16 tips voor slimmer werken, productiviteit & balans

Aan de ene kant is ons werkleven ingericht op beter, meer, harder, hoger. Aan de andere kant zien we trends als quiet quitting, waarbij de jongvolwassenen daar juist hun handen vanaf trekken. Hoe gaan we om met de huidige werktrends? En hoe kunnen we voor iedereen een passende werksfeer creëren?

Ik neem je mee naar de interessantste learnings uit 16 artikelen over ‘slimmer werken’, verdeeld in 4 thema’s. Van werkdruk en werkgeluk tot productiviteit en handige tools. Na het lezen van deze summerread ben jij helemaal klaar om in of na de zomervakantie doelgericht en werkgelukkig aan de slag te gaan.

• 1. De werkdruk staat onder druk
• 2. Productief werken door minder te doen
• 3. Handige tools voor tijdbesparing
• 4. Tijd om (projecten) af te ronden

1. De werkdruk staat onder druk

Flexibiliteit in je baan is inmiddels meer een must dan een nice to have. Met de gekte op de arbeidsmarkt doe je er dan als bedrijf ook goed aan om hier tijd en geld in te steken. Uit onderzoek blijkt dat 37% van de bedrijven hun huidige functies flexibeler willen maken. Flexibeler qua werktijd én werklocatie. Dit sluit aan bij de wens van werkzoekenden, maar zorgt ook voor een aantal grote uitdagingen.

Bedrijven die zich volledig focussen op een flexibele werkomgeving, noem je ‘remote-first bedrijven’. Een van deze uitdagingen is het behouden van goede relaties tussen de werknemers. We hechten over het algemeen veel waarde aan een goede relatie en regelmatig contact met collega’s. 49% van de werknemers mist collega’s tijdens het thuiswerken… Dat is nogal wat!

Meer uitdagingen voor remote-werken lees je in dit artikel.

‘De jeugd van tegenwoordig’

Naast de flexibel-werken-trend, is er ook een minder-hard-werken-trend. Al gehoord over ‘quiet quitting’? Het is een term (trend?) die via TikTok in de rondte is gegaan. Thien Bui: “Ondanks het woord ‘quitting’, heeft quiet quitting niets te maken met ontslag nemen. Maar meer met binnen je functie werk verrichten en geen indruk meer hoeven te maken op je baas voor dat beetje extra.”

Je doet nog steeds je werk, maar niet meer ‘Above and Beyond’. – Thien Bui

Het gaat hierbij voornamelijk om millennials en Gen-Z’ers. Die maken geen overuren meer als daar geen compensatie voor is. Familie, gezondheid en vrienden komen op de eerste plaats. Een besef dat tijdens de pandemie bij veel ‘jongeren’ is ingedaald.

Het artikel van Thien Bui over deze ‘trend’, dat we eind vorig jaar publiceerden, deed veel stof opwaaien. Volgens Anne gaat het bij quiet quitting nog om net iets meer dan alleen het skippen van de overuren.

Maar waar komt deze trend vandaan, naast dat het een populair onderwerp is op TikTok?

Arjan Broere gaat hier in zijn artikel dieper op in, en legt daarbij de connectie met stress.

“Laat er geen misverstand over bestaan dat er op veel plekken te veel werkdruk is en er veel meer uren gemaakt worden dan gezond is. Veel leidinggevenden zenden daarover gemengde signalen uit. Te veel leidinggevenden schepen drukke medewerkers af met vage adviezen als ‘probeer beter te prioriteren’ of ‘project X is het belangrijkst maar fijn als je ook aan project Y toekomt’”, aldus Arjan in zijn artikel.

Je ‘quit’ bij Quiet Quitting niet het arbeidsvoorwaardelijke contract, maar het psychologische contract. – Arjan Broere

Meer, meer, meer

De hoge werkdruk komt ook voorbij in het artikel van Richard Wiegers en Christiaan W. Lustig.

“In onze westerse maatschappij hebben we de afgelopen 60, 70 jaar een manier van leven en werken opgebouwd die ons onnoemelijk veel heeft gebracht: meer welvaart, betere gezondheid, hogere levensverwachting, meer luxe en comfort, en een hoger welzijn.

Deze manier van leven en werken is gebaseerd op groei, op meer, op groter en beter. Meer klanten, meer omzet, meer waarde voor de aandeelhouder, een grotere auto dan de buren, een mooier huis in een betere wijk, een derde (of vierde) vakantie.”

Groei is het antwoord op alles.

We ervaren dus al snel veel druk in onze (werk)levens. Dat heeft er ook voor gezorgd dat niet iedereen meer 40-uur per week op kantoor is gaan werken na de thuiswerk-pandemie. En in dit daglicht is de ontwikkeling rondom quiet quitting ook niet zo gek!

