Tijdwinst door AI-tools als Copilot: wat ga jij daarmee doen?

De AI-tools vliegen ons om de oren. Als je zo’n innovatie als Copilot ziet, dan denk je waarschijnlijk, ‘dat gaat mij een hoop werk schelen’. Maar hoe zorg je dat het je werk echt relaxed maakt? Dat het je echt van dienst is en het je ontlast zoals het bedoeld is? En dat je de tijd die je overhoudt in jouw voordeel gebruikt? Daar helpen we je in dit artikel graag mee op weg.

Wat kan een AI-tool als Copilot?

In de video die Microsoft deelde, zie je onder andere hoe Copilot een analyse maakt van een Excel-sheet. Dat is nog niet zo spannend, maar toen kwam het:

• Copilot maakte een complete PowerPoint-presentatie op basis van een stuk tekst,
• schreef een offerte op basis van wat aantekeningen,
• maakte notulen van een meeting, en
• zorgde voor de highlights van een vergadering voor iemand die te laat aanhaakte (foei!).

Het is veilig om te stellen dat Microsoft Copilot enorme hoeveelheden tijd kan besparen in je ‘gewone’ werk. Dat zien we nu al met andere AI-toepassingen die teksten genereren, code schrijven of vragen beantwoorden. Maar er is één vraag die je toch echt zelf moet beantwoorden: wat ga je doen met de tijd die Copilot bespaart?

Ons track-record voorspelt niet veel goeds…

In 1967 liet de Amerikaanse senaat een subcommissie-onderzoek uitvoeren naar werk en pensioen. Deze commissie heeft een stevig rapport geschreven over de trends en ontwikkelingen op de toenmalige arbeidsmarkt. Hun voorspelling?

We zouden bijvoorbeeld in 1985 een werkweek van 22 uur kunnen hebben, of als we ervoor kiezen, kunnen we een werkjaar van 27 weken hebben, of we kunnen een pensioenleeftijd van ongeveer 38 jaar hebben. – Uit het rapport.

Daarnaast schetste men dat we er ook voor zouden kunnen kiezen om de welvaart te laten groeien maar tegelijkertijd ook meer vrije tijd te kunnen nemen. Een soort gulden middenweg dus. Maar zo is het niet helemaal gelopen. Wel qua automatisering, mechanisering en informatisering, maar niet qua tijdswinst die het ons als mensen heeft opgeleverd. Waar is die vrije tijd gebleven?

We zijn meer gaan produceren, consumeren, bouwen en creëren. En daarmee steeg de welvaart enorm. Maar hoe zit het met het welzijn?

Wat doen we met de extra tijd?

Tijdwinst komt in vele soorten en maten. Copilot en andere AI-oplossingen zijn daar de nieuwste vorm van. Maar bijvoorbeeld het optimaliseren van processen en (digitale) tools, het uitbesteden van bepaalde taken of het inzetten van extra capaciteit creëert ruimte in een organisatie en in de dagen van ieder persoonlijk.

Het zou fantastisch zijn als we deze kansen op ‘extra tijd’ zouden inzetten op dingen die zorgen voor meer welzijn, betrokkenheid én intrinsieke motivatie. Het is aangetoond dat dit zorgt voor minder uitval door ziekte en stress, minder verloop qua personeel (of andersom: meer nieuw talent dat bij jouw organisatie wil werken) en (daardoor) meer resultaat.

Nu zijn er heel veel manieren om hieraan te werken, en wij bespreken er in dit artikel 3:

1. Innovaties en initiatieven
2. Kwaliteit en klantbeleving
3. Persoonlijke ontwikkeling

Waarom deze 3 punten? We zien veel mensen die niet happy zijn in hun werk. Ze vertrekken, zijn langdurig ziek of voelen zich sowieso niet betrokken. Het is daarom belangrijker dan ooit om te zorgen dat mensen werken vanuit intrinsieke motivatie. Wij zien in de praktijk dat juist de 3 bovengenoemde punten zorgen voor deze motivatie. Dit is waar mensen voldoening uit halen en hun gaven en talenten in kwijt kunnen. Het zorgt voor blije medewerkers en (daarmee) voor een gezond bedrijf.

