8 ingrediënten voor radicaal anders (samen)werken

Onze manier van leven en werken, van telkens meer en groter en beter, zet alles onder druk: bedrijfsresultaat, mensen, maatschappij en planeet. Het is tijd voor een nieuwe werkmoraal waarin rust en welzijn het vertrekpunt zijn. Waarin mensen hun gaven en talenten kunnen inzetten en vermenigvuldigen. Zodat ze op radicaal andere manieren kunnen werken en samenwerken. Kunnen groeien en (op)bloeien. Échte verbinding ervaren en zorg dragen voor elkaars welzijn. Met voldoening en blijvende vrucht als resultaat. Hoe? Dat verkennen we in dit artikel.

Meer, meer, meer

In onze westerse maatschappij hebben we de afgelopen zestig, zeventig jaar een manier van leven en werken opgebouwd die ons onnoemelijk veel heeft gebracht: meer welvaart, betere gezondheid, hogere levensverwachting, meer luxe en comfort, en een hoger welzijn.

Deze manier van leven en werken is gebaseerd op groei, op meer, op groter en beter. Meer klanten, meer omzet, meer waarde voor de aandeelhouder, een grotere auto dan de buren, een mooier huis in een betere wijk, een derde (of vierde) vakantie. Groei is het antwoord op alles.

Alles staat onder druk

Al een tijdje is er een beweging gaande in onze maatschappij. Want we zien dat onze manier van leven en werken gaat wringen. Want ze legt druk op alles. Druk op het bedrijfsresultaat, druk op organisaties, druk op mensen, druk op de maatschappij en druk op onze planeet.

Deze manier van leven vinden we zonde, want ze gaat uiteindelijk ten koste van alles. Veel mensen voelen zich hier dan ook niet meer senang bij. Mensen willen niet meer terug naar de chaos van het kantoor. Niet meer continu onder druk staan en al hun energie geven aan taken of een organisatie waar ze zich steeds minder mee verbonden voelen.

Mensen willen hun werk niet meer zomaar voorrang geven boven hun gezin en partner, familie of vrienden, of boven hun persoonlijk welzijn. En daar zeggen wij “amen!” op.

Nieuwe werkmoraal

We zien een grote behoefte aan gezien en erkend worden. Behoefte aan je gaven en talenten inzetten en vermenigvuldigen. Aan rust en ruimte om jezelf te zijn en tot jezelf te komen. Behoefte aan (op)bloeien, ook in organisaties.

Maar we zien ook dat hieraan werken niet vanzelf gaat. Dat ondernemers en leidinggevenden hier moeite mee hebben. En dat is te begrijpen.

• Want hoe geef je ruimte aan personen terwijl je ook een gezamenlijke taak hebt?
• Hoe creëer je rust en ruimte terwijl er toch ook brood op de plank moet komen?
• Hoe zorg je voor goede werkafspraken als de persoonlijke behoeften en voorkeuren van je medewerkers van elkaar verschillen?

Acht dingen zijn nodig

Organisaties hebben rust nodig én resultaat. Geconcentreerd werk én samenwerking. Met elkaar de schouders eronder én tijd om samen weer op te laden. Zodat werken niet ten koste gaat van mensen, maar hen juist opbouwt. Zodat ieder vanuit een gezonde situatie kan bijdragen aan het resultaat. Terwijl dit resultaat ook nog eens beter en bestendiger is dan de huidige werkmoraal.

Dit alles in goede banen leiden, gaat blijkbaar niet vanzelf. Hoe doe je dat als ondernemer? Als leidinggevende in een organisatie? Wij geloven dat er (in elk geval) acht dingen nodig zijn om samen te werken vanuit rust en ruimte, met voldoening en vrucht:

1. Heldere missie en visie, scherpe strategie en duidelijke kaders.
2. Écht klantgericht werken vanuit het hart van je mensen en organisatie.
3. Concrete werkprocessen met bewegingsvrijheid en beslisruimte voor medewerkers.
4. Effectief vergaderen, en bewust kiezen wanneer je wel en niet samenkomt.
5. Praktische werkafspraken, zeker als je hybride werkt, met oog voor ieders welzijn.
6. Strategische interne communicatie in deze tijden van grote veranderingen.
7. Een digitale werkomgeving die het échte werk ook écht ondersteunt.
8. Emotioneel, geestelijk volwassen, inlevend en inspirerend leiderschap.