In hun artikel vertellen ze hoe je hier als ondernemer of leidinggevende mee om kunt gaan.

Werknemers zijn niet meer zo happy

Ook in het trend-artikel over interne communicatie, van Rik Mulder, wordt dit onderwerp niet overgeslagen. Cijfers laten zien dat onder Nederlandse werknemers:

• 39% zich grote zorgen maakt,
• 30% veel stress ervaart,
• 15% vaak bedroefd is, en
• 9% vaak boos is.

Niet meer dan 12% is betrokken bij hun werk (in de VS is dit 34%). De rest draait alleen hun uurtjes of is op zoek naar een andere baan. Dit komt onder andere door de sociale isolatie die ontstaat door hybride werken. Dit maakt dat interne communicatie belangrijker is dan ooit tevoren.

Als je aan Rik vraagt hoe je de veeleisende Generatie Z tevreden houdt, heeft hij nog een goede tip:

Neem eens de tijd voor een diepgravend gesprek met de stagiair.

Nog even op een rij, over werkdruk:

• Remote-first werken: dit zijn de 4 grootste uitdagingen voor bedrijven
• De Quiet Quitting-trend: stil vertrekken of je uitspreken?
• 8 ingrediënten voor radicaal anders (samen)werken
• Interne communicatie & digitale samenwerking: 10 trends voor 2023

2. Productief werken door minder te doen

Wist je dat de gemiddelde werknemer 3 uur per dag (!) bezig is met mailen? Dit is in een 40-urige werkweek dus bijna 2 werkdagen. “Het is een wonder dat we überhaupt werk gedaan krijgen”, aldus Aaron Mirck en Ewoud Uphof in hun artikel. Vooral jongere werknemers hebben last van de constante afleiding die ‘mail’ heet.

Tijd om wat minder tijd in je mailbox te stoppen dus! In hun artikel delen Aaron en Ewoud 5 handige tips:

1. Maak afspraken over appjes en mails
2. Blok tijd om berichten te beantwoorden
3. Neem echte pauzes
4. Voorkom afleiding op je desktop
5. Blokkeer afleiding op je smartphone

En tja, soms ontkom je er niet aan om toch gewoon even te dealen met je volle inbox. Hoe je daar effectief mee om kan gaan, lees je in dit artikel.

4-daagse werkweek

Het schijnt dat een 4-daagse werkweek, voor een fulltime loon, voor zowel de werknemer als werkgever voordelig is. Maar is dit voor alle bedrijven ook daadwerkelijk haalbaar? Sanne Westendorp deelt in haar artikel 4 stappen om deze manier van werken met succes te implementeren.

Matthias Laqueur publiceerde een tijdje geleden al een artikel over hoe ze dit in zijn organisatie hebben getest. De uitkomst: collega’s waren blij met de extra vrije dag, maar die woog niet op tegen de nadelen zoals een hogere werkdruk. Maar als we het verhaal van Robbie Hendriks lezen, voelt het een stuk positiever:

Lijkt het jou interessant, een 4-daagse werkweek tegen een fulltime loon? Of krijg je al stress bij het idee? Ik had dezelfde gedachte als Merel Koppejan:

3 uur per dag minder, in komkommertijd

Nikkie den Dekker waarschuwt in haar artikel voor een bore-out tijdens de zomerperiode. Wat is een bore-out? ‘Een gebrek aan energie en concentratie als gevolg van verveling en onderbelasting’. Afgelopen jaar deed zij met haar bedrijf een experiment: in de maand augustus mocht iedereen 3 uur per dag minder werken, voor hetzelfde salaris. Ging je op vakantie in augustus? Dan hoefde je per dag 3 uur minder vakantie op te nemen.

Een interessant experiment! Benieuwd naar de uitkomsten? Die deelt ze hier.

Google Drive en Microsoft

Grote kans dat jouw bedrijf werkt met Google Drive en Docs. Maar, de gemiddelde gebruiker maakt, als het om slimme features gaat, slechts gebruik van het topje van de ijsberg. Saskia du Bois zet in haar artikel 10 handige maar meer verborgen features op een rij waarmee je veel tijd kunt besparen.

Wist je bijvoorbeeld dat er een hele simpele ‘distraction-free modus’ in het programma zit? Via View / Bekijken > Full Screen / Volledig scherm tover je alle nudges en openstaande tabjes even weg zodat je je volledig op je focus-taakje kunt richten.

En wist je dat je ook automatisch samenvattingen van je Google Docs kunt genereren? Lees hier alle tips.

