Teamwork makes the dream work: zo houd je het leuk en efficiënt

Werken in een team: ik vind het inspirerend en gezellig, maar soms ook best ingewikkeld. Verschillende persoonlijkheden, meningen en rollen zorgen geregeld voor uitdagingen. Helemaal in combinatie met een hoge werkdruk, die de meeste marketing- en communicatieteams niet vreemd zal zijn. Hoe houd je ondertussen toch gezellig en efficiënt met elkaar?

Druk op teams

De kans is groot dat je als marketing- of communicatieprofessional in een dynamische context werkt. Veel dagen lopen anders dan gepland en niet zelden heeft de actualiteit je nieuwste ideeën alweer ingehaald. Inhoudelijk vraagt het werk om een flinke dosis creativiteit en daarmee ook iets van jezelf. Je werk is zichtbaar voor veel mensen en die hebben daar vervolgens vaak een mening over. Bovendien worden communicatieprofessionals geregeld pas in de laatste fase van een werkproces betrokken, waardoor de druk ‘aan de achterkant’ soms onnodig hoog oploopt.

Genoeg factoren dus, die een gemiddeld marketing- en communicatieteam op scherp kunnen zetten. Hoe zorg je ervoor dat je elkaar onderweg niet kwijtraakt en op een fijne manier je beoogde resultaten haalt?

Ik team, wij teamen

Ik ging op onderzoek uit en stuitte op het boek ‘Ik team, wij teamen’ (affiliate). En gelukkig: ik blijk niet de enige te zijn die werken in een team soms knap ingewikkeld vindt. Volgens schrijvers Annemarie Bleeker en Saskia Tjepkema vraagt goed teamwork om kennis, inzet en (zelf)inzicht. En vooral om voortdurend bijschakelen. Zelfs als het in je team allemaal op rolletjes loopt, is het essentieel om aandacht te besteden aan de manier waarop je met elkaar samenwerkt.

Onderzoeker Amy Edmonson bedacht daarom het woord teaming. Daarmee illustreert ze dat werken in een team een werkwoord is, maar ook een vaardigheid die je jezelf kunt aanleren. Interessant! Met teaming bedoelt ze alle dingen die mensen in een team – vaak onbewust – doen om ervoor te zorgen dat het team lekker draait en met elkaar goede prestaties behaalt.

Een goed teamlid zorgt voor de taak, voor de groep en voor zichzelf

En dat is dus nooit af. Teamen gaat over effectief samenwerken in de praktijk. Over taken verdelen en over doelen stellen. Over de inrichting van je werk organiseren, van elkaar leren en samen knelpunten oplossen. Dat klinkt allemaal prachtig, maar hoe dóe je dat dan?

Zonder wrijving geen glans

Inspirerend vond ik het statement dat een goed teamlid voor de taak zorgt, voor de groep én voor zichzelf. De kunst is om te balanceren tussen die drie. En die (dis)balans wordt vooral duidelijk zichtbaar wanneer het even wat minder soepel loopt in een team.

Want stel, je deelt jouw uitgewerkte plan voor een nieuwe campagne, maar je collega’s zijn een stuk minder enthousiast. Op zo’n moment strookt jouw persoonlijke belang (even) niet met het groepsbelang of het belang van de taak. Het is dan belangrijk om weer bewust ‘in je team te stappen’ om de klus toch samen te klaren.

Dat kun je doen door voor jezelf de volgende vragen te beantwoorden:

• Wat heeft de taak op dit moment nodig? Is het echt nodig dat het idee voor de campagne nú uitgewerkt moet worden of is er ruimte om erover in gesprek te gaan?
• Hoe functioneren we als groep? Zit iedereen goed in de wedstrijd?
• Hoe is het met mij? Wat heb ik nu nodig?

Op deze manier ontdek je sneller waar het schuurt en kun je kleine interventies doen om het team weer in beweging te brengen. Spreek bijvoorbeeld uit hoe jij erover denkt, vraag de mening van een ander of houd juist even je mond. Elke situatie vraagt om een andere interventie.

Niveaus waarop het team functioneert

Minstens zo interessant vond ik het inzicht dat je op meerdere niveaus naar je team kunt kijken. Speelt er iets, dan merk je dat vaak aan de manier waarop mensen met elkaar praten of aan hun gedrag. Ze luisteren niet, worden scherper in hun woorden of haken af.