We lichten ze hieronder alle acht kort toe. En de komende maanden willen we op alle acht dieper ingaan.

1. Missie en visie

Bijna alle organisaties hebben een missie en een strategie. Maar vaak wordt die niet breed gedragen. Of is ie verouderd. Of simpelweg onduidelijk en kunnen de meeste medewerkers er in het dagelijks werk niets mee aanvangen.

Als ondernemer of leidinggevende is je missie je houvast voor alles. Maar dat geldt ook voor ‘gewone’ medewerkers: wat is je persoonlijke doel en hoe kun je bijdragen aan de gezamenlijke missie? Waar is jouw plek in het geheel van de organisatie?

Missie en visie formuleren vraagt iets van jou als leidinggevende: waarom doe je wat je doet? Waarom wil je wat je wil? Maar dan écht! Dan komt een missie ook heel dichtbij, en dat is goed, want dan wordt een missie pas écht doorleefd. Als je dat scherp voor ogen hebt, kun je veel beter bepalen wat je doet én wat je niet (meer) doet: en dat is natuurlijk je strategie.

Een goede missie en visie bepalen dus je strategie, en je strategie geeft je de praktische stappen. Zo heeft de hele organisatie een helder beeld bij wie je wil zijn voor je klanten, voor burgers/inwoners, voor cliënten/patiënten, voor leerlingen/studenten, voor huurders, voor donateurs, of voor welke mensen je ook maar werkt.

2. Klantgericht werken

Klantgericht werken is cruciaal voor elke organisatie. Want bij een gezonde strategie en bedrijfsmodel is niet winst het doel, met de klant als middel en je product of dienst een kostenpost.

Nee, het is juist andersom: de klant is het doel en het bestaansrecht van je organisatie, je product of dienst is het middel om klant te bedienen, en als je dat goed doet, dan is winst het resultaat van je werk.

Wat heeft je klant nodig? Welke uitdagingen heeft hij mee te maken? Wat zijn problemen waar zij tegenaan loopt en waar jij mogelijk een oplossing voor hebt? Waar gaat je hart sneller van kloppen als je hierover nadenkt? En hoe sluiten die twee leefwerelden dan op elkaar aan?

Blijere klanten betekent bijvoorbeeld minder klachten. Dat betekent minder correcties of rework, waarvoor je je lopende processen minder hoeft te verstoren, enzovoort. Bovendien geven blije klanten medewerkers positieve energie, waardoor iedereen gemotiveerd kan en wil werken.

3. Werkprocessen

Het lijkt een beetje saai, maar werkprocessen zijn belangrijk om werken en samenwerken te stroomlijnen. Om verspilling van tijd, energie en materiaal te voorkomen. En om dus te zorgen voor het juiste resultaat bij de juiste hoeveelheid inspanning. En dat dit aansluit op de wensen van jouw klant.

Processen optimaliseren is dan ook een veel voorkomende aanpak om werk te verbeteren en het resultaat te laten groeien. Immers, hobbeltjes in een werkproces gladstrijken, maakt dingen beter en makkelijker. En dat is prima.

Maar aan procesoptimalisatie kleeft een risico. Namelijk dat, als je ruimte vrijmaakt in een werkproces, je die meteen volstopt met meer werk, zo meer klanten kunt bedienen, en dus ook meer omzet en meer winst kunt maken.

Op zichzelf is dat niet per se verkeerd, maar als je even terugdenkt aan die druk op mensen, middelen en planeet, is het zaak om je bij procesoptimalisatie telkens af te vragen wat nu wijs is: verdere groei en ontwikkeling, of iets anders.