1. Innovaties en initiatieven

Hoe waardevol is het als de mensen in een bedrijf ideeën hebben? Als je er wat dieper over nadenkt: het is toch goud waard dat mensen hun unieke gaven en talenten in het werk stellen en plannen maken om dingen mooier en beter te maken? Of om nieuwe dingen te ontwikkelen en dat in de organisatie willen inzetten? Daarom, leidinggevende: luister naar wat er leeft! Creëer tijd en geef mensen de ruimte.

Creëer tijd en geef mensen de ruimte.

Voor de goede orde: innoveren gaat niet per definitie om het uitvinden van high-tech toepassingen. Het gaat net zo goed om innovatie van je businessmodel, processen en werkwijzen of het verbeteren van het beleid.

Maar innoveren is niet altijd vanzelfsprekend. Het is belangrijk om een atmosfeer van innovatie en ontwikkeling te creëren. Hoe doe je dat? Daar valt veel over te zeggen, maar in een notendop komt dat neer op:

• Daag medewerkers uit om input of misschien wel frustraties, al dan niet vanuit klanten, om te zetten in ideeën en plannen.
• Spreek waardering uit wanneer ideeën worden geopperd.
• Probeer geen gaten in ideeën te schieten. Houd je vast aan deze stelregel: beter een idee dat 90% goed is met 100% motivatie dan een perfect plan waarbij de motivatie is verdwenen.
• Bevraag op het proces in plaats van het idee. Hoe wil je dit aanpakken? Wat heb je nodig?
• Fouten maken mag/experimenteren is belangrijk. Wees bemoedigend als het (nog) niet lukt of als er fouten worden gemaakt. Bekijk wat er goed ging en hergebruikt kan worden bij het volgende experiment.

Realiseer je eens wat een boost in motivatie en plezier het geeft als mensen aan de slag mogen met hun plannen en ideeën! En bedenk eens wat dit doet voor de toekomstbestendigheid van de organisatie.

Ben je bang dat die ideeën alle kanten op gaan of zie je dat nu al? Zorg dan (met elkaar!) voor een goede missie, visie en strategie. Zo heb je duidelijke stip op de horizon en kan je toetsen of de ideeën daaraan bijdragen.

 2. Kwaliteit en klantbeleving

Wat als de rust direct meewerkt aan de kwaliteit en de optimalisatie van de klantbeleving? Veel bedrijven kunnen hier winst behalen. Dat weten we met elkaar wel, maar door de enorme to-do-lijsten die al op ons bord liggen, laten we hier regelmatig kansen liggen. Wat als we de ruimte die onder andere CoPilot en AI creëert, inzetten op kwaliteit verhogen en het nog beter helpen van onze klanten?

Wij geloven dat mensen op de werkvloer als geen ander weten hoe ze klanten nog beter kunnen helpen. Ze zien waar er vaak kansen blijven liggen en waar het bedrijf werk te doen heeft. Wij geloven dat medewerkers niets liever willen dan de klant écht goed helpen. Zij zijn bereid om die extra mijl te gaan voor een klant.

Maar dat gaat alleen als de ruimte en tijd er ook is om dit te kunnen doen. Als er een continu druk op de schouders van een medewerker ligt om sneller, meer, doelgerichter te werken, of via processen waar geen enkele ruimte is om direct oplossingsgericht te werken, ontneem je werknemers de mogelijkheid om de klant echt te zien en verder te helpen.

Wat zou er voor jullie medewerkers veranderen als zij weer wat meer eigenaarschap krijgen om klanten echt goed te helpen? Uiteraard binnen de gewenste kaders van het bedrijf. Hoeveel voldoening zou dit geven bij de klant én medewerker?

En wil je de klantbeleving écht goed aanpakken met de vrijgekomen tijd? Ga dan met elkaar aan de slag om je klant écht te begrijpen en het klantproces inzichtelijk te maken. Doorloop de klantreis vanuit het perspectief van de klant en ontdek met elkaar hoe jullie de klant nog beter kunnen dienen. Iedere organisatie bestaat bij gratie van de klant (of student, patiënt) en er is geen bedrijf die zonder klanten kan. Vraag jezelf daarom – samen met je team – af:

• Wie zijn onze klanten?
• Wat zijn uitdagingen van de klant?
• Wat is de behoefte van onze klanten ten behoeve van ons product of dienst?
• Welk proces doorloopt onze klant voor en na de aankoop en hoe kunnen we deze processen verbeteren?
• Welk gevoel willen wij een klant geven?

