Inspiratie! 12 voorbeelden van betere out-of-office-mails 🌴

Je out-of-office aanzetten is vaak een van de laatste ‘moetjes’ op je to-do-lijst voor je vakantie of verlof. Misschien verklaart dat waarom die afwezigheidsmeldingen vaak oersaai zijn. Als je alle prioriteiten hebt afgerond of overgedragen, is er mogelijk weinig tijd of inspiratie over om er iets leuks en nuttigs van te maken. Hoe kan het beter? Ik deel tips en voorbeelden in dit artikel.  

Wie er minimale aandacht aan besteedt, zet in z’n out-of-office-bericht iets in de trant van:

“Beste lezer… Ik ben afwezig tot datum X. Vanaf datum Y kan ik je e-mail beantwoorden. Voor dringende zaken kun je terecht bij collega Z op [e-mailadres/telefoonnummer].”

Regelmatig spot ik zelfs een nog meer uitgeklede versie, met nog minder informatie (‘Ik ben afwezig tot datum x’). Niet zo (klant)vriendelijk. Of nog suffer: een afwezigheidsmelding waarvan de data op het ontvangstmoment niet (meer) kloppen of waarbij de aangewezen contactpersoon óók afwezig is.

De basis van een out-of-office

Met bovenstaand voorbeeld lijkt misschien weinig mis, maar het kán zoveel leuker en beter! Arjan Broere gaf al eens nuttig advies over wat je zoal in je afwezigheidsbericht kunt vermelden (en verduidelijken). Kort samengevat mogen de volgende onderdelen niet ontbreken in je out-of-office:

1. Of je wel of niet bereikbaar bent/je mail leest en beantwoordt tijdens je afwezigheid. Vaagheden over ‘beperkte toegang’, ‘ik lees mijn e-mail minder vaak / niet of nauwelijks’, of ‘bij dringende zaken, reageer ik zo snel mogelijk’ zijn breed interpretabel en helpen de ontvanger niet.
2. Wanneer je terug bent. Dat is voor de ontvanger een vriendelijkere boodschap dan tot wanneer je weg bent. Extra tip: zeg dat je terug bent op de dag ná je eerste echte werkdag. Dat geeft lucht en tijd om bij te lezen.
3. Bij wie de ontvanger wél terecht kan. Geef concrete opties en deel waar nodig gegevens van meerdere contactpersonen die de mailer kunnen helpen.
4. Wat er met een mail gebeurt. Ga je alles teruglezen, of wordt de mail verwijderd en kan de afzender het, als dat nog relevant is, na je terugkomst nog eens proberen? Je kunt er ook voor kiezen alleen interne mails te verwijderen en je collega’s te vragen of ze een bespreekpuntenlijstje bijhouden om bij terugkomst door te nemen.

Duidelijkheid

Een aanvulling daarop: een boodschap als ‘Stuur me voor dringende zaken een Whatsapp-bericht/sms’ is ook af te raden. Niet iedereen heeft dezelfde perceptie van wat ‘dringend’ is tijdens jouw vakantie, ouderschapsverlof of andere reden voor afwezigheid. Je plaatst de ontvanger daarmee ook in een lastige positie.

Spreek dus liever met een collega af dat die écht urgente berichten voor je afhandelt en vermeld diens gegevens in je out-of-office. Spreek ook af in welke noodgevallen die collega je wél mag contacteren.

Verder is er natuurlijk een verschil tussen een afwezigheidsbericht omdat je een dagje niet werkt (parttime-dag, feestdag, lang weekend) of omdat je langer met verlof bent, om welke reden dan ook. Dit kan meewegen in wat je in je bericht vermeldt.

Vergeet de onderwerpregel niet

First things first. De onderwerpregel van je e-mail. Sinds we veel hybride werken dekt ‘out-of-office’ natuurlijk niet echt meer de lading. Sommigen werken vaker thuis dan op kantoor, anderen werken zelfs hele periodes vanuit het buitenland. En toch staat out-of-office (of afgekort OOO) vaak moederziel alleen in de onderwerpregel van een afwezigheidsbericht.

Ook ‘afwezig’ spot ik vaak in de onderwerpregel. Het is dan wel lekker duidelijk, maar het kan best een stukje concreter en creatiever. Waarom broeden we wel uitgebreid op de onderwerpregel van een e-mailcampagne naar (potentiële) klanten of relaties, maar doen we minimale moeite voor een out-of-office-bericht wat net zo goed een contactmoment is (ook al ben je er even niet).

Met een creatieve onderwerpregel kun je bovendien een glimlach op het gezicht van de ontvanger toveren, ondanks de mogelijke teleurstelling of frustratie over dat diegene niet meteen antwoord krijgt. Zo spotte een collega de ‘Out-Of-Olifant 🐘’ van de mensen bij Olifant Media, zoals onderstaand voorbeeld dat ik van Jurjen Rijsdijk mocht delen. Het is een simpele aanpassing die met een knipoog naar de organisatie verwijst. Zie ook de ‘trompetterende groet’.

Maak het leuk(er): 12 inspirerende voorbeelden

Op welke manier kun je je out-of-office persoonlijker, leuker én behulpzamer maken voor de lezer? Op LinkedIn vroegen we naar de beste tips voor en voorbeelden van originele afwezigheidsberichten. Ik deel ze graag met je.