Het is onze overtuiging dat je bij het optimaliseren van werkprocessen vooral eerst moet kijken hoe die vrijgekomen ruimte meer bewegingsvrijheid oplevert voor medewerkers . Zodat zij — dat hoorden we recent van een van onze opdrachtgevers — “gewoon hun werk goed kunnen doen” en kwaliteit en eer in hun werk kunnen leggen. En zodat ze de ruimte krijgen om zich persoonlijk te ontwikkelen, nieuwe initiatieven te ontwikkelen en zo bij te dragen aan een innovatieve en klantgerichte organisatie.

4. Effectief vergaderen

In kennisintensieve organisaties wordt veel vergaderd. Overleg na overleg, en call na call. Zonder pauzes tussendoor en soms ook zonder tijd om de ene vergadering voor te bereiden en de uitkomsten van de andere vergadering te verwerken. Veel vergaderingen zijn niet echt nodig. Als je bijvoorbeeld alleen informatie overdraagt, dan is een andere vorm meestal beter.

Dat kan beter: door vooraf te bedenken wat het doel van een vergadering is. Of het überhaupt een bijeenkomst moet zijn, nog ongeacht of dat fysiek, digitaal of hybride is. Of je niet alleen plaats-, maar ook tijdonafhankelijk informatie kunt uitwisselen, kunt brainstormen, en dingen kunt uitwerken.

En als een bijeenkomst wel nodig is, dan past een workshopvorm misschien beter. Hoe dan ook kan de vergadering zelf stukken beter: betere voorbereiding, een goede voorzitter of facilitator, goede verslaglegging, en voldoende tijd voor opvolging en uitwerking.

5. Praktische werkafspraken

Als je het hebt over werkprocessen, dan is het voor professionals belangrijk dat je hun beslisruimte geeft, dat je ze autonomie geeft om hun werk te zoen. Zij zijn immers de specialist? Dus Daniel Pink heeft gelijk met zijn autonomie, meesterschap en zingeving.

Maar dat is niet alles. Want als professionals moeten samenwerken, is autonomie niet voldoende. Je kunt niet in je eentje bepalen hoe je het beste samenwerkt — dat moet je samen doen. En daar komen werkafspraken om de hoek kijken, temeer als je organisatie hybride werkt.

Waar kun je dan aan denken? Denk aan afspraken over:

• Wat zijn onze kernwaarden en hoe worden die concreet in gedrag?
• Hoe communiceren we met elkaar, vinden we informatie en werken we samen?
• Hoe houden we oog voor ieders welzijn, geven we ruimte om rust te nemen en op te laden?
• Wat doen we als er conflicten ontstaan en hoe lossen we die gezond op?
• Enzovoort, und so weiter.

6. Strategische interne communicatie

Helaas zien we nog te vaak dat communicatieprofessionals alleen ingeschakeld worden als alle beslissingen al genomen worden. Dat ze alleen nog wat berichten voor intranet mogen schrijven of een interne campagne mogen organiseren.

Maar als je kijkt naar de grondbetekenis van communicatie — namelijk gemeenschappelijk maken — dan is communicatie in tijden van grote maatschappelijke en organisatorische veranderingen onontbeerlijk.

Missie en visie, strategie en kaders, werkprocessen en -afspraken zijn in principe waardeloos als ze in een ladekast liggen. Als alleen het hoger management ze kent en toepast. Om ze waardevol te laten zijn, moet je ze gemeenschappelijk maken, ofwel communiceren.

Het is dus écht onvoldoende als je deze dingen in de ivoren toren bedenkt en dan in een eenmalige campagne over medewerkers uitstort. Werk juist strategisch aan het gezamenlijk ontwikkelen met medewerkers, onderling met elkaar delen, en ten slotte pas overbrengen.

7. Digitale werkomgeving

Over de digitale werkomgeving is hier al veel geschreven. Wat ons betreft is dat een heel breed begrip: het hele scala aan applicaties en systemen die medewerkers gebruiken, maken deel uit van de digitale werkomgeving — ook de tools die officieel niet ondersteund worden.

Het doel van een goede digitale werkomgeving is dat die een gevoel van veiligheid, productiviteit en verbondenheid geeft, en dat die ruimte geeft voor ontspanning, optimaal samenwerken en als medewerker te groeien.