Hoewel de interactie op zo’n moment de oorzaak van het probleem lijkt te zijn, hoeft dat lang niet altijd zo te zijn. Wie weet ontstaat er ‘kortsluiting’ omdat de vergadertijd structureel te kort is. Of misschien voelt een teamlid zich niet gehoord. Om de vinger op de zere plek te leggen, kun je de volgende drie niveaus nalopen:

1. De harde structuur: hoe zit ons team formeel in elkaar?

Deze laag gaat over zaken als hiërarchie, werkplekken, processen en protocollen. Maar ook over taakverdelingen, werkafspraken en KPI’s. Door onduidelijkheden in de harde structuur kan er flink wat wrijving ontstaan. Is het bijvoorbeeld onduidelijk welk resultaat jullie team wil behalen met een campagne? Dan is het logisch dat elk teamlid zijn eigen plan trekt waarvan hij of zij denkt dat dat het beste is.

2. De interactiepatronen: wat gebeurt er in onze communicatie?

In plaats van de harde structuur, kan er ook iets schelen aan de interactie binnen je team. Daar kom je achter door te beseffen dat er vier soorten interactierollen zijn:

1. Bewegen: iemand brengt een idee of actie in die iets in beweging zet. Met deze actie geef je richting en energie aan het gesprek.
2. Tegenbewegen: iemand gaat tegen het eerste idee in. Met deze actie daag je uit om het eindresultaat beter te maken.
3. Volgen: iemand gaat mee in de actie van een ander. Met deze actie draag je bij aan het afronden van een gesprek of discussie.
4. Herkaderen: iemand zoomt uit en voegt een nieuw perspectief toe aan het gesprek. Met deze actie zorg je voor observatie en reflectie.

In een productief gesprek volgen deze rollen elkaar een voor een op. Dus loopt een gesprek vast? Kijk dan eens of je een andere rol kunt aannemen om de situatie te doorbreken.

Het mooie is dat je altijd zelf kunt kiezen op welk moment je welke rol pakt. Het hoeft dus niet altijd dezelfde persoon te zijn die een idee indient of een kritisch tegengeluid geeft!

3. De onderstroom: wat speelt er onder de waterlijn?

Tot slot kun je naar een derde laag in het team kijken: de onderstroom. Groepsdynamiek is hier een voorbeeld van. Speelt er in je team iets waar je de vinger niet op kunt leggen? Grote kans dat het te maken heeft met één van de vier ‘in’s:

1. Inclusie: Heeft iedereen het gevoel bij de groep te horen en zichzelf te kunnen zijn? En heeft iedereen dezelfde mate van commitment?
2. Invloed: Is het voor iedereen duidelijk wie heeft het voor het zeggen en wie dus knopen kan doorhakken? Wordt er naar alle teamleden geluisterd?
3. Intimiteit: Kan elk teamlid zichzelf voldoende laten zien en open zijn?
4. Inspiratie: Geeft het werk zingeving? Kunnen jullie als team iets bijdragen? En van elkaar leren?

Als de behoeftes van de teamleden op deze vlakken sterk van elkaar verschillen, kan het interessant en helpend zijn daarover met elkaar in gesprek te gaan.

Een goede en een slechte dag

Vaak nemen we pas teaminterventies wanneer het niet zo soepel loopt. Toch is het ook leerzaam om in kaart te brengen hoe het team functioneert wanneer het op z’n best is. Kortom, kijk eens wat er gebeurt op een goede en op een slechte dag.

Wat speelt er in de harde structuur, de interactie en de onderstroom? Welke rollen nemen de teamleden aan? Hoe zitten jij en je collega’s erbij? En wat zijn de effecten daarvan? Op deze manier kun je achterhalen wat de samenwerking succesvol maakt en daarnaar teruggrijpen wanneer het tegenzit.

Aan de slag

De bovenstaande tips zijn nog maar het topje van de ijsberg van alle waardevolle inzichten uit het boek ‘Ik team, wij teamen’ (affiliate). Achterin vind je bovendien werkbladen waarmee je de theoretische kennis in de praktijk brengt. Bijvoorbeeld om feedback in je team op te halen of om dat nieuwe teamlid goed te kunnen begeleiden.

Een aanrader dus voor teamleiders én teamleden. Want zoals de schrijvers terecht opmerken: de acties van ieder teamlid hebben invloed op de samenwerking. Wat is jouw ultieme tip om het fijn en werkbaar te houden in jouw team?