Daarnaast wil je weten welke emoties er komen kijken in dit proces bij de klant en hoe je deze emoties als bedrijf ten positieve kan ombuigen. Veel organisatie hebben het idee dat de aarde plat is als het gaat om hoe ze met klanten omgaan. Ze zijn er nog steeds van overtuigd dat klanten rationele beslissingen maken. Maar mensen zijn emotionele wezens en maken beslissingen waar zowel de ratio als emoties bij komen kijken.

Dit geldt zowel B2B als B2C als non-profit. Eigenlijk overal waar je met mensen te maken hebt dus. En dus wil je de behoeften van de klant in kaart brengen voor jullie organisatie. Zowel op rationeel, fysiek áls emotioneel (en psychologisch en onbewust) niveau, om als bedrijf de klantbeleving te (blijven) optimaliseren. Als je dit boven water weet te halen en medewerkers de tijd, autonomie en verantwoordelijkheid geeft om hier stappen in te zetten dan heb je écht een win-win situatie. Tevreden en loyale klanten en medewerkers die voldoening uit hun werken halen. Wat wil je nog meer?

3. Persoonlijke ontwikkeling

Als er één ding is wat zorgt voor langdurige blije medewerkers dan is het de mogelijkheid om je te kunnen ontwikkelen op een manier die bij je past. Dat kan op het gebied van vakinhoudelijke kennis maar ook ter voorbereiding van het realiseren van bepaalde ambities. Voor deze ontwikkelingen heb je tijd nodig, tijd die nu vaak naast de gewone werkzaamheden moeten worden gevonden.

Maar wat als je ‘tijd’ in je organisatie kan creëren en die in kan zetten om mensen zich te laten ontwikkelen? Wat zou al die toegenomen kennis en kunde wel niet betekenen voor de organisatie en voor jullie klanten?

Rust in je werk én thuis

Nu willen we ook graag een andere kant van persoonlijke ontwikkeling belichten. Het soort dat écht persoonlijk is. Minder druk vanuit het werk zorgt namelijk direct voor meer rust in je privéleven. Dat betekent minder overwerken en met minder stress thuis zijn. En als je rust in je werk ervaart dan heb je ook meer rust om te werken aan je ‘zijn’. Gewoon thuis leren te ontspannen en (soms weer opnieuw) te leren om ook even niks te hoeven doen. Als je de ruimte voelt, dan kan je deze rust ook inzetten om te ontdekken op welk vlak je zelf nog wil ontwikkelen. Iets dat uiteindelijk zowel voor jezelf en je omgeving effect heeft, als op je werk.

Wat wij vaak zien is dat we het eigenlijk niet meer gewend zijn om rust te nemen. Om echt even niets te doen. Als je constant ‘aan’ staat, en dan probeert om rust toe te voegen in je leven, voelt dat in het begin totaal niet rustgevend. Het heeft tijd nodig voor je écht rustig in je hangmat kan liggen en het moment gewoon het moment kan laten zijn. Met de tijd went het vanzelf. Echt. 😉 En geloof ons, als het eenmaal normaal voelt, dan wil je niet meer zonder momenten van rust.

Onze tip: vraag jezelf het volgende af:

• Als ik meer rust kan creëren in mijn werk, waar wil ik zakelijk gezien verder in ontwikkelen?
• Hoe kom ik thuis tot rust? Hoe kan ik thuis die rust (leren) inbouwen?
• Wat zou ik thuis willen oppakken, wat mij plezier en ontspanning brengt?

Maak een plan!

Zie jij kansen om rust te creëren? Of het nu met Copilot is of op een andere manier: maak dan eerst eens een plan. Hoe ga je die tijdwinst inzetten? Wat brengt jou rust en ontspanning, wat zou je graag willen oppakken?

Heb je dat in beeld? Pas dan ga je door naar stap 2: het inzetten van deze potentiële rustbrenger. Want pas dan zorg je ervoor dat het je écht helpt.