Een goede digitale werkomgeving ondersteunt het werk: zowel de primaire processen — zorg, onderwijs, dienstverlening, productie, enzovoort — als ook de ondersteunende, secundaire processen — HR, facilitaire zaken, ICT, et cetera. Kijk dus voorbij aan de bekende kantoorapplicaties als Outlook, Teams, planborden en digitale whiteboards, maar kijk eerst wat je wil bereiken en hoe je met elkaar wil samenwerken.

8. Emotioneel, geestelijk volwassen, inlevend en inspirerend leiderschap

Tot slot is de rol van leiders in een organisatie fundamenteel. Niet (meer) de manager die zegt wat je moet doen en hoe — de meeste professionals zijn dat stadium echt wel voorbij — maar iemand die medewerkers ziet, (h)erkent, ondersteunt, faciliteert en leidt (in plaats van stuurt).

Want professionals zijn op zoek naar autonomie, vakmanschap en voldoening, aldus Daniel Pink. Ze willen hun gaven en talenten kunnen inzetten, en zijn op hun best wanneer ze kunnen werken met intrinsieke motivatie. Het is aan de hedendaagse leiders om iedere medewerker daarin te begeleiden. Authentiek en empathisch. Ga er maar aan staan!

Dit vraagt ander gedrag van leiders, maar ook een andere mentaliteit. Eentje van vertrouwen dat je mensen, binnen de gecommuniceerde (gezamenlijk gemaakte!) missie en visie, en binnen de afgesproken kaders, hun werk naar beste kunnen doen. Van voorbeeldgedrag als het gaat om werkafspraken, ruimte nemen om je batterij op te laden, regelmatig op afstand werken om zo te laten zien dat het oké is, enzovoort. En van bemoediging, begeleiding, inspiratie en de wil om anderen te ontwikkelen.

Focus, rust en optimale samenwerking

Misschien heb je er in het voorgaande tussen de regels door al iets van opgemerkt. We hebben namelijk de acht punten geschreven aan de hand van een aantal fundamentele thema’s. Dat zijn focus, rust, optimale samenwerking en resultaat:

1. Focus: als je een heldere, klantgerichte missie, visie en strategie hebt, die je strategisch communiceert (gezamenlijk maakt), en die door geestelijk volwassen, empathische leiders wordt aangestuurd, dan creëert dat focus voor alle medewerkers.
2. Rust: werk je aan de hand van processen met beslisruimte en bewegingsvrijheid, en maak je daarover concrete, praktische werkafspraken met elkaar, dan zorgt dit voor rust voor alle medewerkers om intrinsiek gemotiveerd hun beste werk te doen.
3. Optimale samenwerking: kies je bewust voor vergaderingen én voor andere (asynchrone) samenwerkvormen, die je bovendien faciliteert met een goede digitale werkomgeving, dan maakt dat optimale samenwerking mogelijk.

Vanuit rust werken aan resultaat

Wij zijn ervan overtuigd dat werken beter kan. En dat het voorgaande voor professionals, leiders en hele organisaties helpt om te werken in een ander licht. Met een heldere, klantgerichte missie, goede werkprocessen en -afspraken, strategische interne communicatie, een digitale werkomgeving die het werk faciliteert, en volwassen leiderschap.

Dit zorgt voor een nieuwe werkmoraal in organisaties. Een moraal waarin rust en ruimte het vertrekpunt zijn. Waarin mensen hun gaven en talenten kunnen inzetten en vermenigvuldigen. Zodat ze op radicaal andere manieren kunnen werken en samenwerken. Kunnen groeien en bloeien. Échte verbinding ervaren en zorg dragen voor elkaars welzijn. Met voldoening en blijvende vrucht als resultaat.

De opbrengst is vrucht en resultaat als nooit tevoren. Resultaat dat niet gebaseerd is op de constante push van meer, groter en beter, maar gefundeerd op intrinsieke motivatie en persoonlijke drive van medewerkers en leidinggevenden. Dat is het werken waar de maatschappij aan toe is. Dat noemen we werken in een ander licht.