Slimmer werken met AI

Naast de trucjes die je zelf toe kunt passen om tijd te besparen in programma’s als Google Drive, kun je dit tegenwoordig natuurlijk ook uitstekend aan AI uitbesteden. Denk aan:

• Ondersteuning in Gmail om mails te maken, beantwoorden, samen te vatten en prioriteren.
• Brainstormen, checken, schrijven en herschrijven in Google Docs.
• Automatisch gegenereerde afbeeldingen, audio en video in Slides.
• Het genereren van formules en categorisering in Spreadsheets.

Werk je met Microsoft? Dan kun je enorm veel tijdwinst behalen met de tool Copilot. Zo:

• maakt Copilot een complete PowerPoint-presentatie op basis van een stuk tekst,
• schrijft een offerte op basis van wat aantekeningen, en
• maakt notulen van een meeting.

Dus wat ga jij doen met de tijd die je hierdoor overhoudt? Richard Wiegers en Elsa Schaddelee hebben wel wat suggesties.

Nog even op een rij, over productief werken:

• We mailen elke dag 3 uur! 5 tips voor meer focus
• Zucht, elke dag een volle mailbox… Creëer rust met deze 5 mappen
• 4-daagse werkweek voor fulltime salaris? Het kan, met deze 4 stappen
• Hoe voorkom je als werkgever een bore-out tijdens komkommertijd?
• 10 features in Google Drive en Docs om slimmer te werken
• Microsoft & Google presenteren AI voor digitale werkplek
• Tijdwinst door AI-tools als Copilot: wat ga jij daarmee doen?

3. Handige tools voor tijdbesparing

De inzet en toepassingen van AI worden hierboven al deels besproken, maar er is natuurlijk nog veel meer winst te behalen. Tools vliegen ons om de oren, zoals deze 9 AI-tools en deze 9 nieuwe (AI-)tools & functies in Canva. Ik licht er eentje uit, uit het artikel van Dennis Figge: Otter.ai.

“Stel, je zit in een vergadering van ruim een uur met een paar collega’s. Dat wat er besproken wordt, moet natuurlijk wel genotuleerd worden. Maar wie gaat dat doen? Want eerlijk gezegd, daar heeft niemand zin in. Dan biedt Otter.ai uitkomst. Deze tool neemt vergaderingen uit Zoom, Google Meets, en Microsoft Teams voor je op en maakt er automatisch een samenvatting van. Handig!”

En wist je dat je ChatGPT via een API-koppeling kunt integreren in je bedrijfsprocessen? Gamechanger!

Nog even op een rij, over AI

• 9 AI-tools die je leven een stuk makkelijker maken
• 9 nieuwe (AI-)tools & functies in Canva die je echt wil proberen
• ChatGPT API: gamechanger voor je bedrijfsprocessen

4. Tijd om (projecten) af te ronden

De zomerluwte is het perfecte moment om de losse eindjes aan elkaar te breien en dat project dat al we-ken op de plank ligt eindelijk eens af te ronden, toch?

Marlous ten Berge deelt in haar artikel een stappenplan om dit écht voor elkaar te krijgen. Aangevuld met de tip van Femke Koning, over de nummer 1-frustratie in het werken met Scrum, moet het helemaal goed komen.

Ken je de uitdrukking ‘We bouwen eerst een fiets, en maken er daarna een auto van’? Die fiets wordt bijna nooit een auto. Volgens Femke zit het probleem in het MVP: Minimal Viable Product. “Dit is geen einddoel, maar een middel om je idee te testen bij je klanten. Femke: In de praktijk zijn er veel projectteams of product owners die een MVP ook een prima eindpunt vinden. Alleen is een MVP niet bedoeld als laatste stap van het proces. Er komen nog 2 stappen na, namelijk die van meten en verbeteren.”

Hoe rond je een project dan wel goed af? Marlous:

• Vertel jezelf én anderen dat je project af is!
• Maak van de afronding een feestelijk moment. Nodig mensen uit om het eindresultaat te bekijken of plaats je eindresultaat online, zodat anderen erop kunnen reageren.
• Vier je succes voor jezelf, omdat je jouw project hebt afgemaakt. Ga bijvoorbeeld uit eten, naar die ene film die je altijd nog wilde zien, of koop iets moois voor jezelf dat je al lang wilde hebben.
• Ruim je werkplek op en maak je hoofd leeg. Zo rond je je project fysiek én mentaal af. Grote kans dat er vanuit de rust weer nieuwe ideeën ontstaan!

Let’s go!

Nog even op een rij, over het afronden van projecten:

• De nummer 1-frustratie in het werken met Scrum
• Een project op de plank? Zo rond je ’t succesvol (en met plezier!) af

Benieuwd naar onze andere summerreads, om na de zomer up-to-date aan de slag te gaan? Die vind je via deze link.