1 & 2. ‘Die reageert snel!’

Onder mijn oproep deelde Dimitri Witte zijn variant:

Met zijn bericht maakt hij een speelse verwijzing naar de dunne lijn tussen werk en privé en hij trekt tegelijkertijd een duidelijke lijn. Een terugkeerdatum en eventuele contactgegevens van een vervanger maken dit bericht helemaal compleet.

Andere variant

Goed, de oproep én een snelle zoektocht in onze inbox maakt duidelijk dat de openingszin ‘die reageert snel’ niet héél origineel meer is. Daar kwam Maxime Raven ook achter toen ze Dimitri’s reactie las. Desondanks deelde ze haar variant ter inspiratie:

Het stuk over kerstkransjes past Maxime uiteraard aan de tijd van het jaar aan.

Origineel of niet, het is wat mij betreft stukken beter dan een simpele ‘Ik ben afwezig’ als binnenkomer. En met wat erop volgt kun je er nog steeds je eigen draai aan geven.

3 & 4. Avonturen sparen

Enya van den Biggelaar reageerde met haar twee varianten. Ze houdt het lekker luchtig.

5. Een welverdiende vakantie

Ook Roger van Lieshout liet van zich horen en schrijft in zijn out-of-office waar het op staat. Geef ‘m eens ongelijk:

Tip: Wat ook opvalt aan het bericht van Roger, is dat hij de lezer met ‘u’ aanspreekt. Of je de ontvanger van je bericht met ‘u’ of ‘jij’ aanspreekt, is een overweging die je zelf kunt maken. Je kunt, als dat voor jou relevant is, ook kiezen om twee versies te maken, een formele variant (voor externe contacten) en informele variant (voor je collega’s).

6. Inspirerende quote

Frankwatching-auteur Jan Scheele staat er bij de redactie inmiddels om bekend regelmatig even helemaal offline te gaan (inclusief WhatsApp). Of hij nu een dag in de spa is of een ver land aan het verkennen is, we kunnen het lezen in zijn out-of-office, die hij opent met de toepasselijke quote:

In an age of acceleration, nothing can be more exhilarating than going slow.

De verdere inhoud is vaak jaloersmakend, maar vooral persoonlijk en inspirerend. En bovendien tweetalig én met de belangrijke vermelding dat je mail bij terugkomst alleen beantwoord wordt als die nog relevant is.

7. Een portie employer branding

Het afwezigheidsbericht van Tess van Stralendorff viel ook op in de inbox van een van mijn collega’s. In haar bericht verklaart ze haar afwezigheid en brengt ze tegelijkertijd een van de secundaire arbeidsvoorwaarden van haar werkgever subtiel onder de aandacht. Een mooi voorbeeld van hoe je employer branding óók kunt toepassen in je out-of-office-bericht.

Vraag het ChatGPT

Vind je het lastig om zelf een origineel bericht te schrijven? ChatGPT is je grootste vriend. Vraag bijvoorbeeld om ‘x-aantal grappige voorbeelden van out-of-office-berichten’ en ze rollen er binnen seconden uit. Of geef een specifieke opdracht met wat er in jouw bericht moet staan (maar deel uiteraard geen gevoelige informatie).

8 t/m 12. ChatGPT schiet te hulp

Natuurlijk kon ik het ook niet laten om ChatGPT om inspiratie te vragen. Dit vond ik de leukste antwoorden:

Bonus

Het hilarische voorbeeld dat Remy Gieling op LinkedIn deelde (en waar Maxime Raven me op wees), wil ik je ook niet onthouden. Remy vroeg aan ChatGPT: “Het is meivakantie. Schrijf een verrassende out-of-office mail met straattaal waarbij je woorden gebruikt als ‘bro’, ‘fissa’, ‘waggie’, ‘osso’, ‘skeer’, ‘toko’, ‘fatoe’ en ‘monnie’.” Het resultaat vind je hier.

Gebruik humor

De belangrijkste tip die ik tussen de regels door las: gebruik humor! Uiteraard wel alleen waar dat passend is. Zoals Arjan Broere ook al in zijn artikel tipt, kan een lollige boodschap of gifje minder goed vallen bij klanten die je mailen over een klacht. Bedenk dus goed wie je afwezigheidsbericht kan ontvangen en maak eventueel externe en interne varianten die je met behulp van e-mailregels uitstuurt naar verschillende mailers. En waar humor niet gepast is, kun je je bericht misschien wél persoonlijk maken door iets te delen over je afwezigheidsreden.

Blijf ook bij je natuurlijke tone-of-voice. Vermijd bijvoorbeeld ingewikkelde woorden of wollige zinnen die je normaal niet zou schrijven. Zo kwam ik in mijn zoektocht passages tegen als:

• ‘Echter ben ik op vakantie’
• ‘berichten aangaande onderwerp X’
• ‘mails betreffende’
• ‘wegens vakantie’
• ‘in verband met ziekte’
• ‘momenteel ben ik niet in de gelegenheid om je van een antwoord te voorzien’

Vaak kan het een stuk simpeler of luchtiger en daarmee duidelijker. 🙂

Hopelijk geven deze tips en voorbeelden je genoeg handvatten voor een persoonlijk, grappig en/of inspirerend afwezigheidsbericht. Deel jouw versie gerust hieronder, ik ben benieuwd!