Filter
ChatGPT We mailen elke dag 3 uur! 5 tips voor meer focus
Gemiddeld zijn werknemers 3 uur per dag kwijt aan hun e-mail*. In elke volle werkweek gaan er dus bijna 2 werkdagen op aan de inbox (!). Tijd die vast beter besteed kan worden. Mails, appjes en berichten houden ons van ons werk. Per uur worden we gemiddeld 11 keer afgeleid*, zo blijkt uit onderzoek. Een ander onderzoek* leert dat je gemiddeld 8 minuten nodig hebt om je weer volledig te focussen op waar je mee bezig bent. Het is een wonder dat we überhaupt werk gedaan krijgen. Deze 5 productiviteitstips helpen je om minder tijd te besteden aan het verwerken van e-mails en meer werk gedaan te krijgen.
Jongeren vaker afgeleid door appjes en mailtjes
We vroegen Norstat onderzoek te doen naar hoe we op de werkvloer omgaan met digitale communicatie als afleiding. We ontdekten dat niet elke generatie dezelfde problemen ervaart als het aankomt op appjes en mailtjes.
Jongeren geven aan meer moeite te hebben met werk-appjes en mailtjes dan oudere werknemers. 15% van de Nederlanders wordt op een werkdag afgeleid door inkomende berichten, terwijl 34% van de jongeren er last van heeft. 25% van de Nederlandse werknemers vindt het lastig om een werk-appje of mailtje niet meteen te beantwoorden, terwijl zo’n 40% van de jongeren daar moeite mee heeft, zo blijkt uit onderzoek.
Hoe het komt dat vooral jongeren last hebben van apps en mails? Dat je een bericht niet altijd direct hoeft te beantwoorden, leer je vaak pas na een aantal jaar werken en helaas niet op school. Daardoor zijn jongeren onnodig afgeleid. Deze 5 tips helpen jongeren – en ouderen – in jouw organisatie om effectiever te werken.
1. Maak afspraken over appjes en mails
13% van de Nederlanders geeft aan dat er op het werk duidelijke afspraken zijn over hoe snel een appje of mailtje beantwoord moet worden. Dat is veel en veel te weinig. Elk bedrijf zou het gesprek moeten voeren over werk-mail en app-etiquette, zodat iedereen weet hoe snel een mail, appje of chat beantwoord moet worden. Dat zorgt ervoor dat minder werknemers last hebben van stress en ze veel productiever worden. We communiceren al een poos online, zonder af te spreken hoe we dat precies gaan doen. Goede afspraken over appjes en mailtjes zijn dan ook echt geen overbodige luxe.
2. Blok tijd om berichten te beantwoorden
Ben je bang dat je een belangrijk bericht niet op tijd ziet en er problemen ontstaan? Blokkeer tijd in je agenda om e-mails en appjes te beantwoorden. Bijvoorbeeld aan het begin, midden en einde van je werkdag. Zo kun je in de overige tijd je werk gedaan krijgen. Als er een schoolvak ‘digitale communicatie’ zou zijn, zou de eerste les zijn om er tijd voor vrij te maken. Multitasken is een illusie. Niemand kan zich op meerdere taken op hetzelfde moment focussen. Maak tijd vrij voor mail en tijd voor ander werk.
3. Neem echte pauzes
Na het voltooien van een aantal taken is het aantrekkelijk om pauze te nemen met een rondje langs social media of je mailbox te openen. Wie weet zit er wel een leuk bericht bij, waar je een dopamine-shot van krijgt en (dus) gelukkig van wordt. Door het checken van je mailbox rusten je hersenen niet uit en het zorgt er daarbij ook voor dat je vaak langer pauze neemt dan gepland. Neem echte pauzes, bijvoorbeeld door 5 minuten te wandelen. En laat tijdens die wandeling je mailbox met rust.
4. Voorkom afleiding op je desktop
Je bent minder geneigd om inkomende mails direct te beantwoorden, als je ze niet ziet binnenkomen. Schakel die meldingen uit, zodat je ze niet ziet binnenkomen op je computer. Blokkeer sites – bijvoorbeeld met de gratis tool Simple Blocker – die je afleiden, zodat je je werk gedaan krijgt. Je kunt je wel voornemen niet door te klikken naar social media of je mailbox, maar in dit geval geldt ook: vertrouwen is goed, controleren is beter.
5. Blokkeer afleiding op je smartphone
Je telefoon is zo ontworpen om je van je aandacht te beroven. Blokkeer of verwijder apps die je afleiden en schakel onbelangrijke meldingen uit. Werkt dat niet? Maak je scherm dan zwart-wit, zodat het nog minder aantrekkelijk wordt. Zorg dat je berichten op je scherm niet ziet binnenkomen, of dat nou appjes, chats of mailtjes zijn en zet het geluid van je telefoon uit. Werkt dat ook nog niet? Stop hem dan in je broekzak of handtas, zodat je je telefoon alleen nog hoort trillen als je gebeld wordt.
*Bron 1 intro: AD.nl, bron 2 intro: heteffectievewerken.nl, bron 3 intro: jan-magazine.nl.
Over de auteurs
