herr Schneider,

Is er sprake van een hiërarchie? Zet in dat geval de persoon met de hoogste positie/functie als eerste in de aanhef.

• Sehr geehrter Herr Schneider, sehr geehrte Frau Koch,

3. Belangrijke titels

Heeft de ontvanger een belangrijke titel of beroepsfunctie? Dan is het van belang om deze te benoemen. Er zijn verschillende titels die je voor de naam kunt schrijven:

• Een academische of wetenschappelijke titel: Sehr geehrter Herr Dr. Müller, of Sehr geehrte Frau Professorin Jansen,
• Een politieke titel: Sehr geehrter Herr Bundeskanzler Scholz, of Sehr geehrte Frau Bundesministerin Schulze,

4. Alternatieven voor ‘Sehr geehrte Damen und Herren’

Indien niet meteen duidelijk is wie de ontvanger van jouw e-mail is, gebruiken de meeste mensen de algemene aanhef ‘dames en heren’ (Sehr geehrte Damen und Herren). Uiteraard is dit niet meteen fout, maar het suggereert dat je niet de moeite hebt genomen om research naar je ontvanger(s) te doen. Bovendien kan de lezer van jouw e-mail het persoonlijk opvatten, als je geen rekening houdt met een genderneutrale aanhef. Goede alternatieven voor ‘dames en heren’ zijn:

• Sehr geehrte Lesende und Zuhörende, (daarmee sluit je geen blinde of dove mensen uit)
• Sehr geehrte Gesprächspartner, (geeft alsnog een mannelijk gevoel)
• Sehr geehrte Anwesende/Interessierte/Beschäftigte,
• Liebes/ Sehr geehrtes Team/ Kollegium,

5. Afsluiting van je e-mail

Het is wel zo netjes om voor een goede afsluitende groet te zorgen. Denk aan:

• Herzliche Grüße,
• Mit freundlichen Grüßen,
• Viele Grüße,

Om het nog iets persoonlijker te maken: ‘Viele Grüße nach Hamburg’.

No-go’s voor Duitse e-mails

Mejuffrouw

Vroeger was het gebruikelijk tussen gehuwde en ongehuwde vrouwen te onderscheiden. Een ongehuwde vrouw werd met ‘Fräulein’ aangesproken, wat we in de huidige tijd niet meer gebruiken. Daarnaast zijn vormen als ‘werter Herr Müller’ of ‘verehrte Frau Rose’ verouderd en niet meer gebruikelijk om in je e-mails te gebruiken.

Emoji 🙈

In een werkgerelateerde e-mail hebben de kleurrijke gezichtjes niks te zoeken. Het kan de indruk opwekken dat je jouw taken en werk niet serieus neemt of je de ontvanger wilt bespotten. Tenminste, als we een onderzoek van de Israëlische Ben-Gurion universiteit en de Universiteit van Amsterdam mogen geloven.

Deelnemers aan het onderzoek werden gevraagd om e-mals te beoordelen met en zonder emoji. Het resultaat was verrassend: emoji zorgden niet voor warmte en sympathie, maar voor een gevoel van onvermogen. Alsof de schrijver eigenlijk te incompetent was om onder woorden te brengen wat deze nu eigenlijk bedoelde. En dat is precies weer waar de Duitse cultuur komt kijken: we hadden al besproken dat Duitsers van feiten en van competentie houden. Laat emoji en soortgelijke poespas daarom weg als je betrouwbaar over wil komen.